Künstliche Intelligenz für EDI, elektronische Rechnungsstellung und Steuerreporting

10 Fragen und Antworten zur EDICOM-Richtlinie für Künstliche Intelligenz

Wir könnten diesen Artikel damit beginnen, unsere Sichtweise auf Künstliche Intelligenz, Sicherheit, EDI, Datenschutz und menschliche Aufsicht zu erläutern und die Antworten auf die wichtigsten Fragen erst am Ende geben.

Wir haben uns jedoch für den umgekehrten Ansatz entschieden.

Wenn Sie wissen möchten, welche Richtlinien EDICOM für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz verfolgt, finden Sie die Antworten wahrscheinlich in den folgenden Fragen.

Der Einsatz künstlicher Intelligenz bei EDICOM

Künstliche Intelligenz eröffnet neue Möglichkeiten zur Automatisierung von Prozessen, zur Analyse von Informationen und zur Steigerung der Produktivität von Unternehmen.

Wir bei EDICOM betrachten diese Technologien als Werkzeuge, die sowohl für die Entwicklung unserer Lösungen als auch für bestimmte Unternehmensprozesse einen Mehrwert schaffen können.

Ihre Einführung muss jedoch im Einklang mit der Art der von uns erbrachten Dienstleistungen stehen.

EDICOM ist an globalen Projekten in den Bereichen EDI, elektronische Rechnungsstellung und Steuerberichterstattung beteiligt, in denen Daten zu kritischen Transaktionen unserer Kunden verarbeitet und integriert werden. Bestellungen, Rechnungen, Logistikdokumente, Steuerinformationen oder Daten aus den Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen können aus unternehmerischer Sicht besonders sensible Informationen enthalten.

Daher erfordert der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in diesen Umgebungen die Anwendung strenger Kriterien in Bezug auf Sicherheit, Vertraulichkeit, Datenschutz und Risikokontrolle.

Unser Ansatz basiert auf einer einfachen Idee: KI kann eingesetzt werden, wenn ein klarer geschäftlicher Zweck vorliegt und sie einen Mehrwert bietet, stets im Rahmen der Governance- und Sicherheitsvorschriften, die EDICOM auf seine gesamte Geschäftstätigkeit anwendet.

Dies bedeutet, mit zuvor geprüften Tools zu arbeiten, die verwendeten Informationen auf das unbedingt Notwendige zu beschränken und eine wirksame menschliche Überwachung aufrechtzuerhalten, wenn die Art der Aufgabe dies erfordert.

Künstliche Intelligenz kann uns bei der Programmierung, Entwicklung, Forschung, Erstellung von Inhalten und anderen beruflichen Tätigkeiten unterstützen. Sie kann auch in eine Lösung integriert werden, wenn sie es ermöglicht, ein konkretes Problem unserer Kunden besser zu lösen.

Ein Grundsatz bleibt jedoch unverändert.

Die Daten, die unsere Kunden über die Dienste von EDICOM austauschen, werden nicht als Rohmaterial für das Training, das Umtrainieren, das Fine-Tuning, die Verbesserung oder die Validierung von Modellen der Künstlichen Intelligenz verwendet.

Das Ziel ist nicht, die Möglichkeiten dieser Technologie einzuschränken.

Es geht darum, sie dort zu nutzen, wo sie wirklich einen Mehrwert bieten, ohne dabei die Sicherheits-, Kontroll- und Vertrauensstandards zu senken, die von einem Technologieanbieter erwartet werden, der an kritischen Integrationsprozessen beteiligt ist.
 

KI im Einsatz bei EDI, elektronischer Rechnungsstellung und Steuerberichterstattung.

Nicht alle Anwendungsbereiche der künstlichen Intelligenz sind gleich.

Es ist eine Sache, sie einzusetzen, um beim Verfassen eines Textes zu helfen, Unterlagen zusammenzufassen oder eine Aufgabe zu beschleunigen. Eine ganz andere Sache ist es jedoch, sie auf kritische Informationen anzuwenden, die unseren Kunden gehören.

Genau hier zieht EDICOM eine ganz klare Grenze.

