Het elektronische factureringssysteem (E-VAT) in Ghana

Het elektronische factureringssysteem (E-VAT) in Ghana

Ghana bevindt zich midden in een ingrijpende hervorming van zijn belastingstelsel, onder leiding van de Ghana Revenue Authority (GRA), met als doel de belastingadministratie te moderniseren, belastingontduiking tegen te gaan en de belastinggrondslag op duurzame wijze te verbreden. Deze structurele hervorming steunt op twee fundamentele en complementaire pijlers: de invoering van het elektronische facturatiesysteem (E-VAT) en de volledige toepassing van de wet op het gebruik van elektronische fiscale apparatuur (FED Act).

Beide regelgevingskaders zijn nauw met elkaar verbonden. De FED-wet schrijft voor dat de gegevens van elke transactie op het verkooppunt moeten worden vastgelegd met behulp van goedgekeurde elektronische fiscale apparaten, waardoor de integriteit, traceerbaarheid en veiligheid van de informatie wordt gewaarborgd. Het E-VAT-systeem fungeert op zijn beurt als een gecentraliseerd platform van de GRA dat deze gegevens in bijna real-time ontvangt, valideert en controleert. Samen creëren deze mechanismen een volledig controlespoor, dat begint bij de kassa van de belastingplichtige en eindigt bij de systemen van de belastingdienst.

Het elektronische factureringssysteem van Ghana, officieel bekend als E-VAT, werd ingevoerd door een wijziging van de btw-wet 870 en trad in oktober 2022 in werking. Het gaat om een real-time validatiemodel, dat bedrijven die voor btw-doeleinden zijn geregistreerd, verplicht om hun factureringssystemen of verkooppunten rechtstreeks aan te sluiten op het platform van de GRA. Elke uitgegeven factuur of creditnota moet worden gevalideerd door de belastingdienst, die een unieke Sales Data Controller (SDC)-code toekent samen met een QR-code, elementen die de authenticiteit van het document garanderen en de verificatie ervan vergemakkelijken.

Naast de validatie van facturen en creditnota's legt het E-VAT-systeem aanvullende rapportageverplichtingen op, zoals de periodieke overdracht van informatie met betrekking tot voorraden en aankopen, waardoor de GRA-gegevens kan vergelijken en mogelijke inconsistenties of fiscale risico's vroegtijdig kan opsporen.

Als aanvulling hierop heeft de GRA aangekondigd dat de volledige en verplichte toepassing van de FED-wet van 2018 op nationaal niveau gepland is voor begin 2026. Deze wetgeving vereist het gebruik van goedgekeurde fysieke apparaten in elk verkooppunt, waardoor de controle op commerciële transacties wordt versterkt en alle transacties volledig en zonder mogelijkheid tot manipulatie worden geregistreerd.

Het strategische doel van de GRA is om een real-time overzicht te hebben van transacties die onderworpen zijn aan btw, waardoor zij de verkoop continu kan monitoren, inkomstenverlies kan verminderen en de efficiëntie van de controleprocessen kan verbeteren. Tegelijkertijd beoogt deze verandering de transparantie van het belastingstelsel te vergroten, de belastinggrondslag te verbreden door voorheen niet-aangegeven transacties te registreren en op lange termijn de naleving van de belastingwetgeving voor belastingplichtigen te vereenvoudigen door middel van meer geautomatiseerde en gestandaardiseerde processen.

Tijdschema voor de invoering van de elektronische facturering in Ghana

De invoering van het E-VAT-systeem is geleidelijk verlopen, beginnend met een proefproject en geleidelijk uitgebreid naar een steeds groter aantal belastingplichtigen. Door deze gefaseerde aanpak kon de GRA het model testen, de technologische infrastructuur optimaliseren en operationele problemen oplossen voordat het op grote schaal werd ingevoerd.

