Portal web de publicación de documentos
Business@Mail es la solución integrada con tu sistema de gestión para el envío seguro de documentos electrónicos (facturas, órdenes de compra, nóminas, etc.) a clientes, proveedores u otros socios comerciales en cualquier parte del mundo.
Portal web de publicación de documentos
Envío de documentos electrónicos al 100% de tus interlocutores
Integra Business@Mail con tus sistemas de gestión para automatizar el envío de todos tus documentos (facturas, órdenes de compra, nóminas, etc.), eliminando completamente el intercambio por medios analógicos. No importa si tus socios comerciales disponen o no de una solución EDI.
A través de Business@Mail podrás llegar al 100% de tus clientes y proveedores con procesos electrónicos unificados. Deja de imprimir documentos o enviar PDF por email — reduce costes y tiempos de respuesta entregando tus documentos en el mismo instante en que se generan en tus sistemas.
Business@Mail aporta garantías de entrega y control de estado que el envío por correo electrónico convencional no ofrece.
¿Cómo funciona Business@Mail para el envío de documentos electrónicos?
Optimiza tu operativa de envío de documentos electrónicos con un proceso automatizado de principio a fin:
Integración ERP
La plataforma de EDICOM se integra con el sistema de gestión (ERP) para extraer los datos necesarios de cada transacción. Business@Mail se conecta con cualquier software de gestión gracias a la potente plataforma de integración de datos de EDICOM, por lo que no requiere cambios en sus aplicaciones.
Emisión de documentos
Los datos extraídos se convierten automáticamente al formato estructurado requerido en cada caso (XML, EDIFACT, X12, UBL, etc.), listo para su envío. Business@Mail soporta múltiples estándares y formatos, garantizando la compatibilidad con cualquier solución EDI o sistema receptor.
Firma electrónica
En el caso de las facturas u otros documentos que lo requieran, la solución aplica una firma electrónica cualificada a cada documento a través de los servicios de confianza de EDICOM. De este modo se asegura la validez legal de los documentos, cumpliendo las normativas vigentes de cada mercado en materia de firma digital.
Envío de documentos
EDICOM identifica al destinatario de cada documento y lo publica en el portal web Business@Mail en su formato electrónico original. En el caso de facturas, además, se incluye automáticamente una representación visual en PDF para facilitar su consulta por parte del destinatario.
Notificación y descarga de documentos
Business@Mail envía una notificación por correo electrónico al destinatario informándole de la disponibilidad de nuevos documentos en el portal seguro. El destinatario accede mediante el enlace provisto a un entorno web protegido para consultar y/o descargar sus documentos fácilmente, sin necesidad de ninguna herramienta adicional.
Gestión de ACK's
La plataforma monitoriza la trazabilidad de los envíos mediante la generación de acuses de recibo. El emisor puede conocer en cada momento el estado exacto de cada documento (pendiente de lectura, leído, descargado, etc.), permitiendo gestionar de inmediato cualquier incidencia.
Controla al detalle si tus partners consultan tus documentos
Cada vez que un destinatario realiza alguna acción sobre un documento (e incluso si no lo hace), lo sabrás de inmediato gracias a las notificaciones de estado de Business@Mail. La plataforma registra en todo momento qué ocurre con cada documento y confirma que tanto los archivos como las notificaciones llegan correctamente a su destino.
Esta completa trazabilidad te permite una gestión proactiva de tus facturas en función de los acuses generados por Business@Mail sobre tu consulta. Si una factura no ha sido revisada por el cliente en cierto plazo, puedes detectarlo y enviar recordatorios automáticos para reducir los tiempos de cobro.
