Praxisbeispiel für elektronische Speicherung: digitale Aufbewahrung der elektronischen Rechnung

Die elektronische Rechnungsstellung nimmt weltweit zu, sowohl in den Geschäftsbeziehungen mit dem öffentlichen Sektor als auch im B2B-Bereich. Dieses System beschleunigt die Prozesse der Erstellung und des Versands von Dokumenten und sorgt für mehr Sicherheit. Aber wie sieht es mit der Speicherung aus? Um die Vorteile der Technologie optimal zu nutzen, ist es unerlässlich, den gesamten Zyklus mit einer ordnungsgemäßen Aufbewahrung der elektronischen Rechnung abzuschließen.

Allerdings ist bei der digitalen Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen nicht alles erlaubt. Es ist zu beachten, dass es sich um Dateien handelt, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften über einen langen Zeitraum aufbewahrt werden müssen. In Spanien beispielsweise beträgt diese Frist mindestens 10 Jahre. Hinzu kommt, dass es sich um Dokumente handelt, die vertrauliche Daten enthalten und im Falle von Rechtsstreitigkeiten vorgelegt werden müssen. Deshalb ist es so wichtig, über geeignete Sicherheitsmaßnahmen zu verfügen.

Ein weiterer Aspekt, der bei der digitalen Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen zu berücksichtigen ist, ist, dass diese in der Regel mit anderen Dokumenten verknüpft sind: von Bestätigungen bis hin zu Vertragsunterlagen wie Bestellungen oder Versandbenachrichtigungen (Lieferscheine). Das bedeutet, dass alle Dokumente jeder Transaktion in miteinander verknüpfter Form aufbewahrt werden sollten, um spätere Abfragen zu erleichtern.

Wie ist die Lösung?

In Frankreich wurde die Frage der elektronischen Speicherung mit Beweiskraft durch die Norm AFNOR NF Z42-013 und ISO 14641 auf internationaler Ebene geregelt. Diese Normen legen die Bestimmungen fest, die zu befolgen sind, damit die elektronische Speicherung den Dokumenten Beweiskraft verleiht, d. h. sie vor Dritten oder Behörden zulässig sind. Dies hängt von der Integritätsgarantie ab, die das elektronische Archivierungssystem (SAE) bietet.
Ein SAE gewährleistet die Integrität der Dokumente, indem es das Dokument bei der Indizierung durch einen Fingerabdruck (z. B. eine elektronische Signatur) versiegelt. Dieser kryptografische Prozess garantiert somit, dass die archivierte Rechnung nicht verändert wurde.

EDICOM archiviert als qualifizierter Vertrauensdienstleister elektronische Rechnungen in seinem SAE EDICOMLTA und versieht sie mit einem qualifizierten elektronischen Siegel und Zeitstempel. Diese qualifizierten Vertrauensdienste verleihen den Dokumenten eine zusätzliche Sicherheitsebene und Beweiskraft, da sie die Beweislast umkehren. Darüber hinaus ist die langfristige Unversehrtheit der Rechnungen durch unseren vertrauenswürdigen Dienst zur Aufbewahrung qualifizierter elektronischer Siegel gewährleistet, wodurch deren Zuverlässigkeit über ihre technologische Gültigkeit hinaus verlängert wird.

Im Zusammenhang mit der Speicherung elektronischer Rechnungen ist dieser hohe Beweiswert interessant, da er sich aus den vertrauenswürdigen Diensten ergibt, die in der Europäischen Verordnung eIDAS 910/2014 definiert sind, die für alle Mitgliedsländer der Europäischen Union unmittelbar gilt. Dadurch gelten die archivierten Rechnungen europaweit als rechtsgültiger Nachweis.

EDICOMLTA, die elektronische Speicherplattform von EDICOM, wurde auf der Grundlage dieser europäischen Anforderungen entwickelt und bietet ihren Nutzern zahlreiche Funktionen: Abruf von Dokumenten, Möglichkeit, Dokumente desselben Geschäftsvorfalls (Bestellung, Lieferschein, Rechnung) miteinander zu verknüpfen, Protokollierung aller auf der Plattform durchgeführten Aktionen und aller Vorgänge mit den Dokumenten einschließlich der Archivierung von digitalen Nachweisen.

Wie funktioniert EDICOMLta?

EDICOMLta (EDICOM Long Term Archiving) ist der zertifizierte Dienst für die langfristige elektronische Speicherung, den EDICOM als qualifizierter Anbieter vertrauenswürdiger Dienste anbietet. Es handelt sich um einen Dienst, der gemäß den technologischen Sicherheitsanforderungen der Norm ISO 14641 entwickelt wurde und durch die Europäische Verordnung 910/2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für die elektronische Speicherung von Dokumenten anerkannt ist.

• Die Lösung EDICOMLta verwahrt die per EDI eingegangenen Bestellungen, sowohl von der öffentlichen Verwaltung als auch von anderen Partnern. Der Dienst generiert automatisch die Metadaten, um die zugehörigen Dokumente zu indexieren und zu hierarchisieren. Wenn Bestellungen per E-Mail oder Fax eingehen, kann der Benutzer sie hochladen und die Metadaten manuell erfassen.
• Die EDICOM-Plattform ist in das ERP-System integriert, um die Rechnung im entsprechenden Format (Facturae, FatturaPA usw.) auszustellen.
• Anschließend speichert EDICOMLta das Dokument und verknüpft es mit den übrigen zugehörigen Dateien.
• Die elektronische Rechnung wird an den Empfänger gesendet, bei dem es sich um ein anderes Unternehmen oder die öffentliche Verwaltung handeln kann.
• Die von den Behörden gesendeten Bestätigungen (ACK'S) werden ebenfalls zusammen mit jeder Rechnung aufbewahrt.
• Der Benutzer kann die elektronischen Rechnungen über eine sichere private Umgebung einsehen. Jede Aktion, die mit der Datei durchgeführt wird, wird ebenfalls als Nachweis gegenüber Dritten gespeichert.