Simplifique e centralize o gerenciamento de faturas recebidas e emitidas em um Centro de Serviços Compartilhados

A proliferação de Centros de Serviços Compartilhados (SSCs) como modelo operacional em grandes corporações tem permitido reduzir custos e padronizar processos. Para que isso funcione na prática, é essencial contar com tecnologia que ajude a otimizar as tarefas que são o objeto dessa unidade corporativa.

Os SSCs reúnem, em uma única unidade de negócios ou região, processos e atividades que antes estavam dispersos pela organização, seja em diferentes departamentos, seja em diversas localidades geográficas. As atividades mais comuns geralmente são recursos humanos, compras ou finanças, entre outras.

Um dos principais obstáculos enfrentados por uma SSC em relação à aquisição é o recebimento e o encaminhamento de documentação e arquivos. Como centralizar e unificar o gerenciamento de faturas recebidas e emitidas? As soluções baseadas em intercâmbio eletrônico de dados (EDI) representam uma parceria estratégica essencial, permitindo, entre outros benefícios, o gerenciamento de faturas eletrônicas em diversos ambientes tecnológicos.

Na EDICOM, desenvolvemos soluções sob medida para atender às necessidades específicas de cada cliente, ajudando-os a alcançar seus objetivos com eficiência e segurança.

• Padronizar o conteúdo das mensagens.
• Automatizar o gerenciamento de documentos.
• Integrá-los ao ERP do cliente.
• Oferecer soluções para gerenciar informações com os emissores ou receptores sem a tecnologia EDI.

Em um Centro de Serviços Compartilhados (SSC), podem surgir diferentes cenários na gestão de faturas eletrônicas, tanto na emissão quanto no recebimento. Por exemplo:

1. Receber faturas ou outros documentos dos departamentos da organização digitalizados em formato PDF (ou seja, em meio eletrônico, porém sem estrutura padronizada ou linguagem uniforme). 
2. Emitir faturas para clientes sem solução EDI.
3. Receber faturas de fornecedores que não dispõem de soluções EDI.

As soluções EDI oferecem uma vantagem competitiva significativa, que se torna ainda maior à medida que mais usuários aderem à plataforma e o volume de transações aumenta. Como resultado, cada vez mais empresas estão exigindo que seus fornecedores trabalhem com a tecnologia EDI e sejam capazes de integrá-la às suas plataformas B2B. Entretanto, o cenário ideal nem sempre se concretiza em ambientes B2B, onde geralmente encontramos níveis variados de uso de tecnologia.

As soluções da EDICOM foram projetadas para atender aos diferentes cenários e aproveitar ao máximo o compromisso com o intercâmbio eletrônico de dados. Apoiar o uso intensivo de sua plataforma de comunicações e melhorar a eficiência dos processos administrativos do cliente.
 

Como simplificar o gerenciamento de faturas eletrônicas em uma SSC?
 

• Documentos recebidos em PDF.  Para automatizar e integrar os documentos que o SSC recebe em formato PDF, a solução é digitalizar o documento usando um processo de reconhecimento óptico de caracteres. Isso é feito com um software OCR (Optical Character Recognition, reconhecimento óptico de caracteres), que transforma o conteúdo em uma mensagem estruturada em uma linguagem adequada para o intercâmbio eletrônico de dados. Depois que essas informações são transformadas, a EDICOM as integra ao ERP do cliente.

A integração das informações no ERP permite o processamento automatizado de dados, o que economiza tempo e elimina erros.

• Envio de faturas para clientes sem soluções de EDI.  No caso de clientes sem tecnologia EDI, a EDICOM desenvolveu a solução Business@Mail. Esse sistema permite o envio de faturas eletrônicas e outros documentos, estruturados ou não, a parceiros que não possuem uma solução tecnológica EDI para recebimento de arquivos.

Principais recursos do Business@Mail:

• Serviço gratuito para o receptor.
• Disponibiliza aos receptores um ambiente online acessível via navegador, onde podem consultar, baixar ou imprimir todos os documentos enviados pelo emissor, neste caso, o Centro de Serviços Compartilhados.
• É um sistema seguro e imediato, que também favorece a rastreabilidade da fatura, pois o emissor controla o status das informações (enviadas, publicadas e recebidas)

Como o Business@Mail funciona? O ERP do emissor se conecta ao portal da Web e transfere os dados do documento, por exemplo, a fatura eletrônica, preservando os mecanismos de segurança, como a assinatura eletrônica; o documento é enviado ao serviço Business@Mail. O receptor recebe uma notificação por e-mail sobre a disponibilidade de documentos no portal, endereçada a ele. O receptor acessa o portal por meio dos links incluídos no aviso recebido. O acesso do receptor ao documento gera recibos de leitura.

• Recebimento de faturas de clientes sem soluções de EDI.  Por meio do Portal da Web,  os clientes sem soluções de EDI podem fazer login e gerar faturas eletrônicas que os SSCs receberão e poderão integrar automaticamente ao ERP. Esse portal foi projetado para integrar os fornecedores com um volume de faturamento menor, que geralmente enviam seus documentos por outros meios, como e-mail.

O acesso se dá pela Web, e o usuário gera os documentos usando modelos predefinidos.

As faturas registradas nesses portais são automaticamente integradas ao ERP do cliente receptor, economizando tempo e reduzindo os custos operacionais.

No caso do Business@Mail e do Portal Web, o objetivo é assumir um papel ativo ao oferecer soluções online de fácil acesso para clientes e fornecedores, permitindo que eles gerem ou recebam transações básicas, como faturas e pedidos eletrônicos, de forma prática e eficiente.

Com as soluções da EDICOM, um Centro de Serviços Compartilhados equipado com uma plataforma EDI pode se comunicar de forma eficiente com os diversos departamentos ou unidades da empresa, além de seus parceiros, estando preparado para lidar com qualquer cenário tecnológico.

EDICOM, o valor agregado de seus serviços

A EDICOM oferece outros serviços fundamentais em um ambiente de digitalização e trabalho baseado no intercâmbio eletrônico de dados: armazenamento eletrônico de documentos.

O armazenamento eletrônico de longo prazo de todos os documentos é um valor agregado importante, pois completa o ciclo de um sistema totalmente sem papel. O serviço EDICOMLta é o serviço de armazenamento eletrônico de longo prazo oferecido pela EDICOM como um provedor de serviços de confiança qualificado.

Essa solução foi desenvolvida para garantir a conservação e a integridade dos documentos ao longo do tempo, especialmente aqueles sujeitos a exigências legais, como as faturas eletrônicas.

Em suma, a experiência da EDICOM no desenvolvimento de projetos globais garante que seus clientes estejam preparados para:

• Abordar as relações comerciais com qualquer parceiro com todas as garantias técnicas.
• Gerenciar informações em formato eletrônico a partir de uma única plataforma centralizada, de forma automatizada e imediata e integrada ao ERP.
• Ser capaz de implementar soluções dimensionáveis que se adaptem às necessidades atuais e futuras da organização.