Algunos de los acuses de recibo y eventos que monitoriza Business@Mail son:
Confirmación de publicación y entrega
Consulta, descarga o impresión
Documentos no vistos
Recordatorios enviados
Confía en la experiencia y el conocimiento de EDICOM para tus proyectos globales de EDI y facturación electrónica
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Países con proyectos activos
Clientes en todo el mundo
Millones de transacciones anuales
Beneficios de Business@Mail para emisores de facturas electrónicas
La adopción de Business@Mail conlleva numerosos beneficios operativos para tu empresa emisora, optimizando procesos y reduciendo costes en tu gestión documental:
Optimiza la operativa administrativa
Automatiza el proceso de envío, eliminando tareas repetitivas. Se reducen los errores manuales y se elimina el uso de papel, contribuyendo a la eficiencia y sostenibilidad.
La entrega es inmediata y segura
Tus documentos llegan a los destinatarios en cuestión de segundos, a través de canales completamente seguros y confidenciales gracias a la red privada EDICOMNet de EDICOM. Business@Mail garantiza una entrega instantánea en un entorno monitorizado y protegido.
Ofrece trazabilidad total de los documentos
El sistema registra si el documento ha llegado a destino, si el receptor ha sido notificado y si este lo ha consultado o descargado. Esta visibilidad total evita incertidumbres y permite actuar rápidamente ante cualquier incidencia.
Se integra con todos los sistemas de gestión
La solución se conecta con cualquier ERP, CRM u otros sistemas internos, de forma que la emisión y envío de documentos se realiza sin cambiar la operativa habitual. Business@Mail funciona como una extensión natural de tus procesos, independientemente de las aplicaciones que utilice.
Permite añadir nuevos destinatarios fácilmente
Comenzar a enviar documentos a un nuevo socio comercial es tan sencillo como incorporarlo como destinatario en Business@Mail. No se requieren desarrollos adicionales. Aunque tu nuevo partner carezca de EDI, recibirá tus documentos vía Business@Mail sin más que indicarnos su correo electrónico de contacto.
Envío más seguro de tus documentos electrónicos
Business@Mail es mucho más seguro que el correo electrónico para enviar cualquier documento a destinatarios sin solución EDI. La información viaja cifrada y mediante canales privados, evitando riesgos de suplantación o pérdida de información, y cumpliendo con las políticas de seguridad.
Beneficios para sus clientes y proveedores con Business@Mail
Los receptores de los documentos mediante la plataforma también perciben beneficios tangibles para tu compañía.
Servicio 100% gratuito para el receptor
Los partners que se suscriben a la recepción de estos documentos no tienen que invertir nada en la solución, por tanto, suelen aceptar formar parte del sistema.
Almacenamiento seguro de documentos
Los documentos se almacenan de forma segura durante el periodo legalmente establecido, siendo accesibles y descargables durante este tiempo.
Posible integración con su sistema
También en el lado del destinatario es posible integrar los documentos en su sistema de gestión, tanto si son PDFs generados por el emisor como si los genera la solución de EDICOM.
Soluciones Business@Mail
Business@Mail está diseñado para el envío de cualquier tipo de documento a todos tus interlocutores comerciales, ya sean empresas o particulares.
Además, EDICOM ha desarrollado algunas adaptaciones específicas de la plataforma para sectores clave o funcionalidades concretas:
Business@Mail
Solución para el envío de cualquier documento a cualquier destinatario sin solución EDI.
Business@Mail Pharma
Solución de envío de intercambio de documentos comerciales centrada en el sector farmacéutico.
Business@Mail Payroll
Solución para el envío de nóminas a empleados mediante portal privado y aceptación o firma.
Business@Mail Pharma: Solución para el sector farmacéutico
Business@Mail Pharma es la solución específica para el sector farmacéutico que permite una gestión integral de los documentos intercambiados con oficinas de farmacia y laboratorios.
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Confirmaciones de pedido
Albaranes
Facturas electrónicas
Informes mensuales de facturación
Mandatos SEPA
Calendario de vencimientos y pagos
¿Cómo funciona Business@Mail Pharma?
Simplifica el intercambio de documentos electrónicos con las oficinas de farmacia.
Toma de pedidos
La fuerza de ventas realiza la toma de pedidos en las farmacias y se registran las órdenes de compra en los sistemas de información del proveedor.
