Portail web pour la publication de documents
Business@Mail est une solution internationale évolutive, totalement intégrée à votre système de gestion (ERP) ou à toute autre plateforme. Elle permet l'envoi sécurisé de documents électroniques (factures, bons de commande, fiches de paie, etc.) à des clients, des fournisseurs ou d'autres partenaires commerciaux dans le monde entier.
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Emission de documents électroniques à l’ensemble de vos partenaires
Intégrez la solution Business@Mail à vos systèmes de gestion afin d'automatiser l'envoi des documents électroniques (factures, bons de commande, fiches de paie, etc.) à l'intégralité de vos partenaires commerciaux, qu’ils disposent d'une solution EDI ou non.
Avec Business@Mail, vous pouvez adresser l'ensemble de vos clients et fournisseurs avec des processus électroniques unifiés. Il n'est plus nécessaire d'imprimer des documents ou d'envoyer des PDF par e-mail. Réduisez les coûts et les temps de réponse en délivrant vos documents de manière instantanée.
Business@Mail offre des garanties de délivrance et un contrôle du statut que l'e-mailing conventionnel n'offre pas.
Fonctionnement de la solution Business@Mail pour l'envoi de documents électroniques
Optimisez vos opérations d'envoi de documents électroniques grâce à un processus automatisé de bout en bout :
Intégration ERP
La plateforme EDICOM s'intègre au système de gestion (ERP) afin d’extraire les données nécessaires à chaque transaction.
Business@Mail se connecte à n'importe quel logiciel de gestion grâce à la plateforme d'intégration de données EDICOM. Aucune évolution n'est à réaliser au sein de vos applications internes.
Émission de documents
Les données extraites sont automatiquement converties dans le format structuré requis dans chaque cas (XML, EDIFACT, X12, UBL, etc.), prêtes à être envoyées. Business@Mail supporte de multiples normes et formats, ce qui garantit la compatibilité avec n'importe quelle solution EDI ou système de réception.
Signature électronique
Dans le cas de factures ou d'autres documents qui requièrent des garanties d’intégrité et d’authenticité, la solution applique une signature électronique qualifiée par le biais des services de confiance EDICOM.
Envoi de documents
EDICOM identifie le destinataire de chaque document. Il publie le document électronique dans son format original sur le portail web Business@Mail. Dans le cas des factures, une représentation visuelle en PDF est également incluse automatiquement afin de faciliter la consultation des destinataires.
Notification et téléchargement des documents
Business@Mail envoie une notification par e-mail au destinataire pour l'informer de la disponibilité de nouveaux documents sur le portail sécurisé.
Le destinataire accède via le lien fourni à un environnement web sécurisé afin de consulter et/ou télécharger ses documents. Aucun outil supplémentaire n'est nécessaire.
Gestion des ACK
La plateforme assure la traçabilité des envois en générant des accusés de réception. L'expéditeur peut connaître à tout moment le statut exact de chaque document (en attente de lecture, lu, téléchargé, etc.), ce qui permet de gérer immédiatement tout incident et facilite la gestion du recouvrement.
Contrôlez le statut des documents communiqués à vos partenaires
Cette traçabilité complète vous permet de gérer vos factures de manière proactive sur la base des accusés de réception générés par Business@Mail.
Si une facture n'a pas été consultée par le client durant une certaine période, il vous sera possible de le détecter et d'envoyer des rappels automatiques. Ce processus contribue à la réduction des délais d'encaissement.
Voici quelques exemples d'accusés de réception et d'événements suivis par Business@Mail :
- Confirmation de la publication et de la transmission
- Consultation, téléchargement ou impression
- Documents non consultés
Rappels envoyés
Faites confiance à l'expérience et au savoir-faire d'EDICOM pour vos projets globaux d'EDI et de facturation électronique.
Veuillez contacter nos agents pour plus d'informations
pays avec des projets en cours
Clients dans le monde entier
Millions de transactions gérées par le réseau de communication EDICOM
Les avantages de Business@Mail pour les émetteurs de factures électroniques
La mise en place de Business@Mail apporte de nombreux avantages opérationnels à votre entreprise. Dans le cadre de l'émission de factures électroniques, elle permet d'optimiser les processus et de réduire les coûts de gestion des documents :
Optimisation des opérations administratives
Automatise le processus d'envoi, en éliminant les tâches répétitives. Cette solution réduit les erreurs manuelles et élimine l'utilisation de papier, contribuant ainsi à l'efficacité et au développement durable.
Transmission immédiate et sécurisée
Vos documents parviennent aux destinataires en quelques secondes, ils transitent via des canaux entièrement sécurisés et confidentiels grâce au réseau privé EDICOMNet d'EDICOM. Business@Mail vous garantit une distribution instantanée dans un environnement surveillé et sécurisé.
Traçabilité complète des documents
Le système enregistre si le document est arrivé à destination, si le destinataire a été notifié et s'il l'a consulté ou téléchargé. Cette visibilité totale évite les incertitudes et permet d'agir rapidement en cas d'incident.
Intégration avec n'importe quel système de gestion
La solution se connecte à n'importe quel ERP, CRM ou autre système interne, de sorte que l'émission des documents s'effectuent sans altérer les opérations habituelles. Business@Mail opère comme une extension naturelle de vos processus, quelles que soient les applications utilisées.
Ajout de nouveaux destinataires.
