Web portal per la pubblicazione di documenti
Business@Mail è una soluzione internazionale scalabile, completamente integrabile con il tuo sistema ERP o qualsiasi altra piattaforma, per inviare in modo sicuro documenti elettronici (fatture, ordini di acquisto, buste paga, ecc.) a clienti, fornitori o altri partner commerciali in qualsiasi parte del mondo.
Web portal per la pubblicazione di documenti
Invio di documenti elettronici al 100% dei tuoi interlocutori
Integra Business@Mail con i tuoi sistemi gestionali per automatizzare l'invio di tutti i tuoi documenti (fatture, ordini di acquisto, buste paga, ecc.), eliminando completamente la necessità di scambi analogici. Non importa se i tuoi partner commerciali dispongono o meno di una soluzione EDI.
Con Business@Mail, puoi raggiungere il 100% dei tuoi clienti e fornitori con processi elettronici unificati. Smetti di stampare documenti o inviare PDF via email: riduci i costi e i tempi di risposta recapitando i tuoi documenti nell'istante in cui vengono generati nei tuoi sistemi.
Business@Mail offre garanzie di consegna e monitoraggio dello stato, che la consegna via posta elettronica tradizionale non è in grado di garantire.
Come funziona Business@Mail per l'invio di documenti elettronici?
Ottimizza le tue operazioni di invio di documenti elettronici con un processo automatizzato dall'inizio alla fine:
Integrazione con l’ERP
La piattaforma EDICOM si integra con il tuo sistema ERP per estrarre i dati necessari per ogni transazione. Business@Mail si collega a qualsiasi software gestionale grazie alla potente piattaforma di integrazione dati di EDICOM, senza richiedere alcuna modifica alle tue applicazioni.
Emissione di documenti
I dati estratti vengono automaticamente convertiti nel formato strutturato richiesto (XML, EDIFACT, X12, UBL, ecc.), pronti per l'invio. Business@Mail supporta molteplici standard e formati, garantendo la compatibilità con qualsiasi soluzione EDI o sistema di ricezione.
Firma elettronica
Nel caso di fatture o altri documenti che lo richiedano, la soluzione applica una firma elettronica qualificata a ciascun documento tramite i servizi di fiducia di EDICOM. Ciò garantisce la validità legale dei documenti, nel rispetto delle normative vigenti in ogni mercato in materia di firme digitali.
Invio di documenti
EDICOM identifica il destinatario di ogni documento e lo pubblica sul portale Business@Mail nel suo formato elettronico originale. Nel caso delle fatture, viene automaticamente inclusa anche una rappresentazione grafica in formato PDF per una facile consultazione da parte del destinatario.
Notifica e download dei documenti
Business@Mail invia una notifica via email al destinatario per informarlo della disponibilità di nuovi documenti sul portale. Il destinatario accede a un ambiente web sicuro tramite il link fornito per visualizzare e/o scaricare facilmente i propri documenti, senza bisogno di strumenti aggiuntivi.
Gestione degli ACK
La piattaforma monitora la tracciabilità dei documenti inviati generando conferme di ricezione. Il mittente può conoscere in ogni momento lo stato esatto in cui si trova ciascun documento (in attesa di lettura, letto, scaricato, ecc.), consentendo una gestione immediata di eventuali problemi.
Controlla se i tuoi partner consultano i tuoi documenti
Ogni volta che un destinatario esegue un'azione su un documento (o se non ne fa nessuna), lo saprai grazie alle notifiche di stato di Business@Mail. La piattaforma registra costantemente lo stato di ogni documento e verifica che sia i file che le notifiche arrivino correttamente.
Questa completa tracciabilità ti consente di gestire proattivamente le tue fatture in base alle conferme generate da Business@Mail. Se una fattura non viene aperta da un cliente entro un certo periodo, si possono inviare promemoria automatici per velocizzare i tempi di gestione e di riscossione.
Ecco alcuni degli stati monitorati da Business@Mail:
Conferma di pubblicazione e consegna.
Visualizzazione, download o stampa.
Documento non visualizzato.
Reminders sent.
Affidati all'esperienza e al know-how di EDICOM per i tuoi progetti globali EDI e di fatturazione elettronica.
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Paesi con progetti attivi
Clienti in tutto il mondo.
Milioni di transazioni gestite dalla rete di comunicazione EDICOM
Vantaggi di Business@Mail per gli emittenti di fatture elettroniche
L'adozione di Business@Mail apporta numerosi vantaggi operativi all’azienda che emette i documenti, semplificandone i processi e riducendone i costi di gestione:
Ottimizza le operazioni amministrative
Automatizza il processo di invio, eliminando le attività ripetitive. Gli errori manuali vengono ridotti e si elimina l’uso della carta, contribuendo ad avere maggior efficienza e sostenibilità.
La consegna è immediata e sicura
I tuoi documenti raggiungono i destinatari in pochi secondi, attraverso canali completamente sicuri e riservati grazie alla rete privata EDICOMNet di EDICOM. Business@Mail garantisce la consegna immediata in un ambiente monitorato e protetto.
