Elektronische Rechnung in Ghana: E-VAT-System, Validierung und steuerliche Anforderungen
Das elektronische Rechnungsstellungssystem (E-VAT) in Ghana
Ghana befindet sich in einer tiefgreifenden Umgestaltung seines Steuersystems, die von der Ghana Revenue Authority (GRA) geleitet wird und zum Ziel hat, die Steuerverwaltung zu modernisieren, die Steuerhinterziehung zu reduzieren und die Steuerbasis nachhaltig zu erweitern. Diese Strukturreform stützt sich auf zwei grundlegende und sich ergänzende Säulen: die Einführung des elektronischen Rechnungsstellungssystems (E-VAT) und die vollständige Umsetzung des Gesetzes über die Verwendung elektronischer Steuergeräte (FED Act).
Beide Rechtsrahmen sind eng miteinader verbunden. Das FED-Gesetz schreibt vor, dass die Daten jeder Transaktion am Verkaufsort mit zugelassenen elektronischen Fiskalgeräten erfasst weden müssen, um die Integrität, Rückverfolgbarkeit und Sicherheit der Informationen zu gewährleisten. Das E-VAT-System fungiert seinerseits als zentralisierte Plattform der GRA, die diese Daten nahezu in Echtzeit empfängt, validiert und überwacht. Zusammen bilden diese Mechanismen einen lückenlosen Prüfpfad, der an der Registrierkasse des Steuerpflichtigen beginnt und in den Systemen der Steuerverwaltung endet.
Das elektronische Rechnungsstellungssystem in Ghana, offiziell bekannt als E-VAT, wurde durch eine Änderung des Mehrwertsteuergesetzes 870 eingeführt und trat im Oktober 2022 in Kraft. Es handelt sich um ein Echtzeit-Validierungsmodell, das mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen verpflichtet, ihre Rechnungsstellungssysteme oder Verkaufsstellen direkt mit der Plattform der GRA zu verbinden. Jede ausgestellte Rechnung oder Gutschrift muss von der Steuerbehörde validiert werden, die einen eindeutigen Code des Sales Data Controller (SDC) zusammen mit einem QR-Code zuweist, wodurch die Echtheit des Dokuments gewährleistet und dessen Überprüfung erleichtert wird.
Neben der Validierung von Rechnungen und Gutschriften erlegt das E-VAT-System zusätzliche Meldepflichten auf, wie beispielsweise die regelmäßige Übermittlung von Informationen zu Lagerbeständen und Einkäufen, wodurch die GRA Daten ableichen und mögliche Unstimmigkeiten oder Steuerrisiken frühzeitig erkennen kann.
Ergänzend dazu hat die GRA angekündigt, dass die vollständige und verbindliche Anwendung des FED-Gesetzes von 2018 auf nationaler Ebene für Anfang 2026 vorgesehen ist. Dieses Gesetz schreibt die Verwendung zugelassener physischer Geräte an jeder Verkaufsstelle vor, wodurch die Kontrolle der Handelsgeschäfte verstärkt und sichergestellt wird, dass alle Transaktionen vollständig und ohne Manipulationsmöglichkeit erfasst werden.
Das strategische Ziel der GRA ist es, einen Echtzeit-Überblick über mehrwersteuerpflichtige Transaktionen zu erhalten, um so den Umsatz kontinuerlich zu überwachen, Einnahmeverluste zu reduzieren und die Effizienz der Steuerprüfungsverfahren zu verbessern. Gleichzeitig zielt diese Änderung darauf ab, die Transparenz des Steuersystems zu erhöhen, die Steuerbasis durch die Erfassung bisher nicht gemeldeter Transaktionen zu erweitern und langfristig die Steuerkonformität für Steuerzahler durch stärker automatisierte und standardisierte Prozesse zu vereinfachen.
Zeitplan füer die Einführung der elektronischen Rechnung in Ghana
Die Einführung des E-VAT-Systems erfolgte schrittweise, beginnend mit einem Pilotprojekt, das nach und nach auf eine immer größere Zahl von Steuerzahlern ausgeweitet wurde. Dieser stufenweise Ansatz ermöglichte es der GRA, das Modell zu testen, die technologische Infrastruktur zu optimieren und operative Probleme zu beheben, bevor es flächendeckend eingeführt wurde.
