Caso prático de armazenamento eletrônico: a conservação digital da fatura eletrônica

A fatura eletrônica está evoluindo em todo o mundo, tanto nas relações comerciais com o Setor Público como nas de âmbito B2B. Este sistema agiliza e proporciona maior segurança nos processos de geração e envio dos documentos. Mas o que acontece com o armazenamento? Para maximizar as vantagens da tecnologia, é imprescindível fechar todo o ciclo com uma conservação adequada da fatura eletrônica.

No entanto, nem tudo serve na hora de conservar digitalmente as faturas eletrônicas. É importante levar em consideração que se trata de arquivos que devem ser guardados por obrigação legal durante um longo período. Na Espanha, por exemplo, o prazo mínimo é de 10 anos. A isto soma-se, ainda, o fato de serem documentos que contêm dados confidenciais e que podem ser solicitados em processos judiciais. Por isso, é tão importante dispor das medidas de segurança adequadas.

Outro aspeto a ser considerado na conservação digital das faturas eletrônicas é que, habitualmente, estão ligadas a outros documentos: desde recibos até arquivos contratuais, como ordens de compra ou avisos de expedição. Isso implica que todos os documentos de cada transação devem ser conservados de forma vinculada, para facilitar consultas posteriores.

Qual é a solução?

Na França, a questão do armazenamento eletrônico com valor probatório tem sido regulada pela norma AFNOR NF Z42-013 e pela ISO 14641 a nível internacional. Essas normas indicam as disposições que devem ser seguidas para que o armazenamento eletrônico atribua aos documentos um valor probatório, ou seja, que sejam admissíveis perante terceiros ou autoridades. Isso depende da garantia de integridade fornecida pelo Sistema de Arquivo Eletrônico (SAE).

Um SAE garante a integridade dos documentos ao selar o documento quando é indexado, através da aplicação de uma impressão digital (por exemplo, uma assinatura eletrônica). Assim, este processo criptográfico assegura que a fatura arquivada não seja modificada.

A EDICOM, como provedora de serviços de confiança qualificada, arquiva faturas eletrônicas no seu SAE EDICOMLTA, selando-as com um selo eletrônico e um selo temporário qualificados. Estes serviços de confiança qualificados conferem aos documentos um nível adicional de segurança e valor probatório, pois transferem a carga da prova. Além disso, a preservação íntegra das faturas está garantida a longo prazo graças ao nosso serviço de confiança para a conservação dos selos eletrônicos qualificados, permitindo estender a confiabilidade destes além da sua validade tecnológica.

No contexto do armazenamento de faturas eletrônicas, esse elevado nível de valor probatório é relevante porque deriva dos serviços de confiança definidos pelo Regulamento Europeu eIDAS 910/2014, que é de aplicação direta em todos os países membros da União Europeia. Como resultado, as faturas arquivadas são consideradas prova legal em toda a Europa.

A EDICOMLTA, a plataforma de armazenamento eletrônico da EDICOM, foi desenvolvida tendo em conta estes requisitos europeus e oferece múltiplas funcionalidades aos seus utilizadores: consulta de documentos, possibilidade de relacionar os documentos resultantes do mesmo processo comercial (pedido, guia de expedição, fatura), registro de todas as ações realizadas na plataforma e sobre os documentos, incluindo o arquivo de evidências.

Como funciona o EDICOMLTA?

O EDICOMLTA (EDICOM Long Term Archiving) é o serviço de armazenamento eletrônico certificado de longa duração que a EDICOM oferece na qualidade de prestador qualificado de serviços de confiança. Trata-se de um serviço desenvolvido de acordo com os requisitos tecnológicos de segurança regulados pela ISO 14641 e reconhecido pelo Regulamento Europeu 910/2014, relativo à identificação eletrônica e aos serviços de confiança para o armazenamento eletrônico de documentos

• A solução EDICOMLTA guarda as ordens de compra recebidas por EDI, tanto da Administração Pública como de qualquer parceiro. O serviço gera automaticamente os metadados para indexar e hierarquizar os documentos vinculados. No caso de as ordens de compra chegarem por e-mail ou fax, o utilizador pode carregá-las e registrar os metadados manualmente.
• A plataforma da EDICOM integra-se com o ERP para emitir a fatura no formato correspondente (Facturae, FatturaPA, etc.).
• Posteriormente, o EDICOMLTA guarda o documento e o relaciona com o restante dos arquivos vinculados.
• A fatura eletrônica é enviada ao destinatário, que pode ser outra empresa ou a Administração Pública.
• As mensagens de resposta (ACKs) enviadas pelas administrações também são armazenadas juntamente com cada fatura.
• O utilizador pode consultar as faturas eletrônicas através de um ambiente privado e seguro. Cada ação realizada sobre o arquivo fica também registrada como prova perante terceiros.