Generación de documentos
Integración con los sistemas de información de los proveedores para extraer los datos de pedidos en primera instancia, y otros documentos relacionados como avisos de expedición, facturas, informes de facturación mensual, mandatos SEPA o condiciones comerciales.
Publicación de documentos
La solución transforma los datos extraídos en los documentos comerciales acordados con las farmacias para su publicación en el portal Business@Mail Pharma.
Notificación al destinatario
Las farmacias reciben automáticamente una notificación por email informándoles cada vez que tiene documentos pendientes de leer.
Acceso al portal
El destinatario accede al portal desde la notificación o directamente con sus credenciales para consultar, imprimir o descargar sus facturas o cualquier otro documento recibido.
Gestión integral
La solución incorpora un módulo para la gestión del calendario de vencimientos de cobros. Los gestores de farmacia pueden consultar de forma mensual o anual las fehcas de los próximos vencimientos girados por sus diferentes proveedores.
Beneficios para proveedores farmacéuticos
Dentro de la optimización de procesos que supone el uso de Business@Mail Pharma, la solución cuenta con numerosos beneficios.
Optimización de tareas administrativas
Business@Mail Pharma se integra con su solución de comunicaciones EDI-B2B, permitiendo el envío directo de documentos estructurados y facturas electrónicas a clientes sin solución EDI como pueden ser las farmacias.
Trazabilidad de los documentos
Business@Mail Pharma reporta periódicamente las confirmaciones que permiten conocer en todo momento el estado en que se encuentran los documentos publicados.
Soporte a farmacias a cargo de EDICOM
Las farmacias cuentan con un servicio de soporte prestado por EDICOM encargado de resolver dudas e incidencias.
Integración total con otros aplicativos
La emisión y el envío de documentos pueden realizarse de forma integrada que no cambie en absoluto la operativa habitual. Business@Mail Pharma se integra con cualquier sistema de gestión del mercado.
Permite añadir nuevos destinatarios fácilmente
Empezar a enviar documentos a una nueva farmacia es tan sencillo como enviar un documento al correo electrónico del destinatario. Business@Mail Pharma hace el resto.
Envío más seguro de sus documentos electrónicos
Business@Mail Pharma es mucho más seguro que el correo electrónico para el envío de albaranes, confirmaciones de pedidos, facturas o cualquier otro documento a aquellos destinatarios sin solución EDI.
Beneficios para las farmacias
Los receptores de los documentos mediante la solución también perciben beneficios tangibles para tu negocio.
Gestión simplificada
Todos los documentos de proveedores en un único portal
Alta disponibilidad
Solución en la nube, monitorizada 24x7x365 con disponibilidad permanente.
Archivo electrónico
Almacenamiento legal y seguro de los documentos comerciales.
Business@Mail Payrolls: Portal para la entrega y aceptación de nóminas
Interfaz específica para la consulta y firma electrónica de las nóminas por los empleados de cualquier empresa.
Bussiness@Mail Payrolls se puede integrar vía conector o API con cualquier sistema de gestion de Recursos Humanos completando el servicio de emisión, y validación de las nóminas.
Esta herramienta cuenta con distintas versiones para su uso en computadora o smartphone para automatizar tanto la dispersión de todas las nóminas al momento de ser emitidas, como también, la generación del recibo con firma electrónica por parte de los empleados.
Optimización para departamentos financieros y de recursos humanos
A nivel operativo y administrativo, servirse de la integración de datos tanto para enviar los documentos como para recibir la aceptación y firma por parte de los empleados, es una mejora de gestión importante, y en muchos países una obligación legal.
Adaptabilidad a empresas de cualquier tamaño
La solución se adapta por completo tanto a grandes empresas como Pymes. Además, la escalabilidad de la infraestructura tecnológica de EDICOM es capaz de estar alineado con el crecimiento y cambios que exija cada compañía.
Disponibilidad de aplicación para smartphone
Los trabajadores pueden utilizar sus dispositivos móviles para consultar su nómina y firmarla en tan solo unos segundos gracias a la versión de la aplicación para smartphones.
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