- Phase 1 (Pilotphase): Das E-VAT-Pilotprojekt wurde am 1. Oktober 2022 mit einer ersten Gruppe von 50 großen Unternehmen gestartet. Später wurde es auf 600 Steuerzahler ausgeweitet, und es wurden Seminare abgehalten, um den Einführungsprozess zu unterstützen.
- Phase 2 (Ausweitung): Die Ausweitung auf mittelständische Steuerzahler begann Ende 2023. Im September 2024 kündigte die GRA die Aufnahme von 2.000 weiteren Steuerzahlern in das System an. Bis Juni desselben Jahres waren bereits rund 600 Unternehmen verpflichtet, über die E-VAT-Plattform validierte elektronische Rechnungen auszustellen.
- Phase 3 (vollständige Abdeckung): Das Endziel der GRA ist die vollständige Abdeckung aller für Mehrwertsteuerzwecke registrierten Unternehmen. Obwohl ursprünglich geplant war, diesen Prozess bis 2024 abzuschließen, wird die vollständige Einführung schrittweise konsolidert, wobeit bis Ende 2025 bis zu 40.000 Steuerzahler in das System aufgenommen werden sollen, um so die Grundlage für ein vollständig digitalisiertes Steuerkontrollmodell in Ghana zu schaffen.
Modell zur Validierung elektronischer Rechnungen in Ghana
Das E-VAT-System in Ghana basiert auf einem zentralisierten Echtzeit-Validierungsmodell, das direkt von der Ghana Revenue Authority (GRA) verwaltet wird. Damit eine elektronische Rechnung für steuerliche Zwecke als gültig angesehen wird, muss sie eine Reihe von technischen, strukturellen und inhaltlichen Anforderungen erfüllen, die von der Steuerbehörde festgelegt wurden, und vor ihrer endgültigen Ausstellung übermittelt und genehmigt werden.
Jede an das System übermittelte Rechnung oder Gutschrift wird von der GRA einzeln validiert. Nach Abschluss dieses Prozesses fügt die Steuerbehörde der Rechnung einen eindeutigen Code namens Sales Data Controller (SDC) hinzu. Diese Kennung dient als offizieller Validierungsnachweis und enthält verschiedene Sicherheitselemente, darunter einen Zeitstempel, einen QR-Code und die Unterschrift des Generalkomissars, wodurch die Authenizität, Integrität und Unverfälschtheit des Steuerdocuments während seines gesamten Lebenszyklus gewährleistet wird.
Dieses Modell ermöglicht es der GRA, eine wirksame Kontrolle über mehrwertsteuerpflichtige Transaktionen auszuüben und bietet Unternehmen gleichzeitig einen klaren und standardisierten Rahmen für die Ausstellung gültiger Steuerdokumente, wodurch das Risiko von Verstößen und Strafen verringert wird.
Die globale Plattform für elektronische Rechnungen von EDICOM ist für die direkte Anbindung an die GRA vorbereitet und erleichtert sowohl den Versand der elektronischen Dokumente zur Validierung als auch deren anschließende Verteilung an die Endkunden. Mit einer integrierten Lösung können Unternehmen ihre Rechnungsstellungsprozesse vollständig automatisieren und so die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen für die elektronische Mehrwertsteuer in Ghana sicherstellen, ohne ihre internen Betriebsabläufe wesentlich zu verändern.
Dieser ganzheitliche Ansatz ermöglicht es Unternehmen, das Echtzeit-Validerungsmodell Ghanas effizient, skalierbar und sicher zu erfüllen und ihre Rechnungsstellungsprozesse an die aktuellen und zukünftigen regulatorischen Anforderungen des Landes anzupassen.
Der Prozess gliedert sich wie folgt:
- Datenauszug aus dem ERP: Aus dem Unternehmensmanagementsystem (ERP) generiert das Unternehmen eine Datei, die die für die Ausstellung elektronischer Rechnungen erforderlichen Daten gemäß seinen internen Prozessen enthält.
- Umwandlung und Versand an die GRA: EDICOM erhält diese Datei und wandelt sie in das von der GRA geforderte Format und den gedorderten Standard um, wobei zuvor semantische und Kohärenzprüfungen durchgefürt weden. Nach der Validierung wird das Dokument automatisch zur Genehmigung an das Portal der GRA gesendet.
