Webportaal voor het publiceren van documenten
Business@Mail is een internationale en schaalbare oplossing, volledig geïntegreerd met uw beheersysteem (ERP) of elk ander platform, voor het veilig verzenden van elektronische documenten (facturen, bestelbonnen, loonstroken, enz.) naar klanten, leveranciers of andere handelspartners overal ter wereld.
Webportaal voor het publiceren van documenten
Verstuur elektronische documenten naar 100% van uw handelspartners
Integreer Business@Mail met uw beheersystemen om het versturen van al uw documenten (facturen, bestellingen, loonstroken, enz.) te automatiseren, waardoor de uitwisseling via analoge middelen volledig wordt geëlimineerd. Het maakt niet uit of uw handelspartners al dan niet over een EDI-oplossing beschikken.
Via Business@Mail kunt u 100% van uw klanten en leveranciers bereiken met uniforme elektronische processen. U hoeft geen documenten meer af te drukken of pdf's per e-mail te versturen — verlaag uw kosten en verkort uw responstijden door uw documenten te versturen op het moment dat ze in uw systemen worden gegenereerd.
Hoe werkt Business@Mail voor het verzenden van elektronische documenten?
Optimaliseer uw verzending van elektronische documenten met een volledig geautomatiseerd proces:
ERP-integratie
Het platform van EDICOM wordt geïntegreerd met het beheersysteem (ERP) om de benodigde gegevens uit elke transactie te halen. Business@Mail kan dankzij het krachtige data-integratieplatform van EDICOM worden gekoppeld aan elke beheersoftware, waardoor er geen wijzigingen in uw applicaties nodig zijn.
Verzending van documenten
De geëxtraheerde gegevens worden automatisch geconverteerd naar het vereiste gestructureerde formaat (XML, EDIFACT, X12, UBL, enz.), klaar voor verzending. Business@Mail ondersteunt meerdere standaarden en formaten, waardoor compatibiliteit met elke EDI-oplossing of elk ontvangend systeem wordt gegarandeerd.
Elektronische handtekening
In het geval van facturen of andere documenten waarvoor dit vereist is, past de oplossing een gekwalificeerde elektronische handtekening toe op elk document via de vertrouwde diensten van EDICOM. Op deze manier wordt de wettelijke geldigheid van de documenten gewaarborgd, in overeenstemming met de geldende regelgeving van elke markt op het gebied van digitale handtekeningen.
Verzending van documenten
EDICOM identificeert de ontvanger van elk document en publiceert het op het webportaal Business@Mail in het oorspronkelijke elektronische formaat. In het geval van facturen wordt bovendien automatisch een visuele weergave in PDF-formaat toegevoegd, zodat de ontvanger deze gemakkelijk kan raadplegen.
Notificaties en downloaden van documenten
Business@Mail stuurt de ontvanger een e-mailbericht om hem te informeren over de beschikbaarheid van nieuwe documenten op het beveiligde portaal. De ontvanger krijgt via de verstrekte link toegang tot een beveiligde webomgeving waar hij zijn documenten gemakkelijk kan raadplegen en/of downloaden, zonder dat hij daarvoor extra tools nodig heeft.
Beheer van ACK's
Het platform controleert de traceerbaarheid van de verzendingen door ontvangstbevestigingen te genereren. De afzender kan op elk moment de exacte status van elk document bekijken (nog niet gelezen, gelezen, gedownload, enz.), waardoor eventuele incidenten onmiddellijk kunnen worden afgehandeld.
Controleer nauwkeurig of uw handelspartners uw documenten raadplegen
Telkens wanneer een ontvanger een actie uitvoert met betrekking tot een document (en zelfs als hij dat niet doet), wordt u hiervan onmiddellijk op de hoogte gebracht dankzij de statusmeldingen van Business@Mail. Het platform registreert te allen tijde wat er met elk document gebeurt en bevestigt dat zowel de bestanden als de meldingen correct op hun bestemming aankomen.
Deze volledige traceerbaarheid stelt u in staat om uw facturen proactief te beheren op basis van de bevestigingen die Business@Mail genereert over uw raadpleging. Als een factuur binnen een bepaalde termijn niet door de klant is bekeken, kunt u dit detecteren en automatische herinneringen versturen om de betalingstermijnen te verkorten.
Enkele van de ontvangstbevestigingen en gebeurtenissen die Business@Mail controleert, zijn:
Bevestiging van publicatie en aflevering.
Raadpleging, downloaden of afdrukken.
Niet-bekeken documenten.
- Verzonden herinneringen.
