Come applicare l'analisi dei dati nel processo decisionale aziendale

L’uso della fattura elettronica è in crescita in tutto il mondo, sia nei rapporti commerciali con la Pubblica Amministrazione che nell’ambito B2B. Questo sistema semplifica e garantisce maggiore sicurezza nei processi di generazione e consegna dei documenti. Ma che dire dell'archiviazione? Per massimizzare i vantaggi della tecnologia, è essenziale chiudere l'intero ciclo con un'archiviazione adeguata delle fatture elettroniche.

Tuttavia, non tutto è possibile quando si tratta di conservare digitalmente le fatture elettroniche. È importante tenere presente che questi file devono essere obbligatoriamente conservati per un lungo periodo di tempo. In Spagna, ad esempio, il periodo minimo di conservazione è di 10 anni. A ciò si aggiunge il fatto che questi documenti contengono dati riservati e potrebbero essere richiesti in contenziosi giudiziari. Pertanto, è fondamentale disporre di adeguate misure di sicurezza.

Un altro aspetto da considerare quando si effettua la conservazione digitale delle fatture elettroniche è che in genere sono collegate ad altri documenti: dalle ricevute di consegna ai documenti contrattuali come ordini di acquisto o avvisi di spedizione (bolle di consegna). Ciò significa che tutti i documenti relativi a ciascuna transazione dovrebbero essere archiviati in maniera collegata per una facile consultazione successiva.

Qual è la soluzione?

In Francia, la questione dell'archiviazione elettronica con valore probatorio è regolamentata dalla norma AFNOR NF Z42-013 e dalla norma internazionale ISO 14641. Queste norme indicano le disposizioni da seguire affinché l'archiviazione elettronica conferisca valore probatorio ai documenti, ovvero li renda ammissibili a terzi o alle Autorità. Ciò dipende dalla garanzia di integrità offerta dal Sistema di Archiviazione Elettronica (SAE).

Un SAE garantisce l'integrità dei documenti sigillandoli al momento dell'indicizzazione mediante l'applicazione di un'impronta digitale (ad esempio, una firma elettronica). Questo processo crittografico garantisce quindi che la fattura archiviata non possa essere alterata.

EDICOM, in qualità di fornitore di servizi fiduciari qualificato, archivia le fatture elettroniche nel suo SAE EDICOMLTA, sigillandole con un sigillo elettronico qualificato e una marca temporale qualificata. Questi servizi fiduciari qualificati conferiscono ai documenti un ulteriore livello di sicurezza e valore probatorio, invertendo l'onere della prova. Inoltre, la completa conservazione delle fatture è garantita a lungo termine grazie al nostro servizio fiduciario per la conservazione dei sigilli elettronici qualificati, che ne estende l'affidabilità oltre la validità tecnologica.

Nel contesto dell'archiviazione delle fatture elettroniche, questo elevato valore probatorio è interessante perché deriva dai servizi fiduciari definiti dal Regolamento europeo eIDAS 910/2014, direttamente applicabile a tutti gli Stati membri dell'Unione Europea. Di conseguenza, le fatture archiviate sono considerate prova legale in tutta Europa.

EDICOMLTA, la piattaforma di archiviazione elettronica di EDICOM, è stata sviluppata attorno a questi requisiti europei e offre molteplici funzionalità ai suoi utenti: consultazione dei documenti, possibilità di collegare i documenti derivanti dalla stessa procedura commerciale (ordine, bolla di consegna, fattura), registrazione di tutte le azioni effettuate sulla piattaforma e sui documenti con l'inclusione del dossier delle evidenze informatiche.

Come funziona EDICOMLta?

EDICOMLta (EDICOM Long term archiving) è il servizio di archiviazione elettronica a lungo termine certificato offerto da EDICOM in qualità di fornitore qualificato di servizi fiduciari. Si tratta di un servizio sviluppato in conformità con i requisiti di sicurezza tecnologica previsti dalla norma ISO 14641 e riconosciuto dal Regolamento Europeo 910/2014, relativo all'identificazione elettronica e ai servizi fiduciari per l'archiviazione elettronica dei documenti (eIDAS).

• La soluzione EDICOMLta archivia gli ordini di acquisto ricevuti tramite EDI, sia dalla Pubblica Amministrazione che da qualsiasi partner. Il servizio genera automaticamente metadati per indicizzare i documenti collegati. Se gli ordini di acquisto arrivano via e-mail o fax, l'utente può caricarli e registrare manualmente i metadati.
• La piattaforma di EDICOM si integra con l'ERP per emettere fatture nel formato corrispondente (Facturae, FatturaPA, ecc.).
• EDICOMLta salva quindi il documento e crea una relazione con gli altri file collegati.
• La fattura elettronica viene inviata al destinatario, che può essere un'altra azienda o la Pubblica Amministrazione.
• Insieme a ciascuna fattura vengono archiviate anche le notifiche di accettazione (ACK) inviate dalle amministrazioni.
• Gli utenti possono visualizzare le fatture elettroniche in un ambiente sicuro e riservato. Ogni azione eseguita sul file viene inoltre registrata come prova nei confronti di terze parti.