Unsere Plattform verwaltet Milliarden von Transaktionen zwischen Unternehmen, Lieferanten, Kunden und öffentlichen Verwaltungen. Bestellungen, Rechnungen, Versandbenachrichtigungen, Steuerunterlagen und viele andere Nachrichten durchlaufen unsere Systeme.

Doch dass diese Informationen unsere Plattform durchlaufen, bedeutet nicht, dass EDICOM sie analysieren muss.

Tatsächlich war unsere Rolle schon immer genau das Gegenteil.

Wir erklären das gerne ganz einfach: wir sind elektronische Postboten.

Ein Postbote muss die Angaben auf dem Umschlag lesen, um zu wissen, wo er einen Brief zustellen muss. Aber er öffnet den Brief nicht, liest seinen Inhalt nicht und analysiert ihn erst recht nicht.

Bei EDICOM verhält es sich ähnlich.

Wir müssen ein Dokument identifizieren, wissen, woher es kommt, wohin es zugestellt werden soll, welches Format es hat und welche technischen Vorgaben es erfüllen muss, um es korrekt verarbeiten zu können.

Aber wir nutzen die darin enthaltenen Informationen nicht, um das Geschäft unserer Kunden zu untersuchen, Rückschlüsse auf ihre Abläufe zu ziehen oder aus diesen Daten Erkenntnisse zu gewinnen.

Und das Aufkommen der Künstlichen Intelligenz ändert nichts an diesem Grundsatz.

Im Gegenteil. Es macht es sogar noch wichtiger, dies klarzustellen.

Die neuen KI-Tools verfügen über eine enorme Fähigkeit, große Datenmengen zu lesen, zu interpretieren, miteinander in Beziehung zu setzen und Informationen daraus zu extrahieren. Genau aus diesem Grund darf ihre Einführung nicht dazu führen, dass wir eine Grenze überschreiten, die EDICOM seit Jahrzehnten respektiert.

Wir werden keine künstliche Intelligenz einsetzen, um die Informationen und Daten zu analysieren oder zu interpretieren, die unsere Kunden über unsere Plattform austauschen.

B2B-Integration und künstliche Intelligenz

Wenn wir über künstliche Intelligenz im Zusammenhang mit EDI sprechen, sollten wir mit einem ganz einfachen Gedanken beginnen: Nicht jeder Integrationsprozess benötigt KI.

Tatsächlich liegt ein Großteil des Wertes von EDI gerade im Gegenteil.

B2B-Integrationsprojekte basieren auf Strukturen, Standards und Regeln, die bereits bekannt sind. Wir wissen, welche Art von Dokument wir erhalten, welche Informationen es enthalten muss, wie es validiert werden muss, in welches Format es umgewandelt werden muss und an welches System es gesendet werden muss.

Das bezeichnen wir als deterministischen Prozess.

Unter denselben Bedingungen muss das System immer das gleiche Ergebnis liefern.

Wenn ein Unternehmen Bestellungen, Rechnungen, Versandbenachrichtigungen oder Steuerdokumente automatisch in sein ERP-System, an seine Lieferanten oder an eine Steuerbehörde integriert, ist genau das unser Ziel:

• Vorhersehbarkeit,
• Kontrolle
• und das Fehlen von Interpretationen.

KI erweist sich als besonders nützlich bei Informationen, die keiner festen Struktur folgen, wenn sich Regeln nicht ohne Weiteres definieren lassen oder wenn Inhalte erkannt und interpretiert werden müssen.

EDI löst genau das gegenteilige Problem.

Auf einer B2B-Datenintegrationsplattform sind strukturierte Nachrichten bereits für die automatische Verarbeitung vorbereitet. Wir brauchen keine KI, die eine EDI-Rechnung, eine EDIFACT-Bestellung oder ein XML-Dokument „versteht“, wenn die Bedeutung jedes einzelnen Datensatzes bereits im Voraus definiert ist.

Wo kommt KI also in einem EDI-Projekt zum Einsatz?

Das wahre Potenzial zeigt sich an den Grenzen des Prozesses.