Vertrouw op EDICOM's ervaring en kennis voor uw wereldwijde EDI- en e-facturatieprojecten.
Neem contact met ons op voor meer informatie
Landen met actieve projecten
Klanten wereldwijd.
Miljoen transacties beheerd door het EDICOM-communicatienetwerk.
Voordelen van Business@Mail voor verzenders van elektronische facturen
De invoering van Business@Mail biedt tal van operationele voordelen voor uw bedrijf, waardoor processen worden geoptimaliseerd en de kosten voor uw documentbeheer worden verlaagd:
Optimaliseert de administratieve werkzaamheden
Automatiseert het verzendproces, waardoor repetitieve taken worden geëlimineerd. Handmatige fouten worden verminderd en het gebruik van papier wordt geëlimineerd, wat bijdraagt aan efficiëntie en duurzaamheid.
De levering is onmiddellijk en veilig
Uw documenten bereiken de ontvangers binnen enkele seconden, via volledig veilige en vertrouwelijke kanalen dankzij het privé-netwerk EDICOMNet van EDICOM. Business@Mail garandeert een onmiddellijke levering in een gecontroleerde en beveiligde omgeving.
Biedt volledige traceerbaarheid van documenten
Het systeem registreert of het document zijn bestemming heeft bereikt, of de ontvanger op de hoogte is gesteld en of deze het document heeft geraadpleegd of gedownload. Deze volledige zichtbaarheid voorkomt onzekerheden en maakt het mogelijk om snel te reageren op eventuele incidenten.
Integreert met alle beheersystemen
De oplossing kan worden aangesloten op elk ERP-, CRM- of ander intern systeem, zodat het verzenden en versturen van documenten zonder wijziging van de gebruikelijke werkwijze kan plaatsvinden. Business@Mail werkt als een natuurlijke uitbreiding van uw processen, ongeacht de applicaties die u gebruikt.
Easily add new recipients
Starting to send documents to a new business partner is as simple as adding them as a recipient in Business@Mail. No additional development is required. Even if your new partner does not have EDI, they can receive your documents via Business@Mail by simply providing their email address.
Veiliger verzenden van uw elektronische documenten
Business@Mail is veel veiliger dan e-mail voor het verzenden van documenten naar ontvangers zonder EDI-oplossing. De informatie wordt versleuteld en via privékanalen verzonden, waardoor het risico op identiteitsfraude of verlies van informatie wordt vermeden en aan de veiligheidsbeleidsregels wordt voldaan.
Voordelen voor uw klanten en leveranciers met Business@Mail
De ontvangers van de documenten via het platform profiteren ook van tastbare voordelen voor uw bedrijf.
100% gratis service voor de ontvanger
Partners die zich aanmelden voor de ontvangst van deze documenten hoeven niets te investeren in de oplossing en zijn daarom vaak bereid om deel te nemen aan het systeem.
Veilige opslag van documenten
De documenten worden gedurende de wettelijk vastgestelde periode veilig opgeslagen en zijn gedurende deze periode toegankelijk en downloadbaar.
Mogelijke integratie met uw systemen
Ook aan de kant van de ontvanger is het mogelijk om de documenten in uw beheersysteem te integreren, of het nu gaat om pdf's die door de afzender zijn gegenereerd of door de EDICOM-oplossing.
Business@Mail-oplossingen
Business@Mail is ontworpen voor het verzenden van alle soorten documenten naar al uw zakelijke contacten, of het nu bedrijven of particulieren zijn.
Daarnaast heeft EDICOM een aantal specifieke aanpassingen van het platform ontwikkeld voor belangrijke sectoren of specifieke functionaliteiten:
Business@Mail
Oplossing voor het verzenden van alle soorten documenten naar alle soorten ontvangers zonder EDI-oplossing.
Business@Mail Pharma
Oplossing voor het verzenden van commerciële documenten, gericht op de farmaceutische sector.
Business@Mail Payroll
Oplossing voor het verzenden van loonstroken via een privéportaal voor acceptatie of ondertekening.
Business@Mail Pharma: Oplossing voor de farmaceutische sector
.jpg)
- Orderbevestigingen
- Leveringsbonnen
Elektronische facturen
- Maandelijkse factureringsrapporten
SEPA-mandaten
- Kalender met vervaldata en betalingen
Hoe werkt Business@Mail Pharma?
Het vereenvoudigt de uitwisseling van elektronische documenten met apotheken.
Bestellingen opnemen
De verkoopmedewerkers nemen bestellingen op in de apotheken en registreren de bestellingen in de informatiesystemen van de leverancier.
