Inteligencia Artificial en EDI, Factura Electrónica y Reporting Fiscal

10 Preguntas (más una) sobre la política de EDICOM respecto a la IA

Podríamos dedicar este el artículo a explicar primero nuestra visión sobre la Inteligencia Artificial, la seguridad, el EDI, la protección de datos o la supervisión humana y dejar las respuestas a cuestiones clave para el final.

Preferimos hacerlo al revés.

Si necesitas saber cuál es la política de EDICOM sobre el uso de la Inteligencia Artificial, probablemente las respuestas a las siguientes preguntas sean lo que vas buscando.

El uso de la Inteligencia Artificial en EDICOM 

La Inteligencia Artificial está abriendo nuevas posibilidades para automatizar procesos, analizar información y mejorar la productividad de las organizaciones.

En EDICOM entendemos estas tecnologías como herramientas capaces de aportar valor tanto al desarrollo de nuestras soluciones como a determinados procesos de la compañía.

Pero su adopción debe ser coherente con la naturaleza de los servicios que prestamos.

EDICOM participa en proyectos globales de EDI, Factura Electrónica y Reporting Fiscal en los que se procesan e integran datos relacionados con transacciones críticas de nuestros clientes. Órdenes de compra, facturas, documentos logísticos, información fiscal o datos derivados de las relaciones comerciales entre empresas pueden contener información especialmente sensible desde el punto de vista empresarial.

Por ello, incorporar Inteligencia Artificial a estos entornos exige aplicar criterios rigurosos en materia de seguridad, confidencialidad, protección de datos y control del riesgo.

Nuestro planteamiento parte de una idea sencilla: la IA puede utilizarse cuando existe una finalidad de negocio clara y aporta valor, siempre dentro del marco de gobernanza y seguridad que EDICOM aplica al conjunto de su actividad.

Esto implica trabajar con herramientas previamente evaluadas, limitar la información utilizada a la estrictamente necesaria mantener una supervisión humana efectiva cuando la naturaleza de la tarea lo requiera.

La Inteligencia Artificial puede ayudarnos en programación, desarrollo, investigación, generación de contenidos y otras actividades profesionales. También puede incorporarse a una solución cuando permite resolver de una manera mejor un problema concreto de nuestros clientes.

Pero existe un principio que no cambia.

Los datos que nuestros clientes intercambian a través de los servicios de EDICOM no se convierten en materia prima para entrenar, reentrenar, realizar fine-tuning, mejorar o validar modelos de Inteligencia Artificial.

El objetivo no es limitar las posibilidades de esta tecnología.

Es aprovecharlas allí donde realmente aportan valor, sin rebajar los niveles de seguridad, control y confianza exigibles a un proveedor tecnológico involucrado en procesos críticos de integración.
 

IA aplicada a EDI, Factura Electrónica y Reporting Fiscal.

No todos los usos de la Inteligencia Artificial son iguales.

Una cosa es utilizarla para ayudar a redactar un texto, resumir documentación o acelerar una tarea. Y otra muy distinta es aplicarla sobre información crítica que pertenece a nuestros clientes.

Ahí es donde EDICOM marca una línea muy clara.

Nuestra plataforma gestiona miles de millones de transacciones entre empresas, proveedores, clientes y administraciones públicas. Órdenes de compra, facturas, avisos de expedición, documentos fiscales y muchos otros mensajes recorren nuestros sistemas.

Pero que esa información pase por nuestra plataforma no significa que EDICOM tenga que analizarla.

De hecho, nuestro papel siempre ha sido justo el contrario.

Nos gusta explicarlo de una forma muy sencilla: somos carteros electrónicos.

Un cartero necesita leer la información del sobre para saber dónde tiene que entregar una carta. Pero no abre la carta, no lee su contenido y mucho menos se pone a analizarlo.

Con EDICOM ocurre algo parecido.

Necesitamos identificar un documento, saber de dónde viene, dónde debe entregarse, qué formato tiene o qué reglas técnicas debe cumplir para poder procesarlo correctamente.