Ein Teil der Informationen, die bei Unternehmen eingehen, gelangt über unstrukturierte Kanäle: PDF-Dokumente, per E-Mail empfangene Dateien oder Informationen, die aufgrund ihrer Beschaffenheit nicht für die Integration in ein ERP-System geeignet sind.

Genau hier können sich KI und EDI ergänzen.

Künstliche Intelligenz kann dabei helfen, unstrukturierte Informationen in konkrete Daten umzuwandeln.

Sobald diese gewonnen und validiert sind, übernehmen Integrationstechnologien wie EDICOMiPaaS die Weiterleitung an die Unternehmenssysteme und setzen den Prozess automatisch fort.

In diesen Fällen kann KI den Umfang der B2B-Integrationen erweitern, ohne die Logik zu verändern, auf der EDI basiert.

• Die KI übernimmt das, was sich nur schwer anhand von Regeln lösen lässt.
• EDI kümmert sich um das, was stets nach festen Regeln funktionieren muss.

Unsere Vision von KI im Bereich EDI und elektronischer Rechnungsstellung besteht daher nicht darin, Standards, Formate oder deterministische Prozesse durch KI-Modelle zu ersetzen.

Vielmehr geht es darum, jede Technologie dort einzusetzen, wo sie wirklich Sinn macht.

KI in unstrukturierten Dokumenten

Bisher haben wir erläutert, wo wir künstliche Intelligenz nicht einsetzen wollen.

Es gibt jedoch auch Szenarien, in denen ihr Einsatz durchaus Sinn macht.

Denken wir zum Beispiel an eine per E-Mail im PDF-Format erhaltene Rechnung.

Während eine EDI-Rechnung oder eine strukturierte elektronische Rechnung direkt in ein ERP-System integriert werden kann, ist ein PDF im Grunde genommen nach wie vor ein Dokument, das dafür gedacht ist, von einer Person gelesen zu werden.

Hier kann KI eine echte Lücke schließen: das Dokument interpretieren, die erforderlichen Informationen ausfindig machen und sie in strukturierte Daten umwandeln, um sie in die Verwaltungssysteme zu integrieren.

Dies ist genau einer der Bereiche, in denen EDICOM diese Technologie bereits einsetzt.

EDICOM PDF2Data ist unser Dienst zur Interpretation von PDF-Dokumenten und zur Extraktion wichtiger Daten für deren Integration in ERP-Systeme oder Verwaltungssysteme jeglicher Art.

Dieser Fall veranschaulicht recht gut, wie wir den Einsatz von KI auf unserer Plattform verstehen.

Sie ersetzt nicht das, was bereits funktioniert, sondern fungiert als Werkzeug, das die Automatisierung dort erweitern kann, wo es noch Informationen gibt, die schwer zu integrieren sind.

Kundendatenschutz: Die rote Linie, die EDICOM niemals überschreitet

Wenn von Datenschutz die Rede ist, denkt man fast immer an personenbezogene Daten, Privatsphäre oder die DSGVO.

Bei EDICOM blicken wir weit darüber hinaus.

Unsere Plattform verwaltet Milliarden von Transaktionen im Zusammenhang mit kritischen Prozessen einiger der größten Unternehmen der Welt: Bestellungen, Rechnungen, Versandbenachrichtigungen, Steuerunterlagen usw. sind Teil ihrer Beziehungen zu Kunden, Lieferanten, Logistikdienstleistern und Behörden.

Es handelt sich um äußerst sensible Informationen.

Preise, Mengen, Geschäftsbedingungen, Produktreferenzen, Volumina usw. sind kritische Daten, die die Lieferkette und die Betriebsabläufe unserer Kunden beschreiben.

Wenn wir über Datensicherheit bei EDI, elektronischer Rechnungsstellung, Steuerberichterstattung oder B2B-Integration sprechen, geht dies weit über den Schutz personenbezogener Daten hinaus.

Wir beziehen uns auf den Schutz aller Informationen, die uns unsere Kunden anvertrauen.