• Fase 1 (piloot): Het E-VAT-proefproject ging op 1 oktober 2022 van start met een eerste groep van 50 grote bedrijven. Vervolgens werd het uitgebreid tot 600 belastingplichtigen en werden er seminars georganiseerd om het integratieproces te ondersteunen.
• Fase 2 (Uitbreiding): De uitbreiding naar middelgrote belastingplichtigen begon eind 2023. In september 2024 kondigde de GRA aan dat er 2.000 extra belastingplichtigen aan het systeem zouden worden toegevoegd. In juni van datzelfde jaar waren ongeveer 600 bedrijven al verplicht om gevalideerde elektronische facturen uit te geven via het E-VAT-platform.
• Fase 3 (volledige dekking): Het uiteindelijke doel van de GRA is om volledige dekking te bereiken voor alle bedrijven die voor btw-doeleinden zijn geregistreerd. Hoewel aanvankelijk werd overwogen om dit proces in 2024 te voltooien, wordt de volledige uitrol geleidelijk geconsolideerd, met de verwachting dat tegen eind 2025 tot 40.000 belastingplichtigen aan het systeem zullen worden toegevoegd, waarmee de basis wordt gelegd voor een volledig gedigitaliseerd model voor fiscale controle in Ghana.

Model voor validatie van elektronische facturen in Ghana

Het E-VAT-systeem van Ghana is gebaseerd op een model voor gecentraliseerde validatie in real-time, dat rechtstreeks wordt beheerd door de Ghana Revenue Authority (GRA). Om voor belastingdoeleinden als geldig te worden beschouwd, moet een elektronische factuur voldoen aan een reeks technische, structurele en inhoudelijke vereisten die door de belastingdienst zijn vastgesteld, en moet deze vóór de definitieve uitgifte worden verzonden en goedgekeurd.

Elke factuur of creditnota die naar het systeem wordt verzonden, wordt afzonderlijk gevalideerd door de GRA. Zodra dit proces is doorlopen, voegt de belastingdienst een unieke code toe aan de factuur, de zogenaamde Sales Data Controller (SDC). Deze identificatiecode fungeert als officieel bewijs van validatie en bevat verschillende veiligheidselementen, waaronder een tijdstempel, een QR-code en de handtekening van de commissaris-generaal, waardoor de authenticiteit, integriteit en onveranderlijkheid van het fiscale document gedurende zijn hele levenscyclus wordt gegarandeerd.

Dit model stelt de GRA in staat om effectieve controle uit te oefenen op transacties die onderworpen zijn aan btw, terwijl het bedrijven een duidelijk en gestandaardiseerd kader biedt voor de uitgifte van geldige fiscale documenten, waardoor het risico op niet-naleving en sancties wordt verminderd.

Het wereldwijde platform voor elektronische facturering van EDICOM is klaar om rechtstreeks verbinding te maken met de GRA, waardoor zowel het verzenden van elektronische documenten voor validatie als de daaropvolgende distributie naar eindklanten wordt vergemakkelijkt. Met behulp van een geïntegreerde oplossing kunnen bedrijven hun factureringsprocessen volledig automatiseren en ervoor zorgen dat ze voldoen aan de wettelijke vereisten voor elektronische btw in Ghana, zonder hun interne operationele processen ingrijpend te wijzigen.

Deze integrale aanpak stelt bedrijven in staat om op een efficiënte, schaalbare en veilige manier te voldoen aan het real-time validatiemodel van Ghana, waarbij de factureringsprocessen worden afgestemd op de huidige en toekomstige regelgeving van het land.

Het proces verloopt als volgt:

1. Gegevensuitvoer uit het ERP: vanuit het bedrijfsbeheersysteem (ERP) genereert het bedrijf een bestand met de gegevens die nodig zijn voor het uitgeven van elektronische facturen, in overeenstemming met zijn interne processen.
2. Omzetting en verzending naar de GRA: EDICOM ontvangt dit bestand en zet het om naar het formaat en de standaard die door de GRA worden vereist, waarbij vooraf semantische en consistentiecontroles worden uitgevoerd. Na validatie wordt het document automatisch naar het portaal van de GRA verzonden ter goedkeuring.
3. Ontvangst van het gevalideerde document: Na validatie door de GRA ontvangt EDICOM het document samen met de toegewezen SDC-code. Deze informatie kan opnieuw worden geïntegreerd in het ERP-systeem van de verzender of rechtstreeks worden opgenomen in de factuur in pdf-formaat die naar de klant wordt verzonden.
4. Bewaring en elektronische archivering: Ten slotte garandeert EDICOM de veilige opslag van de elektronische documenten gedurende de wettelijk vastgestelde periode in Ghana, die zes jaar bedraagt, zodat ze beschikbaar blijven voor toekomstige audits, inspecties of raadplegingen.

