Inteligência Artificial em EDI, Fatura Eletrónica e Reporting Fiscal

10 perguntas (mais uma) sobre a política da EDICOM em matéria de IA

Poderíamos dedicar este artigo a explicar, em primeiro lugar, a nossa visão sobre a Inteligência Artificial, a segurança, o EDI, a proteção de dados e a supervisão humana, deixando as respostas às questões essenciais para o final.

Preferimos fazer o contrário.

Se precisa de conhecer a política da EDICOM relativamente à utilização da Inteligência Artificial, encontrará provavelmente as respostas que procura nas seguintes perguntas.

A utilização da Inteligência Artificial na EDICOM

A Inteligência Artificial está a abrir novas possibilidades para automatizar processos, analisar informação e melhorar a produtividade das organizações.

Na EDICOM, encaramos estas tecnologias como ferramentas capazes de acrescentar valor, tanto ao desenvolvimento das nossas soluções como a determinados processos internos da empresa.

No entanto, a sua adoção deve ser coerente com a natureza dos serviços que prestamos.

A EDICOM participa em projetos globais de EDI, faturação eletrónica e reporting fiscal, nos quais são tratados e integrados dados relacionados com transações críticas dos nossos clientes. Encomendas, faturas, documentos logísticos, informação fiscal ou dados resultantes das relações comerciais entre empresas podem conter informações particularmente sensíveis do ponto de vista empresarial.

Por isso, a integração da Inteligência Artificial nestes ambientes exige critérios rigorosos de segurança, confidencialidade, proteção de dados e controlo de riscos.

A nossa abordagem parte de uma ideia simples: a IA pode ser utilizada quando existe uma finalidade empresarial clara e esta acrescenta valor, sempre no âmbito do quadro de governação e segurança que a EDICOM aplica ao conjunto das suas atividades.

Isto implica trabalhar com ferramentas previamente avaliadas, limitar a informação utilizada ao estritamente necessário e assegurar uma supervisão humana efetiva sempre que a natureza da tarefa o exija.

A Inteligência Artificial pode apoiar-nos na programação, no desenvolvimento, na investigação, na criação de conteúdos e noutras atividades profissionais. Pode também ser integrada numa solução quando permite resolver de forma mais eficaz um problema concreto dos nossos clientes.

Mas há um princípio que não muda.

Os dados que os nossos clientes trocam através dos serviços da EDICOM não são utilizados como matéria-prima para treinar, retreinar, afinar, melhorar ou validar modelos de Inteligência Artificial.

O objetivo não é limitar as potencialidades desta tecnologia.

É tirar partido delas onde realmente acrescentam valor, sem comprometer os níveis de segurança, controlo e confiança exigidos a um fornecedor tecnológico envolvido em processos críticos de integração.

IA aplicada ao EDI, à faturação eletrónica e ao reporting fiscal

Nem todas as utilizações da Inteligência Artificial são iguais.

Uma coisa é utilizá-la para ajudar a redigir um texto, resumir documentação ou agilizar uma tarefa. Outra, bem diferente, é aplicá-la a informações críticas pertencentes aos nossos clientes.

É aqui que a EDICOM estabelece uma linha muito clara.

A nossa plataforma gere milhares de milhões de transações entre empresas, fornecedores, clientes e administrações públicas. Encomendas, faturas, avisos de expedição, documentos fiscais e muitas outras mensagens circulam pelos nossos sistemas.

No entanto, o facto de estas informações passarem pela nossa plataforma não significa que a EDICOM deva analisá-las.

Na verdade, o nosso papel sempre foi precisamente o contrário.

Gostamos de explicar esta ideia de forma muito simples: somos carteiros eletrónicos.

Um carteiro precisa de ler as informações do envelope para saber onde entregar uma carta. Mas não abre a carta, não lê o seu conteúdo e muito menos o analisa.

Com a EDICOM, acontece algo semelhante.

Precisamos de identificar um documento, saber de onde vem, onde deve ser entregue, qual o seu formato e que regras técnicas devem cumprir para ser processado corretamente.