Offre la completa tracciabilità dei documenti
Si integra con tutti i sistemi di gestione
Consente di aggiungere automaticamente nuovi destinatari
Iniziare a inviare documenti a un nuovo partner commerciale è semplicissimo: non è richiesto alcuno sviluppo aggiuntivo. Il tuo nuovo partner potrà riceverà i tuoi documenti tramite Business@Mail semplicemente disponendo del suo indirizzo email.
Invio più sicuro dei tuoi documenti elettronici
Business@Mail è molto più sicuro dell'email per l'invio di documenti a destinatari privi di una soluzione EDI. Le informazioni viaggiano crittografate e attraverso canali privati, evitando il rischio di furto di identità o perdita di dati e rispettando le policy di sicurezza.
Vantaggi per i tuoi clienti e fornitori con Business@Mail
Servizio gratuito al 100% per il destinatario
Archiviazione sicura dei documenti
I documenti vengono conservati in modo sicuro per il periodo stabilito e sono accessibili e scaricabili durante tale periodo.
Possibilità di integrazione con i loro sistemi
Soluzioni Business@Mail
Business@Mail è progettato per inviare qualsiasi tipo di documento a tutti i tuoi partner commerciali, siano essi aziende o privati.
Inoltre, EDICOM ha sviluppato alcuni adattamenti specifici della piattaforma per settori chiave o funzionalità specifiche:
Business@Mail
Soluzione per inviare qualsiasi documento a qualsiasi destinatario senza una soluzione EDI.
Business@Mail Pharma
Soluzione di scambio di documenti commerciali focalizzata sul settore farmaceutico.
Business@Mail Payroll
Soluzione per l'invio delle buste paga ai dipendenti tramite un portale privato per l'accettazione o la firma.
Business@Mail Pharma: Soluzione per il settore farmaceutico
Business@Mail Pharma è la soluzione specifica per il settore farmaceutico che consente una gestione completa dei documenti scambiati con farmacie e laboratori.
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- Conferme d'ordine
- Avvisi di spedizione
- Fatture elettroniche
- Report di fatturazione mensili
- Mandati SEPA
- Calendario delle scadenze e dei piani di pagamento
Come funziona Business@Mail Pharma?
Acquisizione degli ordini
La forza vendita realizza gli ordini presso le farmacie e gli ordini di acquisto vengono registrati nei sistemi informativi del fornitore.
Generazione di documenti
Integrazione con i sistemi informativi dei fornitori per estrarre in prima istanza i dati degli ordini, nonché altri documenti correlati quali avvisi di spedizione, fatture, report di fatturazione mensili, mandati SEPA o termini commerciali.
Pubblicazione dei documenti
La soluzione trasforma i dati estratti in documenti commerciali concordati con le farmacie per la pubblicazione sul portale Business@Mail Pharma.
Notifica al destinatario
Le farmacie ricevono automaticamente una notifica via e-mail che le informa ogni volta che hanno documenti in attesa di lettura.
Accesso al portale
Il destinatario accede al portale dalla notifica o direttamente con le proprie credenziali per visualizzare, stampare o scaricare le fatture o qualsiasi altro documento ricevuto.
Gestione completa
La soluzione include un modulo per la gestione delle scadenze di pagamento. I responsabili delle farmacie possono visualizzare le date dei prossimi pagamenti emessi dai loro vari fornitori su base mensile o annuale.
Vantaggi per i fornitori farmaceutici
Nell'ambito dell'ottimizzazione dei processi che deriva dall'utilizzo di Business@Mail Pharma, la soluzione offre numerosi vantaggi.
Ottimizzazione delle attività amministrative
Tracciabilità dei documenti
Supporto alla farmacia fornito da EDICOM
Integrazione completa con altre applicazioni
Consente di aggiungere facilmente nuovi destinatar
Invia i tuoi documenti elettronici in modo più sicuro
Vantaggi per le farmacie
Gestione semplificata
Alta disponibilità
Archivio elettronico
Business@Mail Payrolls: portale per l’invio e l’accettazione di buste paga
Interfaccia specifica per la consultazione e la firma elettronica delle buste paga da parte dei dipendenti di qualsiasi azienda.
Business@Mail Payrolls può essere integrato tramite un connettore o un'API con qualsiasi sistema di gestione delle Risorse Umane, completando il processo di emissione e convalida delle buste paga.
Questo strumento è disponibile in diverse versioni, utilizzabili su computer o smartphone, per automatizzare sia l’invio di buste paga al momento della loro emissione, sia la generazione di ricevute con firme elettroniche da parte dei dipendenti.
Ottimizzazione per i dipartimenti finanziari e delle risorse umane
A livello operativo e amministrativo, l'integrazione dei dati per inviare documenti e ricevere l'accettazione e le firme dei dipendenti rappresenta un notevole miglioramento gestionale e, in molti paesi, anche un requisito legale.
Adattabilità ad aziende di qualsiasi dimensione
La soluzione è completamente adattabile sia alle grandi aziende che alle PMI. Inoltre, la scalabilità dell'infrastruttura tecnologica di EDICOM consente di stare al passo con la crescita e i cambiamenti richiesti da ciascuna azienda.
Disponibilità dell'app per smartphone
Grazie alla versione per smartphone dell'app, i dipendenti possono utilizzare i loro dispositivi mobili per controllare e firmare la propria busta paga in pochi secondi.
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