Pero no utilizamos la información que contiene para estudiar el negocio de nuestros clientes, sacar conclusiones sobre sus operaciones o generar conocimiento a partir de esos datos.

Y la llegada de la Inteligencia Artificial no cambia ese principio.

Al contrario. Hace todavía más importante dejarlo claro.

Las nuevas herramientas de IA tienen una enorme capacidad para leer, interpretar, relacionar y extraer información a partir de grandes cantidades de datos. Precisamente por eso, su adopción no puede llevarnos a cruzar una línea que EDICOM lleva décadas respetando.

No aplicaremos Inteligencia Artificial para analizar o interpretar la información y los datos que nuestros clientes intercambian a través de nuestra plataforma.

B2B Integration & Inteligencia Artificial 

Cuando hablamos de Inteligencia Artificial aplicada a EDI, conviene empezar por una idea muy sencilla: no todo proceso de integración necesita IA.

De hecho, buena parte del valor del EDI está precisamente en lo contrario.

Los proyectos de integración B2B funcionan sobre estructuras, estándares y reglas previamente conocidas. Sabemos qué tipo de documento estamos recibiendo, qué información debe contener, cómo debe validarse, en qué formato debe transformarse y a qué sistema debe enviarse.

Es lo que llamamos un proceso determinista.

Ante las mismas condiciones, el sistema debe producir siempre el mismo resultado.

Cuando una empresa está integrando automáticamente órdenes de compra, facturas, avisos de expedición o documentos fiscales con su ERP, sus proveedores o una administración tributaria, esto es exactamente lo que buscamos:

• previsibilidad,
• control
• y ausencia de interpretaciones.

La IA resulta especialmente útil con información que no sigue una estructura fija, cuando las reglas no pueden definirse con facilidad o cuando hay que reconocer e interpretar contenido.

El EDI resuelve justo el problema contrario.

En una plataforma de integración de datos B2B, los mensajes estructurados ya están preparados para ser procesados automáticamente. No necesitamos que una IA «entienda» una factura EDI, una orden de compra EDIFACT o un documento XML si el significado de cada dato ya está definido de antemano.

Entonces, ¿dónde encaja la IA en un proyecto EDI?

El verdadero potencial aparece en los límites del proceso.

Parte de la información llega a las empresas lo hace por canales estructurados: documentos PDF, archivos recibidos por correo electrónico o información que, por su propia naturaleza, no está preparada para integrarse en un ERP.

Es ahí donde IA y EDI pueden complementarse.

La Inteligencia Artificial puede ayudar a convertir información inicialmente no estructurada en datos concretos.

Una vez obtenidos y validados, las tecnologías de integración como EDICOMiPaaS, se encargarán de llevarlos hasta los sistemas corporativos y continuar el proceso de forma automática.

En estos casos, la IA puede ampliar la cobertura de las integraciones B2B sin alterar la lógica sobre la que funciona el EDI.

• La IA cubre aquello que resulta difícil resolver mediante reglas.
• El EDI se ocupa de aquello que debe funcionar siempre conforme a reglas.

Por tanto, nuestra visión de la IA aplicada a EDI y Factura Electrónica no consiste en sustituir estándares, formatos o procesos deterministas por modelos de IA.

Consiste en utilizar cada tecnología donde realmente tiene sentido.

IA aplicada a documentos no estructurados

Hasta aquí hemos explicado dónde no queremos utilizar Inteligencia Artificial.

Pero también hay escenarios en los que su aplicación tiene todo el sentido.

Pensemos, por ejemplo, en una factura recibida por correo electrónico en PDF.

Mientras una factura EDI o una factura electrónica estructurada puede integrarse directamente en un ERP, un PDF sigue siendo, en esencia, un documento pensado para ser leído por una persona.

Aquí la IA puede cubrir una carencia real: interpretar el documento, localizar la información necesaria y convertirla en datos estructurados para integrarlos en los sistemas de gestión. 

Es precisamente uno de los ámbitos en los que EDICOM ya está aplicando esta tecnología.