No entanto, não utilizamos a informação nele contida para estudar os negócios dos nossos clientes, tirar conclusões sobre as suas operações ou gerar conhecimento a partir desses dados.

E a chegada da Inteligência Artificial não altera este princípio.

Pelo contrário, torna ainda mais importante deixar esta posição bem clara.

As novas ferramentas de IA têm uma enorme capacidade para ler, interpretar, relacionar e extrair informação de grandes volumes de dados. Precisamente por isso, a sua adoção não pode levar-nos a ultrapassar uma linha que a EDICOM respeita há décadas.

Não utilizamos a Inteligência Artificial para analisar ou interpretar as informações e os dados que os nossos clientes trocam através da nossa plataforma.

Integração B2B e Inteligência Artificial

Quando falamos de Inteligência Artificial aplicada ao EDI, convém começar por uma ideia muito simples: nem todos os processos de integração precisam de IA.

Na verdade, grande parte do valor do EDI reside precisamente no contrário.

Os projetos de integração B2B funcionam com base em estruturas, normas e regras previamente conhecidas. Sabemos que tipo de documento estamos a receber, que informações deve conter, como deve ser validado, em que formato deve ser transformado e para que sistema deve ser enviado.

É a isto que chamamos um processo determinístico.

Nas mesmas condições, o sistema deve produzir sempre o mesmo resultado.

Quando uma empresa integra automaticamente encomendas, faturas, avisos de expedição ou documentos fiscais com o seu ERP, os seus fornecedores ou uma administração tributária, é precisamente isso que procuramos garantir:

• previsibilidade,
• controlo
• e ausência de interpretações.

A IA é particularmente útil quando se trata de informação que não segue uma estrutura fixa, quando as regras não podem ser definidas facilmente ou quando é necessário reconhecer e interpretar conteúdos.

O EDI resolve precisamente o problema oposto.

Numa plataforma de integração de dados B2B, as mensagens estruturadas já estão preparadas para o processamento automático. Não precisamos de recorrer à IA para «compreender» uma fatura EDI, uma encomenda EDIFACT ou um documento XML quando o significado de cada dado já está previamente definido.

Então, onde se enquadra a IA num projeto de EDI?

O verdadeiro potencial surge nos limites do processo.

Parte da informação que chega às empresas é transmitida através de canais não estruturados: documentos PDF, ficheiros recebidos por e-mail ou informação que, pela sua própria natureza, não está preparada para ser integrada num ERP.

É aqui que a IA e o EDI se podem complementar.

A Inteligência Artificial pode ajudar a converter informação não estruturada em dados concretos.

Depois de extraídos e validados, os dados são encaminhados para os sistemas empresariais através de tecnologias de integração, como o EDICOMiPaaS, dando continuidade automática ao processo.

Nestes casos, a IA pode alargar o âmbito das integrações B2B sem alterar a lógica de funcionamento do EDI.

• A IA permite tratar situações difíceis de resolver através de regras predefinidas.
• O EDI assegura o processamento de acordo com regras predefinidas.

Assim, a nossa visão da aplicação da IA ao EDI e à faturação eletrónica não passa por substituir normas, formatos ou processos determinísticos por modelos de IA.

Passa por utilizar cada tecnologia onde faz verdadeiramente sentido.

IA aplicada a documentos não estruturados

Até aqui, explicámos onde não pretendemos utilizar a Inteligência Artificial.

Mas também existem cenários em que a sua aplicação faz todo o sentido.

Pensemos, por exemplo, numa fatura recebida por e-mail em formato PDF.

Enquanto uma fatura EDI ou uma fatura eletrónica estruturada pode ser integrada diretamente num ERP, um PDF continua a ser, essencialmente, um documento concebido para ser lido por uma pessoa.

Neste caso, a IA pode responder a uma necessidade concreta: interpretar o documento, identificar as informações necessárias e convertê-las em dados estruturados para integração nos sistemas de gestão.

Este é precisamente um dos domínios em que a EDICOM já aplica esta tecnologia.

O EDICOM AI Extractor é o nosso serviço para interpretar documentos PDF e extrair dados essenciais à sua integração num ERP ou noutro sistema de gestão.