- Empfang des validierten Dokuments: Nach der Validierung durch die GRA erhält EDICOM das Dokument zusammen mit dem zugeziesenen SDC-Code. Diese Informationen können wierder in das ERP-System des Ausstellers integriert oder direkt in die PDF-Rechnung aufgenommen werden, die an den Kunden gesendet wird.
- Aufbewahrung und elektronische Archiverung: EDICOM gewährleistet die sichere Speicherung der elektronischen Dokumente während der in Ghana gesetzlich festgelegten Frist von sechs Jahren und stellt so ihre Verfügbarkeit für künftige Audits, Inspektionen oder Abfragen sicher.
Operative und finanzielle Vorteile
Die Ghana Revenue Authority (GRA) hat eine ehrgeizige Strategie zur Digitalisierung des Steuerwesens auf den Weg gebracht, die als langfristiger Transformationsprozess konzipiert ist. Dieser Fahrplan begann mit der Einführung des Steuerzahlerportals (Taxpayer Portal - TPP) und der Zahlungsplattform Ghana.Gov, Initiaven, die darauf abzielen, die Einreichung von Steuererklärungen zu vereinfachen, die Rückverfolgbarkeit zu verbessern und die Zahlung von Steuern zu beschleunigen. Die Einführung des elektronischen Rechnungsstellungssystems E-VAT und die schrittweise Umsetzung des Gesetzes über elektronische Steuergeräte (FED Act) stellen die kritischsten Phasen dieser Strategie dar, da sie die Automatisierung und Steuerkontrolle auf die Ebene jeder einzelnen Transaktion übertrangen.
Der Übergang zum E-VAT-Modell bietet zusammen mit der Verpflichtung zur Verwendung von Steuergeräten erhebliche betriebliche Vorteile für Unternehmen, die sich entsprechend anpassen. Die Automatisierung der Rechnungsstellung und deren Validierung in nahezu Echtzeit reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich, begrenzt die Abhängigkeit von manuellen Prozessen und minimiert menschliche Fehler. Dadurch können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe optimieren, die betriebliche Effizienz verbessern und mehr Ressourcen für Aktivitäten mit höherer Wertschöpfung einsetzen.
Aus finanzieller und buchhalterischer Sicht verbessert das System die Qualität und Konsistenz der Steuerinformationen und ermöglicht eine genauere und aktuellere Buchhaltung. Die Standardisierung der Daten und die direkte Übermittlung an die GRA tragen zur Senkung der Compliance-Kosten bei, vereinfachen die Erstellung der regelmäßigen Steuererklärungen und beschleunigen die Mehrwertsteuerrückerstattungsprozesse, da Unstimmigkeiten und zusätzliche Auskunftsersuchen seitens der Steuerbehörde reduziert werden.
Diese Reformen beinhalten auch wichtige finanzielle Anreize für den Unternehmenssektor. Die vorgeschlagenen Gesetzesänderungen, die voraussichtlich im Oktober dem Parlament vorgelegt werden, zielen darauf ab, den effektiven Mehrwertsteuersatz von 21,9 % auf 20 % zu senken und darüber hinaus eine vollständige Abzugsfähigkeit einzuführen. Diese Maßnahme soll die Steuerlast verringern, die Liquidität der Unternehmen verbessern und die Attraktivität des ghanaischen Wirtschaftsumfelds insbesondere für internationale Investoren und Unternehmen stärken.
Aus Sicht der Steuerverwaltung ist es das zentrale Ziel der GRA, einen Echtzeit-Überblick über mehrwertsteuerpflichtige Transaktionen zu erhalten, um so die Umsätze kontinuierlich zu überwachen und Einnahmeverluste zu minimieren. Der Umfang dieser Umstellung geht jedoch über die Steuerkontrolle hinaus. Durch die Verbesserung der Transparenz, die Erweiterung der Steuerbasis durch die Erfassung zuvor nicht gemeldeter Transaktionen und die Vereinfachung der Compliance-Prozesse möchte die GRA die freiwillige Einhaltung der Vorschriften fördern und eine kooperativere Beziehung zu den Steuerzahlern aufbauen.
Letztendlich schafft dieser Ansatz die Grundlage für ein faireres, berechenbareres und wettbewerbsfähigeres Geschäftsumfeld, in dem die Technologie sowohl für die Steuerverwaltung als auch für die in Ghana tätigen Unternehmen als Vermittler fungiert.