Seit seiner Gründung und bei der Abwicklung von Milliarden von Transaktionen hat EDICOM noch nie einen Datenverlust oder einen Diebstahl von Kundendaten erlebt.

Dieses Ergebnis ist weder auf eine kürzlich getroffene Entscheidung zurückzuführen noch eine Folge des Einzugs der KI. Es ist das Ergebnis einer Arbeitsweise, bei der Sicherheit und Vertraulichkeit fester Bestandteil der Konzeption unserer Dienstleistungen sind.

Der Einsatz künstlicher Intelligenz muss in genau dieses Modell passen.

Deshalb analysieren wir vor der Einführung eines Tools, welche Technologie es nutzt, wer es bereitstellt, wie es mit den Informationen umgeht, wo es diese verarbeitet, ob es sie speichern oder wiederverwenden kann und welche Garantien es bietet.

Erfüllt eine Lösung nicht die Sicherheits- und Vertraulichkeitsstandards, die wir von unseren übrigen Technologien verlangen, wird sie nicht in unsere Geschäftstätigkeit integriert.

Wir können KI einsetzen, um bestimmte Aufgaben in den Bereichen Programmierung, Entwicklung oder Forschung zu verbessern.

Wir können sie in Lösungen wie EDICOM PDF2Data integrieren, um den Umfang unserer Projekte zur Datenintegration von EDI und elektronischen Rechnungen zu erweitern.

Denn Innovation hat bei EDICOM ihren Platz. Wäre dies nicht der Fall, wären wir heute nicht der technologische Maßstab, zu dem wir geworden sind.

Sie muss jedoch mit demselben Sicherheitsniveau einhergehen, das wir auch für den Rest unserer Technologieplattform anwenden.

KI-Governance bei EDICOM: Schnell innovieren, umsichtig umsetzen

Der Einsatz von Technologien, die uns helfen, besser zu arbeiten und unseren Kunden einen Mehrwert zu bieten, ist Teil der DNA von EDICOM.

Und in unserem Fall ist es auch eine Notwendigkeit.

100 % unserer Dienstleistungen werden auf der Grundlage selbst entwickelter technologischer Lösungen erbracht. Das zwingt uns dazu, die technologische Entwicklung genau zu verfolgen, neue Funktionen zügig zu integrieren und unsere Plattform so zu gestalten, dass sie auf neue Herausforderungen und Anforderungen reagieren kann.

Künstliche Intelligenz ist Teil dieser Entwicklung.

Wir verfolgen ihre Fortschritte aufmerksam, testen ihre Möglichkeiten und integrieren jene Tools und Funktionen, die uns helfen können, uns zu verbessern.

Es wäre unsinnig, anders vorzugehen.

Eine Technologie schnell einzuführen bedeutet jedoch nicht, dies ohne Augenmaß zu tun.

Genau wie bei jedem anderen Tool, das in unsere Geschäftstätigkeit integriert werden kann, analysieren wir die Technologie, den Anbieter, die Art und Weise, wie Informationen verarbeitet werden, sowie die möglichen Auswirkungen in Bezug auf Sicherheit, Datenschutz und Compliance.

Innovation wahllos zu behindern, wäre mit einem Technologieunternehmen wie EDICOM unvereinbar.

Ebenso wenig wäre es jedoch vereinbar, Lösungen einzuführen, die nicht den Anforderungen entsprechen, die wir an den Rest unserer Infrastruktur und an unsere Dienste in den Bereichen EDI, elektronische Rechnungsstellung, Steuerberichterstattung und B2B-Integration stellen.

Unser Verständnis von Governance im Bereich der künstlichen Intelligenz besteht daher nicht darin, eine spezifische Bürokratie rund um die KI zu schaffen.

Vielmehr geht es darum, denselben technologischen Maßstab anzuwenden, der unsere Entwicklung in der Vergangenheit stets geleitet hat: zu verstehen, welchen Beitrag sie leisten kann, ihre Risiken zu kennen und sie dann einzusetzen, wenn ihre Sicherheitsgarantien unseren Anforderungen gerecht werden.

