Cas pratique d'archivage électronique : la conservation numérique de la facture électronique
La facturation électronique se développe dans le monde entier, tant dans le cadre de marchés publics, que dans la sphère du B2B. Cette transition technologique accélère et sécurise les processus de génération et d'envoi des documents. Mais qu'en est-il de l'archivage ? Pour maximiser les avantages de cette technologie, il est essentiel de finaliser le cycle de vie d'une par une la mise en place de mécanismes de conservation adéquats de la facture électronique.
Toutefois, le stockage électronique des factures électroniques se doit d'être réalisé en respectant certaines conditions. Les fichiers doivent être conservés pendant une longue période, qui varie en fonction de l'obligation légale en vigueur. En Espagne, par exemple, cette période est d'au moins 10 ans. En outre, ces documents contiennent des données confidentielles qui peuvent être requises dans le cadre de litiges portés devant les judiciaires compétents. Pour cette raison, il est si important de disposer de mesures de sécurité adaptées.
L'un des autres aspects à prendre en compte dans le cadre de l'archivage électronique des factures électroniques repose sur le fait que ces factures sont généralement liées à d'autres documents : des accusés de réception de ces factures aux annexes (tels que les bons de commande ou les avis d'expédition). Ainsi, l'ensemble des documents correspondant à chaque transaction doivent être conservés conjointement afin de faciliter les consultations ultérieures.
Quelle est la solution ?
En France, la question de l'archivage électronique à valeur probante a été réglementée par la norme AFNOR NF Z42-013 et la norme ISO 14641 à l'échelle internationale. Ces normes précisent les bonnes pratiques à respecter afin que l'archivage électronique permette aux documents de disposer d'une valeur probante. En d'autres termes, les mécanismes de cette norme permettent légalement aux parties prenantes impliquées de présenter le contenu de ces documents à un tiers ou aux autorités compétentes en cas de litige. Ce degré de garantie d'intégrité est permis par le biais des Systèmes d'Archivage Electronique (SAE).
Un SAE garantit l'intégrité des documents en scellant le document lors de son archivage au moyen d'une empreinte digitale (par exemple, une signature électronique). Ce processus cryptographique garantit donc la non-altération de la facture archivée.
EDICOM, en tant que prestataire de services de confiance qualifié, archive les factures électroniques dans son SAE EDICOMLTA en les scellant avec un cachet électronique et un horodatage qualifié. Ces services de confiance qualifiés confèrent aux documents une sécurité supplémentaire et une valeur probante, car ils renversent la charge de la preuve. De plus, l'archivage complet des factures est garanti à long terme grâce à notre gamme de service de confiance proposée dans le cadre de la conservation des cachets électroniques qualifiés.
Dans le contexte de l'archivage des factures électroniques, la valeur probante de cet archivage est particulièrement intéressant car il dépend des services de confiance définis par le règlement européen eIDAS 910/2014, qui s'applique directement à tous les pays membres de l'Union européenne. En conséquence, les factures archivées dans les conditions prévues par ce règlement sont considérées comme des preuves légales dans toute l'Europe.
EDICOMLTA, la plateforme d'archivage électronique d'EDICOM, a été développée autour de ce contexte européen et offre de multiples fonctionnalités à ses utilisateurs : consultation de documents, possibilité de relier les documents résultant d'une même transaction (commande, bon de livraison, facture), enregistrement de toutes les actions effectuées sur la plateforme et sur les documents, avec ajout de l'archivage des preuves.
Comment fonctionne EDICOMLta ?
EDICOMLta (EDICOM Long term archiving) est le service d'archivage électronique certifié à long terme proposé par EDICOM en tant que prestataire qualifié de services de confiance. Il s'agit d'un service développé conformément aux exigences technologiques de sécurité encadrées par la norme ISO 14641 et reconnu conforme au règlement européen 910/2014 relatif à l'identification électronique et aux services de confiance pour le stockage électronique de documents.
- La solution EDICOMLta archive les bons de commande reçus par EDI, tant de la part de l'administration publique que de tout autre partenaire. La solution génère automatiquement les métadonnées pour indexer et hiérarchiser les documents liés. Si les bons de commande arrivent par courrier électronique ou par fax, l'utilisateur peut les charger et enregistrer les métadonnées manuellement.
- La plateforme EDICOM s'intègre à l'ERP pour émettre la facture dans le format correspondant (Facturae, FatturaPA, etc.).
- EDICOMLta enregistre ensuite le document et le relie aux autres fichiers associés.
- La facture électronique est envoyée au destinataire, qui peut être une autre entreprise ou l'administration publique.
- Les accusés de réception (ACK) envoyés par les administrations sont également conservés avec chaque facture.
- L'utilisateur peut consulter les factures électroniques dans un environnement privé sécurisé. Chaque action effectuée sur le fichier est également enregistrée comme preuve à l'égard des tiers.
