Facturación electrónica en Ghana: sistema E-VAT, validación y requisitos fiscales

El sistema de facturación electrónica (E-VAT) en Ghana

Ghana se encuentra inmersa en una profunda transformación de su sistema fiscal, liderada por la Ghana Revenue Authority (GRA), con el objetivo de modernizar la administración tributaria, reducir la evasión fiscal y ampliar de forma sostenible la base impositiva. Esta reforma estructural se apoya en dos pilares fundamentales y complementarios: la implantación del sistema de facturación electrónica (E-VAT) y la aplicación plena de la Ley de Uso de Dispositivos Electrónicos Fiscales (FED Act).

Ambos marcos normativos están estrechamente interconectados. La Ley FED establece la obligatoriedad de capturar los datos de cada transacción en el punto de venta mediante dispositivos electrónicos fiscales homologados, garantizando la integridad, trazabilidad y seguridad de la información. El sistema E-VAT, por su parte, actúa como una plataforma centralizada de la GRA que recibe, valida y supervisa esos datos en tiempo casi real. De forma conjunta, estos mecanismos crean un rastro de auditoría completo, que se inicia en la caja registradora del contribuyente y finaliza en los sistemas de la administración tributaria.

El sistema de facturación electrónica de Ghana, conocido oficialmente como E-VAT, fue introducido mediante la modificación de la Ley del IVA 870 y entró en vigor en octubre de 2022. Se trata de un modelo de validación en tiempo real, que obliga a las empresas registradas a efectos del IVA a conectar sus sistemas de facturación o puntos de venta directamente con la plataforma de la GRA. Cada factura o nota de crédito emitida debe ser validada por la autoridad tributaria, que asigna un código único del Sales Data Controller (SDC) junto con un código QR, elementos que garantizan la autenticidad del documento y facilitan su verificación.

Además de la validación de facturas y notas de crédito, el sistema E-VAT impone obligaciones adicionales de reporte, como la transmisión periódica de información relacionada con inventarios y compras, lo que permite a la GRA cruzar datos y detectar posibles incoherencias o riesgos fiscales de manera anticipada.

De forma complementaria, la GRA ha anunciado que la aplicación plena y obligatoria de la Ley FED de 2018 a nivel nacional está prevista para principios de 2026. Esta legislación exige el uso de dispositivos físicos aprobados en cada punto de venta, reforzando el control de las operaciones comerciales y asegurando que todas las transacciones queden registradas de manera íntegra y sin posibilidad de manipulación.

El objetivo estratégico de la GRA es disponer de una visión en tiempo real de las transacciones sujetas a IVA, lo que le permite monitorizar las ventas de forma continua, reducir las fugas de ingresos y mejorar la eficacia de los procesos de fiscalización. Al mismo tiempo, este cambio persigue aumentar la transparencia del sistema tributario, ampliar la base imponible mediante la captura de transacciones previamente no declaradas y, a largo plazo, simplificar el cumplimiento fiscal para los contribuyentes mediante procesos más automatizados y estandarizados.

Cronograma de implementación de la factura electrónica en Ghana

La implementación del sistema E-VAT se ha desarrollado de manera progresiva, comenzando con un proyecto piloto y ampliándose gradualmente a un número cada vez mayor de contribuyentes. Este enfoque por fases ha permitido a la GRA probar el modelo, optimizar la infraestructura tecnológica y resolver incidencias operativas antes de su despliegue masivo.

• Fase 1 (Piloto): El proyecto piloto del E-VAT se lanzó el 1 de octubre de 2022 con un grupo inicial de 50 grandes empresas. Posteriormente, se amplió para incluir a 600 contribuyentes, y se realizaron seminarios para ayudar en el proceso de incorporación.
• Fase 2 (Expansión): La expansión hacia los contribuyentes de tamaño medio comenzó a finales de 2023. En septiembre de 2024, la GRA anunció la incorporación de 2.000 contribuyentes adicionales al sistema. Para junio de ese mismo año, alrededor de 600 empresas ya estaban obligadas a emitir facturas electrónicas validadas a través de la plataforma E-VAT.
• Fase 3 (Cobertura Total): El objetivo final de la GRA es alcanzar la cobertura total de todas las empresas registradas a efectos del IVA. Aunque inicialmente se planteó completar este proceso en 2024, el despliegue completo se está consolidando de forma progresiva, con la previsión de incorporar hasta 40.000 contribuyentes al sistema a finales de 2025, sentando así las bases para un modelo de control fiscal plenamente digitalizado en Ghana.

Modelo de validación de factura electrónica en Ghana

El sistema E-VAT de Ghana se fundamenta en un modelo de validación centralizada en tiempo real, gestionado directamente por la Ghana Revenue Authority (GRA). Para que una factura electrónica sea considerada válida a efectos fiscales, debe cumplir con una serie de requisitos técnicos, estructurales y de contenido definidos por la administración tributaria, así como ser transmitida y aprobada antes de su emisión definitiva.