Pour commencer à envoyer des documents à un nouveau partenaire commercial, il suffit simplement d’ajouter le nouveau destinataire au sein de Business@Mail. Aucun développement supplémentaire n'est nécessaire. Même si votre nouveau partenaire ne dispose pas de système EDI, il recevra vos documents via Business@Mail en indiquant simplement son adresse e-mail.
Transmission sécurisée de vos documents électroniques
Business@Mail est une solution beaucoup plus sécurisée et fiable que le courrier électronique. Elle permet d'envoyer n'importe quel document à des destinataires ne disposant pas d'une solution EDI. Les informations transitent de manière cryptée et par des canaux privés, ce qui évite les risques d'usurpation d'identité ou de perte d'informations.
Avantages pour vos clients et fournisseurs utilisant Business@Mail
Les destinataires des documents transmis via la plateforme perçoivent également des bénéfices.
Un service 100 % gratuit pour le destinataire
Les partenaires qui souscrivent à la réception de ces documents ne doivent rien débourser pour utiliser la solution.C'est pourquoi ils acceptent généralement d’adopter le système.
Archivage sécurisé des documents
Intégration possible avec vos systèmes
Solutions Business@Mail
Business@Mail est conçu pour envoyer tout type de document à tous vos partenaires commerciaux, qu'il s'agisse d'entreprises ou de particuliers.
EDICOM a également développé des adaptations de la plateforme pour des secteurs ou des fonctionnalités spécifiques :
Business@Mail
Solution pour envoyer n'importe quel type de document aux destinataires ne disposant pas d’une solution EDI.
Business@Mail Pharma
Une solution d'échange de documents commerciaux axée sur le secteur pharmaceutique.
Business@Mail Payroll
Solution pour l'envoi des fiches de paie aux salariés via un portail privé avec processus d'acceptation ou de signature électronique.
Business@Mail Pharma : Solution pour l'industrie pharmaceutique
Business@Mail Pharma est une solution spécifique au secteur pharmaceutique qui permet une gestion complète des documents échangés avec les pharmacies et les laboratoires.
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Confirmations de commandes
Bons de livraison
Factures électroniques
Rapports mensuels de facturation
Mandats SEPA
- Échéancier des échéances et des paiements
Comment fonctionne Business@Mail Pharma ?
It simplifies the exchange of electronic documents with pharmacies.
Prise de commande
Les commerciaux enregistrent les commandes lors des RDV en pharmacies. Les bons de commande sont enregistrés au sein des systèmes d'information du fournisseur.
Génération de documents
La solution s’intègre avec les systèmes d'information des fournisseurs. Elle extrait alors les données relatives aux commandes, ainsi qu’aux autres documents liés à la transaction : avis d'expédition, factures, rapports de facturation mensuels, mandats SEPA ou conditions générales de vente.
Publication de documents
La solution transforme les données extraites en documents commerciaux en vue de leur publication sur le portail Business@Mail Pharma.
Notification au destinataire
Les pharmacies reçoivent automatiquement une notification par courrier électronique les informant chaque fois qu'elles ont un nouveau document en attente.
Accès au portail
Le destinataire accède au portail à partir de la notification ou bien directement avec ses identifiants. Il peut ainsi consulter, imprimer ou télécharger ses factures ou tout autre document qu'il a reçu.
Gestion complète
La solution intègre un module de gestion du calendrier des échéances de paiement. Les responsables de pharmacies peuvent consulter les dates des prochaines échéances de paiement de leurs différents fournisseurs sur une base mensuelle ou annuelle.
Avantages pour les laboratoires pharmaceutiques
Optimisation des tâches administratives
Traçabilité des documents
Support aux pharmacies assuré par EDICOM
Intégration complète avec d'autres applications
Ajout de nouveaux destinataires
Envoi sécurisé de vos documents électroniques
Business@Mail Pharma est une solution bien plus sécurisée et fiable que le courrier électronique. Elle permet d'envoyer des bons de livraison, des confirmations de commande, des factures ou tout autre document à des destinataires qui ne disposent pas d'une solution EDI.
Avantages pour les pharmacies
Les destinataires des documents via la solution perçoivent également des avantages tangibles.
Gestion simplifiée
Haute disponibilité
Archivage électronique
Archivage légal et sécurisé des documents d'entreprise.
Business@Mail Payrolls : Portail pour l'envoi et l'acceptation des fiches de paie
Interface spécifique pour la consultation et la signature électronique des fiches de paie des employés.
Bussiness@Mail Payrolls peut être intégré via un connecteur ou une API à tout système de gestion des ressources humaines, complétant ainsi le service d'émission et de validation des fiches de paie.
Cet outil dispose de différentes versions pour une utilisation sur ordinateur ou smartphone. Il automatise la transmission des fiches de paie, ainsi que la génération d’un accusé de réception avec signature électronique.
Optimisation pour les départements finance et ressources humaines
L'utilisation de l'intégration des données pour la transmission des documents, l'acceptation et la signature électronique des fiches de paie constitue un axe d'optimisation majeur sur le plan opérationnel. De plus, ces processus sont obligatoires et réglementés dans de nombreux pays
Adaptation aux entreprises de toutes tailles
La solution s'adapte parfaitement aux grandes entreprises comme aux PME. L'évolutivité de l'infrastructure technologique d'EDICOM permet d'accompagner la croissance et les besoins d'évolution de chaque entreprise.
Application Smartphone
Les employés peuvent utiliser leurs smartphones afin de consulter leurs fiches de paie et les signer en quelques secondes.
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