Documenten genereren
Integratie met de informatiesystemen van de leveranciers om in eerste instantie de bestelgegevens te extraheren, en andere gerelateerde documenten zoals verzendingsberichten, facturen, maandelijkse factureringsrapporten, SEPA-mandaten of commerciële voorwaarden.
Publicatie van documenten
De oplossing zet de geëxtraheerde gegevens om in de met de apotheken overeengekomen commerciële documenten voor publicatie op het Business@Mail Pharma-portaal.
Notificaties aan de ontvanger
Apotheken ontvangen automatisch een e-mailbericht wanneer er documenten zijn die nog moeten worden gelezen.
Toegang tot het portaal
De ontvanger krijgt toegang tot het portaal via de melding of rechtstreeks met zijn inloggegevens om zijn facturen of andere ontvangen documenten te raadplegen, af te drukken of te downloaden.
Integrale beheer
De oplossing bevat een module voor het beheer van de vervalkalender voor betalingen. Apotheekbeheerders kunnen maandelijks of jaarlijks de data van de komende vervaldata van hun verschillende leveranciers raadplegen.
Voordelen voor farmaceutische leveranciers
Naast de procesoptimalisatie die het gebruik van Business@Mail Pharma met zich meebrengt, biedt de oplossing tal van voordelen.
Optimalisatie van administratieve taken
Business@Mail Pharma kan worden geïntegreerd met uw EDI-B2B-communicatieoplossing, waardoor gestructureerde documenten en elektronische facturen rechtstreeks kunnen worden verzonden naar klanten zonder EDI-oplossing, zoals apotheken.
Traceerbaarheid van documenten
Business@Mail Pharma rapporteert regelmatig de bevestigingen, zodat u te allen tijde op de hoogte bent van de status van de gepubliceerde documenten.
Ondersteuning van apotheken door EDICOM
Volledige integratie met andere applicaties
Eenvoudig nieuwe ontvangers toevoegen
Veiliger verzenden van uw elektronische documenten
Business@Mail Pharma is veel veiliger dan e-mail voor het verzenden van leveringsbonnen, orderbevestigingen, facturen of andere documenten naar ontvangers zonder EDI-oplossing.
Voordelen voor apotheken
De ontvangers van de documenten via de oplossing profiteren ook van tastbare voordelen voor uw bedrijf.
Vereenvoudigd beheer
Alle documenten van leveranciers op één portaal.
Hoge beschikbaarheid
Cloudoplossing, 24x7x365 gemonitord met permanente beschikbaarheid.
Elektronisch archief
Wettelijke en veilige opslag van commerciële documenten.
Business@Mail Payrolls: Portaal voor het indienen en accepteren van loonstroken
Specifieke interface voor het raadplegen en elektronisch ondertekenen van loonstroken door werknemers van elk bedrijf.
Bussiness@Mail Payrolls kan via een connector of API worden geïntegreerd in elk Human Resources-beheersysteem, waardoor de dienst voor het uitgeven en valideren van loonstroken wordt aangevuld.
Deze tool is beschikbaar in verschillende versies voor gebruik op computer of smartphone om zowel de verspreiding van alle loonstroken op het moment van uitgifte als het genereren van de ontvangstbewijzen met elektronische handtekening door de werknemers te automatiseren.
Optimalisatie voor financiële en HR-afdelingen
Op operationeel en administratief niveau is het gebruik van gegevensintegratie voor zowel het verzenden van documenten als het ontvangen van de acceptatie en ondertekening door werknemers een belangrijke verbetering van het beheer en in veel landen een wettelijke verplichting.
Aanpassingsmogelijkheden voor bedrijven van elke omvang
De oplossing is volledig aanpasbaar aan zowel grote bedrijven als kleine en middelgrote ondernemingen. Bovendien kan de schaalbaarheid van de technologische infrastructuur van EDICOM worden afgestemd op de groei en veranderingen die elk bedrijf nodig heeft.
Beschikbaarheid van de app voor smartphones
Werknemers kunnen hun mobiele apparaten gebruiken om hun loonstrook te raadplegen en deze in slechts enkele seconden te ondertekenen dankzij de app voor smartphones.
Misschien bent u ook geïnteresseerd in
Eén platform. Oneindige oplossingen.
Neem contact op met onze specialisten en verhelder al uw twijfels over hoe u uw bedrijf kunt aanpassen aan elk EDI-, e-facturerings- en belastingrapportagesysteem.
Zelfontwikkelde SaaS-oplossingen
Internationale klantenservice
99,9% gegarandeerde beschikbaarheid
Beheerde diensten
Certificeringen en internationale normen
Onderhoud van integratiestromen
Meer informatie?