Cada factura o nota de crédito enviada al sistema es validada individualmente por la GRA. Una vez superado este proceso, la autoridad tributaria incorpora a la factura un código único denominado Sales Data Controller (SDC). Este identificador actúa como prueba oficial de validación y contiene diversos elementos de seguridad, entre ellos una marca de tiempo, un código QR y la firma del Comisionado General, lo que garantiza la autenticidad, integridad y no alteración del documento fiscal a lo largo de todo su ciclo de vida.

Este modelo permite a la GRA ejercer un control efectivo sobre las transacciones sujetas a IVA, al tiempo que proporciona a las empresas un marco claro y estandarizado para la emisión de documentos fiscales válidos, reduciendo riesgos de incumplimiento y sanciones.

La plataforma global de factura electrónica de EDICOM está preparada para conectarse directamente con la GRA, facilitando tanto el envío de los documentos electrónicos para su validación como su posterior distribución a los clientes finales. Mediante una solución integrada, las empresas pueden automatizar de forma completa sus procesos de facturación, asegurando el cumplimiento de los requisitos legales del IVA electrónico en Ghana sin alterar significativamente sus flujos operativos internos.

Este enfoque integral permite a las empresas cumplir con el modelo de validación en tiempo real de Ghana de forma eficiente, escalable y segura, alineando los procesos de facturación con las exigencias regulatorias actuales y futuras del país.

El proceso se articula de la siguiente manera:

1. Extracción de datos desde el ERP: Desde el sistema de gestión empresarial (ERP), la empresa genera un archivo que contiene los datos necesarios para la emisión de las facturas electrónicas, conforme a sus procesos internos.
2. Transformación y envío a la GRA: EDICOM recibe este archivo y lo transforma al formato y estándar exigidos por la GRA, realizando previamente validaciones semánticas y de coherencia. Una vez validado, el documento se envía de forma automática al portal de la GRA para su aprobación.
3. Recepción del documento validado: Tras la validación por parte de la GRA, EDICOM recibe el documento junto con el código SDC asignado. Esta información puede integrarse de nuevo en el ERP del emisor o incorporarse directamente en la factura en formato PDF que se remitirá al cliente.
4. Conservación y archivo electrónico: Finalmente, EDICOM garantiza el almacenamiento seguro de los documentos electrónicos durante el periodo legalmente establecido en Ghana, que es de seis años, asegurando su disponibilidad para auditorías, inspecciones o consultas futuras.

Beneficios operacionales y financieros

La Ghana Revenue Authority (GRA) ha puesto en marcha una ambiciosa estrategia de digitalización fiscal concebida como un proceso de transformación a largo plazo. Esta hoja de ruta comenzó con la implantación del Portal del Contribuyente (Taxpayer Portal – TPP) y la plataforma de pagos Ghana.Gov, iniciativas orientadas a simplificar la presentación de declaraciones, mejorar la trazabilidad y agilizar el pago de impuestos. La introducción del sistema de facturación electrónica E-VAT y la aplicación progresiva de la Ley de Dispositivos Electrónicos Fiscales (FED Act) representan las fases más críticas de esta estrategia, ya que trasladan la automatización y el control fiscal al nivel de cada transacción individual.

La transición hacia el modelo E-VAT, junto con la obligatoriedad de los dispositivos fiscales, ofrece beneficios operativos significativos para aquellas empresas que se adaptan de forma adecuada. La automatización de la emisión de facturas y su validación en tiempo casi real reduce de manera sustancial la carga administrativa, limita la dependencia de procesos manuales y minimiza los errores humanos. Como resultado, las organizaciones pueden optimizar sus flujos de trabajo, mejorar la eficiencia operativa y dedicar más recursos a actividades de mayor valor añadido.

Desde el punto de vista financiero y contable, el sistema refuerza la calidad y consistencia de la información fiscal, facilitando una contabilidad más precisa y actualizada. La estandarización de los datos y la transmisión directa a la GRA contribuyen a reducir los costes de cumplimiento, simplifican la preparación de las declaraciones periódicas y agilizan los procesos de reembolso del IVA, al disminuir las discrepancias y las solicitudes de información adicional por parte de la autoridad tributaria.

Estas reformas también incorporan incentivos financieros relevantes para el sector empresarial. Los cambios normativos propuestos, que se espera sean presentados al Parlamento en octubre, tienen como objetivo reducir la tasa efectiva del IVA del 21,9 % al 20 %, estableciendo además un régimen de deducibilidad plena. Esta medida busca aliviar la carga fiscal, mejorar la liquidez de las empresas y reforzar el atractivo del entorno económico ghanés, especialmente para inversores y operadores internacionales.

Desde la perspectiva de la administración tributaria, el objetivo central de la GRA es disponer de una visión en tiempo real de las transacciones sujetas a IVA, lo que permite supervisar las ventas de forma continua y minimizar las fugas de ingresos. No obstante, el alcance de esta transformación va más allá del control fiscal. Al mejorar la transparencia, ampliar la base imponible mediante la captura de transacciones previamente no declaradas y simplificar los procesos de cumplimiento, la GRA busca fomentar el cumplimiento voluntario y construir una relación más colaborativa con los contribuyentes.

En última instancia, este enfoque sienta las bases para un entorno empresarial más justo, predecible y competitivo, en el que la tecnología actúa como un facilitador tanto para la administración tributaria como para las empresas que operan en Ghana.