Este exemplo ilustra bem a forma como encaramos a aplicação da IA à nossa plataforma.

A IA não substitui aquilo que já funciona; atua como uma ferramenta capaz de alargar a automatização a situações em que ainda existem informações difíceis de integrar.

A proteção dos dados dos clientes: a linha vermelha que a EDICOM nunca ultrapassa

Quando se fala em proteção de dados, pensa-se quase sempre em dados pessoais, privacidade ou RGPD.

Na EDICOM, a nossa perspetiva vai muito além disso.

A nossa plataforma gere milhares de milhões de transações relacionadas com processos críticos de algumas das maiores empresas do mundo. Encomendas, faturas, avisos de expedição, documentos fiscais, entre outros, fazem parte das suas relações com clientes, fornecedores, operadores logísticos e administrações públicas.

Trata-se de informação extremamente sensível.

Os preços, as quantidades, as condições comerciais, as referências de produtos, os volumes, entre outros, são dados críticos que refletem a cadeia de abastecimento e a atividade operacional dos nossos clientes.

Falar de segurança dos dados em EDI, faturação eletrónica, reporting fiscal ou integração B2B vai muito além da proteção de dados pessoais.

Referimo-nos à proteção de toda a informação que os nossos clientes nos confiam.

Desde o início da sua atividade, e ao longo de milhares de milhões de transações processadas, a EDICOM nunca sofreu qualquer perda de dados nem qualquer roubo de informação dos seus clientes.

Este resultado não decorre de uma decisão recente, nem surgiu em consequência da chegada da IA. É fruto de uma forma de trabalhar em que a segurança e a confidencialidade fazem parte integrante da conceção dos nossos serviços.

A adoção da Inteligência Artificial deve enquadrar-se neste mesmo modelo.

Por isso, antes de incorporar qualquer ferramenta, analisamos a tecnologia utilizada, quem a fornece, a forma como trata a informação, onde a processa, se pode conservá-la ou reutilizá-la e que garantias oferece.

Se uma solução não cumpre os níveis de segurança e confidencialidade que exigimos das restantes tecnologias, não é incorporada nas nossas atividades.

Podemos aplicar a IA para melhorar determinadas tarefas de programação, desenvolvimento ou investigação.

Podemos também integrá-la em soluções como o EDICOM AI Extractor, de forma a alargar o âmbito dos nossos projetos de integração de dados no contexto do EDI e da faturação eletrónica.

A inovação tem lugar na EDICOM. Caso contrário, não teríamos alcançado a posição de referência tecnológica que ocupamos atualmente.

Mas a inovação deve coexistir com o mesmo nível de segurança que exigimos a todas as outras componentes da nossa plataforma tecnológica.

Governação da IA na EDICOM: inovar rapidamente, aplicar com critério

A adoção de tecnologias que nos ajudem a trabalhar melhor e a acrescentar mais valor aos nossos clientes faz parte do ADN da EDICOM.

No nosso caso, é também uma necessidade.

Todos os nossos serviços são prestados através de soluções tecnológicas desenvolvidas internamente. Isto obriga-nos a acompanhar de perto a evolução tecnológica, a incorporar novas capacidades com agilidade e a manter a nossa plataforma preparada para novos desafios e necessidades.

A Inteligência Artificial faz parte desta evolução.

Acompanhamos de perto os seus avanços, testamos as suas potencialidades e incorporamos ferramentas e funcionalidades que nos podem ajudar a melhorar.

Não faria sentido agir de outra forma.

No entanto, adotar rapidamente uma tecnologia não significa fazê-lo sem critério.

Tal como acontece com qualquer outra ferramenta que possa ser integrada nas nossas atividades, analisamos a tecnologia utilizada, o fornecedor, a forma como trata a informação e as possíveis implicações em matéria de segurança, proteção de dados e conformidade.

Impor barreiras indiscriminadas à inovação seria incompatível com uma empresa tecnológica como a EDICOM.

