Praktijkvoorbeeld van elektronische archivering: digitale conservatie van elektronische facturen

Elektronische facturen worden wereldwijd steeds populairder, zowel in commerciële relaties met de publieke sector als in B2B-relaties. Dit systeem versnelt en verhoogt de veiligheid van het genereren en verzenden van documenten. Maar hoe zit het met de archivering ervan? Om de voordelen van de technologie te maximaliseren, is het essentieel om de hele cyclus af te sluiten met een adequate conservatie van de elektronische factuur.

Bij het digitaal conserveren van elektronische facturen is echter niet alles toegestaan. Er moet rekening mee worden gehouden dat het gaat om bestanden die wettelijk verplicht gedurende een lange periode moeten worden bewaard. In Spanje is dat bijvoorbeeld minimaal 10 jaar. Daar komt nog bij dat het documenten betreft die vertrouwelijke gegevens bevatten en die bij gerechtelijke geschillen kunnen worden opgevraagd. Daarom is het zo belangrijk om over de juiste veiligheidsmaatregelen te beschikken.

Een ander aspect waarmee rekening moet worden gehouden bij het digitaal bewaren van elektronische facturen is dat ze meestal gekoppeld zijn aan andere documenten: van ontvangstbevestigingen tot contractuele documenten zoals inkooporders of verzendingsberichten (leveringsbonnen). Dit betekent dat alle documenten van elke transactie gekoppeld moeten worden bewaard om latere raadplegingen te vergemakkelijken.

Wat is de oplossing?

In Frankrijk wordt de kwestie van elektronische archivering met bewijskracht geregeld door de norm AFNOR NF Z42-013 en ISO 14641 op internationaal niveau. Deze normen geven aan welke bepalingen moeten worden nageleefd om elektronische bewaring bewijskracht te verlenen aan documenten, d.w.z. dat ze aanvaardbaar zijn voor een derde partij of de autoriteiten. Dit hangt af van de integriteitsgarantie die het elektronische archiveringssysteem (EAS) biedt.

Een SAE garandeert de integriteit van de documenten door het document bij het indexeren te verzegelen met een digitale vingerafdruk (bijvoorbeeld een elektronische handtekening). Dit cryptografische proces garandeert dus dat de gearchiveerde factuur niet kan worden gewijzigd.

EDICOM, als gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener, archiveert elektronische facturen in zijn SAE EDICOMLTA door ze te verzegelen met een gekwalificeerd elektronisch zegel en tijdstempel. Deze gekwalificeerde vertrouwensdiensten geven de documenten een extra laag van veiligheid en bewijskracht omdat ze de bewijslast omkeren. Bovendien wordt de integriteit van de facturen op lange termijn gegarandeerd dankzij onze vertrouwensdienst voor het conserveren van gekwalificeerde elektronische zegels, waardoor de betrouwbaarheid ervan verder reikt dan hun technologische geldigheid.
 

In de context van de archivering van elektronische facturen is dit hoge niveau van bewijskracht interessant omdat het voortvloeit uit de vertrouwensdiensten die zijn gedefinieerd in de Europese verordening eIDAS 910/2014, die rechtstreeks van toepassing is op alle lidstaten van de Europese Unie. Als gevolg hiervan worden gearchiveerde facturen in heel Europa als wettelijk bewijs beschouwd.

EDICOMLTA, het elektronische archiveringsplatform van EDICOM, is ontwikkeld op basis van deze Europese vereisten en biedt zijn gebruikers tal van functies: raadpleging van documenten, mogelijkheid om documenten die voortvloeien uit dezelfde commerciële procedure (bestelling, leveringsbon, factuur) aan elkaar te koppelen, registratie van alle acties die op het platform worden uitgevoerd en van de documenten, met inbegrip van het archief van bewijsstukken.

Hoe werkt EDICOMLta?

EDICOMLta (EDICOM Long term archiving) is de gecertificeerde dienst voor langdurige elektronische archivering die EDICOM aanbiedt als gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener. Het is een dienst die is ontwikkeld in overeenstemming met de technologische veiligheidseisen van ISO 14641 en erkend is door de Europese Verordening 910/2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische archivering van documenten.

• De EDICOMLta-oplossing bewaart de via EDI ontvangen inkooporders, zowel van de overheid als van andere partners. De dienst genereert automatisch de metagegevens om de gekoppelde documenten te indexeren en te hiërarchiseren. Als de inkooporders per e-mail of fax worden ontvangen, kan de gebruiker ze uploaden en de metagegevens handmatig registreren.
• Het EDICOM-platform is geïntegreerd met het ERP-systeem om de factuur in het juiste formaat (Facturae, FatturaPA, enz.) uit te geven.
• Vervolgens slaat EDICOMLta het document op en koppelt het aan de rest van de gekoppelde bestanden.
• De elektronische factuur wordt naar de ontvanger gestuurd, die een ander bedrijf of de overheid kan zijn.
• De bevestigingen (ACK's) die door de overheidsinstanties worden verzonden, worden ook bij elke factuur bewaard.
• De gebruiker kan de elektronische facturen raadplegen via een beveiligde privéomgeving. Elke actie die op het bestand wordt uitgevoerd, wordt ook geregistreerd als bewijs voor derden.