EDICOM PDF2DATA es nuestro servicio para la interpretación de documentos PDF, y la extracción de datos clave para su integración en el ERP’s o sistema de gestión de cualquier tipo. 

Este caso representa bastante bien cómo entendemos la IA aplicada a nuestra plataforma. 

No sustituye lo que ya funciona, sino que actúa como una herramienta capaz de ampliar la automatización allí donde todavía existe información difícil de integrar.

La protección de los datos de clientes: La línea roja que nunca cruza EDICOM

Cuando se habla de protección de datos casi siempre se piensa en datos personales, privacidad o RGPD.

En EDICOM miramos bastante más allá.

Nuestra plataforma gestiona miles de millones de transacciones relacionadas con procesos críticos de algunas de las mayores compañías del mundo: órdenes de compra, facturas, avisos de expedición, documentos fiscales, etc., forman parte de sus relaciones con clientes, proveedores, operadores logísticos y administraciones públicas.

Es información muy sensible.

Los precios, cantidades, condiciones comerciales, referencias de producto, volúmenes, etc., son datos críticos que describen la cadena de suministro y la operativa de nuestros clientes.

Hablar de seguridad de datos en EDI, Factura Electrónica, Reporting Fiscal o integración B2B, va mucho más allá de la protección de datos personales.

Nos referimos a proteger toda la información que nuestros clientes nos confían.

Desde sus inicios, y gestionando miles de millones de transacciones, EDICOM no ha sufrido nunca una pérdida de datos ni un robo de información de sus clientes.

Ese resultado no responde a una decisión reciente ni aparece como consecuencia de la llegada de la IA. Es consecuencia de una forma de trabajar en la que la seguridad y la confidencialidad forman parte del diseño de nuestros servicios.

La adopción de Inteligencia Artificial debe encajar en ese mismo modelo.

Por eso, antes de incorporar una herramienta analizamos qué tecnología utiliza, quién la proporciona, cómo trata la información, dónde la procesa, si puede conservarla o reutilizarla y qué garantías ofrece.

Si una solución no alcanza los niveles de seguridad y confidencialidad que exigimos al resto de nuestras tecnologías, no se incorpora a nuestra actividad.

Podemos aplicar IA para mejorar determinadas tareas de programación, desarrollo o investigación.

Podemos incorporarla a soluciones como EDICOM PDF2DATA para ampliar el alcance de nuestros proyectos de integración de datos de EDI y Factura Electrónica.

Y es que la innovación tiene espacio en EDICOM. Si no fuera así, no seríamos hoy el referente tecnológico en el que nos hemos convertido.

Pero tiene que convivir con el mismo nivel de seguridad que aplicamos al resto de nuestra plataforma tecnológica.

Gobernanza de IA en EDICOM: Innovar rápido, aplicar con criterio

La adopción de tecnologías capaces de ayudarnos a trabajar mejor y aportar más valor a nuestros clientes forma parte del ADN de EDICOM.

Y, en nuestro caso, es también una necesidad.

El 100 % de nuestros servicios se presta a partir de soluciones tecnológicas de desarrollo propio. Eso nos obliga a seguir de cerca la evolución tecnológica, incorporar nuevas capacidades con agilidad y mantener nuestra plataforma preparada para responder a nuevos retos y necesidades.

La Inteligencia Artificial forma parte de esa evolución.

Seguimos de cerca sus avances, probamos sus posibilidades e incorporamos aquellas herramientas y capacidades que pueden ayudarnos a mejorar.

No tendría sentido actuar de otra manera.

Pero adoptar una tecnología con rapidez no significa hacerlo sin criterio.

Del mismo modo que ocurre con cualquier otra herramienta que pueda integrarse en nuestra actividad, analizamos su tecnología, el proveedor que la ofrece, la forma en que trata la información y sus posibles implicaciones desde el punto de vista de la seguridad, la protección de datos y el cumplimiento.

Poner barreras indiscriminadas a la innovación sería incompatible con una compañía tecnológica como EDICOM.

