波兰：自2026年2月起实施强制性B2B电子发票

波兰B2B电子发票

波兰 的B2B电子发票强制实施已进入新阶段。自2026年2月1日起，波兰开始通过其国家电子发票系统KSeF（Krajowy System e-Faktur）分阶段推行强制性电子发票。

新要求正在改变企业在波兰开具、接收和处理发票的方式。纳入强制实施范围的企业不再由供应商与客户直接交换传统发票，而是必须开具结构化电子发票，并通过KSeF平台进行处理。

对于在波兰开展业务的企业，尤其是通过集中式ERP系统管理发票的跨国公司而言，满足KSeF要求远不只是采用一种新的发票格式。

企业必须综合考虑ERP集成、数据质量、KSeF连接、身份认证、响应处理以及应急流程，以确保发票业务持续顺畅运行。

本指南将介绍KSeF在2026年的运行方式、哪些企业会受到影响，以及企业为满足波兰电子发票要求需要采取哪些措施。

分阶段实施（KSeF 2.0）

KSeF将分阶段实施，不同要求将在不同时间生效。企业需要关注以下关键日期：

什么是波兰国家电子发票系统（KSeF）？

KSeF（Krajowy System e-Faktur）是波兰国家电子发票系统，由波兰税务机关运营，是一个用于开具、接收和查阅结构化电子发票的政府集中式平台。

在KSeF电子发票模式下，企业按照规定的结构化格式生成发票，并以电子方式提交至国家平台。KSeF会验证每张发票，并在成功处理后为其分配唯一的KSeF识别编号。

与主要用于发票开具后进行税务申报的系统不同，KSeF本身就是发票交换流程的重要组成部分。因此，受波兰电子发票要求约束的企业必须将KSeF纳入其发票工作流，而不能只在发票开具后申报发票数据。

KSeF还提供对发票数据的集中访问，并将电子发票保存10年。
这对企业运营具有重要影响。企业的发票流程必须能够与KSeF平台保持可靠通信，同时确保ERP、会计及财务系统之间的数据同步。因此，企业不仅需要考虑发票生成，还必须关注系统集成、数据一致性、文档状态管理，以及KSeF与内部系统之间可靠的信息交换。

自2027年起，KSeF将如何影响B2B付款？

自2027年1月1日起，波兰增值税有效纳税人之间的B2B付款必须包含相应的KSeF参考信息。这将为使用波兰国家电子发票系统（KSeF）的企业新增一项合规要求。

尽管KSeF强制要求已于2026年2月开始生效，企业还应为支付流程的下一项重大变化做好准备。自2027年起，在进行该要求涵盖的B2B付款时，需要包含KSeF参考信息。

所需的参考信息取决于付款对应一张还是多张发票：
单张发票付款：付款信息必须包含分配给该张发票的KSeF编号。

多张发票合并付款：付款信息必须包含通过KSeF生成的集合标识符。

什么是KSeF集合标识符？

KSeF集合标识符是一种参考信息。自2027年1月1日起，波兰企业可使用该标识符，将一笔B2B付款关联至由同一卖方开具的至少两张结构化发票。

集合标识符将通过波兰国家电子发票系统KSeF生成，用于识别该笔付款所涵盖的特定发票组。这意味着企业在一次支付多张发票时，无需逐一引用每张发票的KSeF编号。

KSeF还允许用户解析集合标识符，以确定其中涵盖哪些发票。企业可以查看某个特定标识符包含的发票，也可以查询某张特定发票出现在哪些集合标识符中。

对于需要针对同一供应商的多张发票进行合并或批量付款的企业而言，该功能尤为重要。因此，企业应确保其ERP、会计、资金管理及支付流程已做好准备，以便自2027年起在B2B支付工作流中生成、存储和管理KSeF集合标识符。

KSeF电子发票流程如何运作？

KSeF电子发票流程可以直接集成到企业现有的ERP、会计和发票工作流中。在自动化环境下，发票数据由企业内部系统生成，转换为KSeF要求的结构化XML格式，然后以电子方式提交至波兰国家电子发票系统。

典型的KSeF电子发票工作流包括以下步骤：

1. 生成发票数据：企业的ERP、会计或发票系统创建发票数据。
2. 将发票转换为KSeF要求的格式：数据被转换为KSeF规定的结构化XML格式。
3. 将发票提交至KSeF：结构化电子发票被传输至KSeF平台进行处理。
4. KSeF处理发票：平台处理文档并返回相关状态信息。
5. 分配唯一KSeF编号：发票成功被接受后，将获得唯一的KSeF识别编号。
6. 将响应同步至内部系统：KSeF状态信息和标识符可以回传至企业的ERP及其他财务系统，使财务团队能够掌握整个发票生命周期的处理情况。

对于处理大量发票的企业而言，实现KSeF工作流自动化可以显著减少人工干预，并帮助ERP和会计数据与KSeF平台保持同步。这对于企业在满足波兰KSeF合规要求的同时，维持高效且可扩展的电子发票流程尤为重要。

KSeF要求使用哪种电子发票格式？

KSeF要求使用XML格式的结构化电子发票。根据波兰2026年电子发票强制要求，通过KSeF平台提交的发票必须遵循规定的逻辑结构，以便系统能够正确验证和处理。

2026年KSeF要求带来的一项重要变化是采用FA(3)逻辑结构，以取代此前的FA(2)模式。

FA(3)规定了生成符合KSeF要求的电子发票所需的结构、数据字段及信息。因此，企业必须确保其ERP、会计或发票系统能够按照FA(3)结构生成发票数据，再将其提交至KSeF。