Unser Ansatz ist eindeutig:

Wir nutzen die Potenziale neuer Technologien so früh wie möglich, sofern sie einen Mehrwert bieten, ohne dabei Abstriche bei Sicherheit, Datenschutz und Compliance zu machen.

Menschliche Überwachung vor, während und nach

Künstliche Intelligenz kann Aufgaben beschleunigen, Informationen ordnen oder Ergebnisse vorschlagen.

Aber bei EDICOM hat immer ein Mensch das letzte Wort.

Und zwar nicht irgendein Mensch.

Unsere Teams bestehen aus Spezialisten für EDI, elektronische Rechnungsstellung, Steuerberichterstattung und Datenintegration, die die Prozesse, Vorschriften und Besonderheiten jedes einzelnen Projekts viel besser kennen als es jedes KI-Modell jemals könnte.

Dieses Wissen entsteht nicht von heute auf morgen.

Die Fachkräfte, die bei EDICOM einsteigen, durchlaufen ein strenges technisches Onboarding und bilden sich kontinuierlich weiter, um in Bezug auf EDI-Standards, Modelle der elektronischen Rechnungsstellung, internationale steuerliche Anforderungen und Integrationstechnologien auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Deshalb verstehen wir die menschliche Überwachung der künstlichen Intelligenz als mehr als nur die Überprüfung einer Antwort, bevor sie akzeptiert wird.

Das bedeutet, dass jedes mit KI-Unterstützung generierte Ergebnis von jemandem geprüft werden muss, der das Problem kennt, den Kontext versteht und erkennen kann, wann eine Antwort korrekt, unvollständig oder schlichtweg unsinnig ist.

KI kann ein außergewöhnliches Werkzeug sein, das auf dem Wissen basiert, das Menschen in sich tragen.

Und in den Bereichen EDI, elektronische Rechnungsstellung oder Steuer-Compliance sind es unsere Spezialisten, die über dieses Wissen verfügen. Deshalb delegieren wir keine Aufgaben wie:

• Überprüfung auf Unstimmigkeiten.
• Analyse der geltenden Vorschriften im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung und der Steuerberichterstattung.
• Aktualisierung der Datenschnittstellen, um sie an die verschiedenen gesetzlichen Entwicklungen weltweit anzupassen.
• Validierung der Integrationstests mit Geschäftspartnern und Behörden.
• usw.

Künstliche Intelligenz kann den Experten unterstützen.

Sie kann sein Urteilsvermögen jedoch nicht ersetzen.

DSGVO und künstliche Intelligenz bei EDICOM

Wenn wir über die DSGVO und künstliche Intelligenz sprechen, sollten wir zunächst etwas klarstellen, das manchmal verwechselt wird.

Die DSGVO schützt personenbezogene Daten, d. h. Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Über unsere Dienste verarbeiten wir zudem große Datenmengen, die ebenso sensibel oder sogar noch sensibler sind als personenbezogene Daten, jedoch nicht ausdrücklich in der DSGVO geregelt sind.

EDICOM handelt unter Wahrung der Rechte und hält sich strikt an alle geltenden Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten. Gleichzeitig wendet das Unternehmen die höchsten Überwachungsstandards auch auf andere Datenarten an, die nicht unter diese Vorschriften fallen.

Grundsätze der DSGVO wie Zweckbindung, Datenminimierung, Sicherheit, Vertraulichkeit und Rechenschaftspflicht gelten unabhängig von der eingesetzten Technologie weiterhin uneingeschränkt. Diese Grundsätze wenden wir zudem auf alle nicht personenbezogenen Daten an, von denen wir auf der EDICOM-Plattform zahlreiche verarbeiten.

Der Einsatz künstlicher Intelligenz bei EDICOM bedeutet keine neue Art der Datennutzung (weder bei personenbezogenen noch bei anderen Daten).

Künstliche Intelligenz kann als Technologie ein bahnbrechendes Werkzeug sein, das die Ausführung von Aufgaben ermöglicht, die bisher nicht möglich waren.

Der Datenschutz und die Verantwortung für die Daten liegen jedoch weiterhin bei demjenigen, der sie nutzt.