Pero también lo sería incorporar soluciones que no estén a la altura de los requisitos que exigimos al resto de nuestra infraestructura y a nuestros servicios de EDI, Factura Electrónica, Reporting Fiscal e integración B2B.

Nuestra forma de entender la gobernanza de la Inteligencia Artificial no consiste, por tanto, en crear una burocracia específica alrededor de la IA.

Consiste en aplicarle el mismo criterio tecnológico que ha guiado históricamente nuestra evolución: entender qué puede aportar, conocer sus riesgos y utilizarla cuando sus garantías están a la altura de nuestras exigencias.

El equilibrio es sencillo:

Adoptar cuanto antes aquello que nos hace mejores, sin rebajar nunca el nivel de seguridad que esperan nuestros clientes.

Supervisión humana antes, durante y después

La Inteligencia Artificial puede acelerar tareas, ordenar información o proponer resultados.

Pero en EDICOM la última palabra la tiene siempre una persona.

Y no una persona cualquiera.

Nuestros equipos están formados por especialistas en EDI, Factura Electrónica, Reporting Fiscal e integración de datos que conocen los procesos, las normativas y las particularidades de cada proyecto mucho mejor de lo que puede hacerlo cualquier modelo de IA.

Ese conocimiento no aparece de la noche a la mañana.

Los profesionales que se incorporan a EDICOM pasan por un onboarding técnico riguroso y continúan formándose para mantenerse al día en estándares EDI, modelos de Factura Electrónica, requisitos fiscales internacionales y tecnologías de integración.

Por eso entendemos la supervisión humana de la Inteligencia Artificial como algo más que revisar una respuesta antes de aceptarla.

Significa que cualquier resultado generado con apoyo de IA debe estar bajo el criterio de alguien que conoce el problema, entiende el contexto y sabe detectar cuándo una respuesta es correcta, incompleta o simplemente no tiene sentido.

La IA puede es herramienta extraordinaria basada en el conocimiento que atesoran las personas.

Y en materia de EDI, Factura Electrónica o Compliance Fiscal, son nuestros especialistas los que tienen ese conocimiento, por lo que no delegamos en ningún LLM tareas como:

• Revisión de inconsistencias.
• Análisis de la normativa vigente en matera de factura electrónica o reporting fiscal.
• Actualización de interfaces datos para alinearlas con las distintas evoluciones normativas en todo el mundo.
• Validación de las pruebas de integración con interlocutores comerciales y administraciones públicas.
• etc.

La Inteligencia Artificial puede asistir al experto.

No sustituir su criterio.

RGPD e Inteligencia artificial en EDICOM

Cuando hablamos de RGPD e Inteligencia Artificial, conviene empezar aclarando algo que a veces se mezcla.

El RGPD protege datos personales, es decir, información relacionada con una persona física identificada o identificable.

Y, a través de nuestros servicios, gestionamos además grandes volúmenes de datos que, siendo tanto o más sensibles que cualquier dato personal, no están contemplados específicamente en RGPD.

EDICOM actúa de forma garantista, cumpliendo escrupulosamente con toda la normativa vigente en materia de protección de datos de carácter personal, y extendiendo al tiempo, los más altos estándares de vigilancia a datos de otro tipo ajenos a esta normativa. 

Principios del RGPD como la limitación de la finalidad, minimización de datos, seguridad, confidencialidad y responsabilidad siguen siendo plenamente aplicables independientemente de la tecnología utilizada. Principios que extendemos, además, a cualquier dato no precisamente personal de los muchos que gestionamos en la Plataforma EDICOM.

La adopción de Inteligencia Artificial en EDICOM no supone una nueva forma de utilizar los datos (personales o de cualquier tipo).

La Inteligencia Artificial, como tecnología, puede ser una herramienta disruptiva que permita realizar tareas que hasta ahora no eran posibles. 

Pero la protección de los datos, y la responsabilidad sobre ellos, sigue recayendo en manos de quién los utiliza.