Mas também seria incompatível com os nossos princípios incorporar soluções que não estivessem à altura dos requisitos que exigimos à nossa infraestrutura e aos nossos serviços de EDI, faturação eletrónica, reporting fiscal e integração B2B.

A nossa forma de encarar a governação da Inteligência Artificial não passa, portanto, pela criação de uma burocracia específica em torno da IA.

Consiste em aplicar-lhe os mesmos critérios tecnológicos que têm orientado a nossa evolução ao longo dos anos: compreender o valor que pode acrescentar, conhecer os seus riscos e utilizá-la quando as garantias que oferece estiverem à altura das nossas exigências.

O equilíbrio é simples:

Adotar, tão rapidamente quanto possível, tudo o que nos torna melhores, sem nunca comprometer o nível de segurança que os nossos clientes esperam de nós.

Supervisão humana antes, durante e depois

A Inteligência Artificial pode acelerar tarefas, organizar informação ou propor resultados.

Mas, na EDICOM, a decisão final cabe sempre a uma pessoa.

E não a uma pessoa qualquer.

As nossas equipas são constituídas por especialistas em EDI, faturação eletrónica, reporting fiscal e integração de dados, que conhecem os processos, a legislação e as particularidades de cada projeto muito melhor do que qualquer modelo de IA.

Esse conhecimento não se adquire de um dia para o outro.

Os profissionais que ingressam na EDICOM passam por um processo rigoroso de integração e formação técnica e continuam a atualizar os seus conhecimentos para se manterem a par das normas EDI, dos modelos de faturação eletrónica, dos requisitos fiscais internacionais e das tecnologias de integração.

Por isso, entendemos que a supervisão humana da Inteligência Artificial vai muito além de rever uma resposta antes de a aceitar.

Significa que qualquer resultado gerado com o apoio da IA deve ser avaliado por alguém que conheça o problema, compreenda o contexto e saiba identificar quando uma resposta está correta, incompleta ou simplesmente não faz sentido.

A IA pode ser uma ferramenta extraordinária, apoiada no conhecimento acumulado pelas pessoas.

Em matéria de EDI, faturação eletrónica ou conformidade fiscal, esse conhecimento pertence aos nossos especialistas. Por isso, não delegamos em nenhum LLM tarefas como:

• Revisão de inconsistências.
• Análise da legislação em vigor em matéria de faturação eletrónica ou reporting fiscal.
• Atualização de interfaces de dados para as adaptar às sucessivas alterações legislativas em todo o mundo.
• Validação dos testes de integração com parceiros comerciais e administrações públicas. Etc.

A Inteligência Artificial pode apoiar o especialista.

Não pode substituir o seu discernimento.

RGPD e Inteligência Artificial na EDICOM

Quando falamos de RGPD e Inteligência Artificial, importa começar por esclarecer um aspeto que, por vezes, é confundido.

O RGPD protege os dados pessoais, ou seja, as informações relativas a uma pessoa singular identificada ou identificável.

Além disso, através dos nossos serviços, gerimos grandes volumes de dados que, embora possam ser tão ou mais sensíveis do que os dados pessoais, não estão especificamente abrangidos pelo RGPD.

A EDICOM adota uma abordagem rigorosa, cumprindo integralmente a legislação em vigor em matéria de proteção de dados pessoais e estendendo, simultaneamente, os mais elevados padrões de segurança e controlo a outros tipos de dados não abrangidos por essa legislação.

Princípios do RGPD, como a limitação das finalidades, a minimização dos dados, a segurança, a confidencialidade e a responsabilidade, continuam a ser plenamente aplicáveis, independentemente da tecnologia utilizada. Além disso, estendemos estes princípios a todos os dados que gerimos na plataforma EDICOM, incluindo os dados não pessoais.

A adoção da Inteligência Artificial na EDICOM não representa uma nova forma de utilizar os dados, sejam eles pessoais ou de qualquer outra natureza.

Enquanto tecnologia, a Inteligência Artificial pode ser disruptiva e permitir a realização de tarefas que antes eram impossíveis.

Mas a proteção dos dados e a responsabilidade pela sua utilização continuam a caber a quem os utiliza.