Operationele en financiële voordelen

De Ghana Revenue Authority (GRA) heeft een ambitieuze strategie voor fiscale digitalisering gelanceerd, die is opgezet als een langetermijntransformatieproces. Deze routekaart begon met de implementatie van het Taxpayer Portal (TPP) en het betalingsplatform Ghana.Gov, initiatieven die gericht zijn op het vereenvoudigen van het indienen van aangiften, het verbeteren van de traceerbaarheid en het versnellen van de betaling van belastingen. De invoering van het elektronische factureringssysteem E-VAT en de geleidelijke toepassing van de FED Act (Fiscal Electronic Devices Act) vormen de meest cruciale fasen van deze strategie, aangezien hiermee de automatisering en fiscale controle naar het niveau van elke afzonderlijke transactie worden getild.

De overgang naar het E-VAT-model, in combinatie met de verplichte invoering van fiscale apparatuur, biedt aanzienlijke operationele voordelen voor bedrijven die zich hierop aanpassen. De automatisering van de facturering en de validatie ervan in bijna real-time vermindert de administratieve lasten aanzienlijk, beperkt de afhankelijkheid van handmatige processen en minimaliseert menselijke fouten. Als gevolg hiervan kunnen organisaties hun workflows optimaliseren, de operationele efficiëntie verbeteren en meer middelen besteden aan activiteiten met een hogere toegevoegde waarde.

Vanuit financieel en boekhoudkundig oogpunt versterkt het systeem de kwaliteit en consistentie van fiscale informatie, waardoor een nauwkeurigere en actuelere boekhouding mogelijk wordt. De standaardisatie van gegevens en de directe overdracht aan de GRA dragen bij tot een verlaging van de nalevingskosten, vereenvoudigen de opstelling van periodieke aangiften en versnellen de btw-teruggaafprocessen, doordat discrepanties en verzoeken om aanvullende informatie van de belastingdienst worden verminderd.

Deze hervormingen omvatten ook financiële incentives die relevant zijn voor het bedrijfsleven. De voorgestelde wetswijzigingen, die naar verwachting in oktober aan het parlement zullen worden voorgelegd, hebben tot doel het effectieve btw-tarief te verlagen van 21,9 % naar 20 % en bovendien een stelsel van volledige aftrekbaarheid in te voeren. Deze maatregel heeft tot doel de belastingdruk te verlichten, de liquiditeit van bedrijven te verbeteren en de aantrekkelijkheid van het Ghanese economische klimaat te versterken, met name voor internationale investeerders en ondernemers.

Vanuit het perspectief van de belastingdienst is het belangrijkste doel van de GRA om een real-time overzicht te hebben van de transacties die onderworpen zijn aan btw, waardoor de verkopen continu kunnen worden gecontroleerd en inkomstenverlies tot een minimum kan worden beperkt. De reikwijdte van deze transformatie gaat echter verder dan fiscale controle. Door de transparantie te verbeteren, de belastinggrondslag te verbreden door voorheen niet-aangegeven transacties te registreren en de nalevingsprocessen te vereenvoudigen, wil de GRA vrijwillige naleving bevorderen en een meer collaboratieve relatie met de belastingplichtigen opbouwen.

Uiteindelijk legt deze aanpak de basis voor een eerlijker, voorspelbaarder en concurrerender ondernemingsklimaat, waarin technologie een faciliterende rol speelt voor zowel de belastingdienst als de bedrijven die in Ghana actief zijn.