FA(3)结构：

• 引入新的必填字段和可选字段。
• 加强验证控制。
• 提高税务和会计数据的一致性。
• 纳入根据公众咨询以及自愿实施阶段经验所作的调整。

KSeF证书用于什么？

KSeF证书是用户在系统中进行身份认证的方式之一。

此外，当发票通过特殊模式开具时，包括offline24、因系统不可用而采用的offline模式以及紧急模式，必须在发票上添加二维码（QR码），以便验证开票方身份。

KSeF证书的类型

在KSeF（Krajowy System e-Faktur）系统中，有两种不同用途的证书：

1. 用于身份认证的KSeF证书
   • 在特殊模式下开具发票时必须使用，包括offline24、因系统不可用而采用的offline模式以及紧急模式。
   • 根据所授予的权限，该证书允许用户代表纳税人访问系统并执行相关操作。
   • 可作为其他身份认证方式的替代方案，例如合格电子签名、合格电子印章或可信配置文件。
2. 用于特殊模式（offline）的KSeF证书
   • 在特殊模式下开具发票时必须使用，包括offline24、因系统不可用而采用的offline模式以及紧急模式。
   • 当发票在系统外开具并随后发送至KSeF时，该证书可用于在发票中添加验证码（QR码），以确认开票方身份。

国家电子发票系统（KSeF）的新功能

1. Offline模式适用至2026年底

截至2026年12月31日，可自愿使用offline模式。该机制允许企业在特定情况下于系统外开具发票，并随后将发票提交至KSeF。

同时引入“offline24”机制，在某些技术情况下允许于次日发送发票。

2. B2C发票

面向终端消费者（B2C）的发票可选择通过KSeF开具。

3. 发票附件

无论企业所属行业为何，均可为结构化发票添加附件。

4. 小额发票

开具小额简化发票的纳税人（每张发票最高450波兰兹罗提（PLN），或每月最高10,000波兰兹罗提（PLN））可继续使用现行格式至2026年9月30日。

5. 付款中的KSeF编号

自2026年8月1日起进行的银行转账（包括采用拆分付款机制的付款）将适用在转账信息中包含KSeF编号的义务。在此日期之前，不会就该项义务实施处罚。

企业应如何为KSeF合规做好准备？

为满足波兰KSeF合规要求，企业首先应确定哪些法人实体和发票流程属于强制实施范围。随后，应评估完整的发票生命周期，包括发票创建、数据验证、提交至KSeF、状态管理以及与内部系统同步。

成功实施KSeF并不仅仅意味着按照正确格式生成发票。企业需要了解发票数据的来源、数据如何验证、涉及哪些ERP和会计系统、发票如何传输至KSeF，以及平台响应如何回传至内部系统。

企业在准备实施KSeF时应重点关注以下方面：

• FA(3)数据映射与验证：确保发票数据能够映射至规定的FA(3)逻辑结构，并在提交前完成验证。
• ERP和会计系统集成：将现有业务系统与KSeF连接，实现发票提交与接收自动化。
• KSeF身份认证与权限：明确用户和系统如何通过KSeF进行身份认证，并管理相应的访问权限。
• KSeF证书和QR码要求：为KSeF证书相关技术要求以及适用情况下的QR码使用做好准备。
• 进项发票处理：建立自动化流程，用于接收并集成来自KSeF的供应商发票。
• 状态与响应管理：确保KSeF响应、标识符和发票状态能够被获取并同步至内部系统。
• Offline及应急流程：明确当KSeF或企业与平台之间的连接暂时不可用时，应如何处理发票。
• 发票存储与可追溯性：确保能够可靠访问发票信息，并在整个发票生命周期中保持清晰的审计追踪。

对于跨国公司而言，可扩展性也是需要重点考虑的因素。企业在波兰实施KSeF的同时，可能还需要适应其他国家新的电子发票、持续交易控制（CTC）或电子申报要求。

集中式合规架构可以帮助企业更高效地管理这些要求。企业无需分别开发和维护与各税务机关之间的独立集成，而是可以通过统一基础设施，将ERP系统连接至多个国家的电子发票和税务申报平台。

EDICOM如何帮助企业满足波兰KSeF合规要求？

EDICOM提供电子发票与税务合规平台，旨在实现企业、ERP系统与税务机关之间的文档交换自动化。

针对波兰KSeF合规，EDICOM可以与企业的ERP或会计系统集成，获取发票数据，将其转换为KSeF要求的结构化格式，并管理与波兰国家电子发票系统之间的电子通信。

该集成还可将KSeF响应、发票状态及相关标识符回传至企业内部系统。这有助于财务和会计团队在整个发票生命周期中保持信息一致且及时更新，同时减少人工处理需求。

对于跨国组织而言，同一模式可以通过统一基础设施支持多个国家的电子发票和税务合规要求，从而减少针对每个司法管辖区分别构建和维护独立合规项目及点对点集成的需求。

随着强制性电子发票和数字化税务申报在全球持续扩展，集中式模式可以帮助企业将监管合规转变为更加自动化、标准化且可扩展的全球流程。