Simplifique e centralize a gestão de faturas enviadas e recebidas num Centro de Serviços Partilhados

A proliferação dos Shared Services Center (SSC) ou Centros de Serviços Partilhados como sistema de trabalho nas grandes empresas permite reduzir custos e estandardizar processos. Mas, para o conseguir, é necessário trabalhar com tecnologia que ajude a otimizar as tarefas que são objeto desta unidade empresarial.

Os SSC centralizam numa única unidade de negócio e/ou região processos e atividades que anteriormente eram realizados de forma dispersa na organização em diferentes departamentos e inclusive localizações geográficas. As atividades mais comuns costumam ser recursos humanos, compras ou finanças, entre outras.

Um dos principais obstáculos que um SSC enfrenta em termos de compras é a receção e o envio da documentação e ficheiros. Como centralizar e unificar a gestão de faturas recebidas e enviadas? As soluções baseadas no intercâmbio eletrónico de dados (EDI) são uma aliança importante que permite, entre outras coisas, gerir faturas eletrónicas em diferentes cenários tecnológicos.

Na EDICOM, oferecemos soluções personalizadas para satisfazer as diferentes necessidades dos clientes e conseguir:

• Estandardizar o conteúdo das mensagens.
• Automatizar a gestão dos documentos.
• Integrá-los no ERP do cliente.
• Oferecer soluções para gerir a informação com os emissores ou recetores que não dispõem de tecnologia EDI.

Num SSC, podem existir diversas situações aquando da gestão - emissão ou receção - das faturas eletrónicas, por exemplo:

1. Receber faturas ou outros documentos dos departamentos da organização digitalizados em formato PDF, ou seja, eletronicamente, mas não num formato estruturado e numa linguagem standard.
2. Emitir faturas para clientes sem solução EDI.
3. Ter fornecedores que nos emitem faturas e que não dispõem de soluções EDI.

As soluções EDI são uma grande vantagem competitiva que aumenta quanto mais utilizadores as utilizarem e quanto mais transações forem realizadas. Consequentemente, cada vez mais empresas exigem que os seus fornecedores trabalhem com tecnologia EDI e consigam integrá-los nas suas plataformas B2B. No entanto, o cenário ideal nem sempre é o caso nos ambientes B2B, onde, normalmente, encontramos variados níveis de utilização das tecnologias.

As soluções da EDICOM foram concebidas para responder aos diferentes cenários e rentabilizar ao máximo a aposta no intercâmbio eletrónico de dados. Favorecer o uso intensivo da sua plataforma de comunicações e melhorar a eficiência dos processos administrativos do cliente.

Como simplificar a gestão das faturas eletrónicas num SSC?

• Documentos recebidos em PDF. Para automatizar e integrar documentos que o SSC recebe em formato PDF, a solução consiste em digitalizar o documento através de um processo de reconhecimento ótico de caracteres. Isto é feito com um software de OCR (Optical Character Recognition) que transforma o conteúdo numa mensagem estruturada, com uma linguagem adequada ao intercâmbio eletrónico de dados. Após transformar esta informação, a EDICOM integra-a no ERP do cliente.

A integração das informações no ERP permite um tratamento automatizado dos dados, o que permite poupar tempo e eliminar erros.

• Envio automático de faturas para clientes sem soluções EDI. Caso os clientes não disponham de tecnologia EDI, a EDICOM desenvolveu a solução Business@Mail. Este sistema permite enviar faturas eletrónicas e outros documentos, estruturados ou não, aos parceiros que não dispõem de uma solução tecnológica EDI para a receção de ficheiros.

As principais características do Business@Mail são:

• É um serviço gratuito para o recetor.
• Baseia-se na disponibilização aos destinatários de um ambiente online acessível com um navegador Web, a partir do qual se pode consultar, descarregar ou imprimir todos os documentos que o editor, neste caso, o Shared Services Center, disponibiliza.
• Trata-se de um sistema seguro e imediato, que favorece igualmente a rastreabilidade da fatura, uma vez que o emissor controla o estado da informação (enviada, publicada e recebida).

Como funciona o Business@Mail? O ERP do emissor liga-se ao portal web e transfere os dados do documento, por exemplo, a fatura eletrónica, conservando os mecanismos de segurança como a assinatura eletrónica; o documento é enviado para o serviço Business@Mail. O destinatário recebe por mail um aviso da disponibilidade de documentos no portal que lhe são dirigidos. O destinatário acede ao portal através dos links incluídos no aviso recebido. O acesso do recetor ao documento gera recibos de leitura.

• Receção de faturas de clientes sem solução EDI.  Através do  Portal Web, os clientes sem soluções EDI ligam-se e podem gerar faturas eletrónicas que os SSC receberão e poderão integrar automaticamente no ERP. Foi concebido para integrar os fornecedores com um volume de faturação menor, que enviam habitualmente os seus documentos por outros meios, como o mail.

O portal é acedido através da Web e o utilizador gera os documentos utilizando modelos predefinidos.
As faturas registadas nestes portais ficam automaticamente integradas no ERP do cliente recetor, poupando tempos e reduzindo os seus custos operacionais.

Tanto no caso do Business@Mail como do Portal Web, o objetivo é assumir um papel ativo, disponibilizando aos seus clientes ou fornecedores soluções Web facilmente acessíveis, a partir das quais podem gerar ou receber transações básicas, como faturas eletrónicas ou encomendas.

Com estas soluções da EDICOM, um Shared Services Center que disponha de uma plataforma EDI para comunicar com os diferentes departamentos ou escritórios da empresa, bem como com os seus parceiros, pode enfrentar qualquer cenário tecnológico.

EDICOM, o valor acrescentado dos seus serviços

A EDICOM oferece outros serviços fundamentais num ambiente de digitalização e de trabalho baseado no intercâmbio eletrónico de dados: o armazenamento dos documentos eletrónicos.

O armazenamento eletrónico de longa duração de todos os documentos representa um valor acrescentado importante, pois fecha o círculo do sistema paperless. O serviço EDICOMLta é o serviço de armazenamento eletrónico de longa duração que a EDICOM oferece como Prestador de Serviços de Confiança Qualificado.

Esta solução foi desenvolvida para garantir a conservação e integridade dos documentos ao longo do tempo, especialmente os que estão sujeitos a requisitos legais, como as faturas eletrónicas.

Em suma, a experiência da EDICOM no desenvolvimento de projetos globais garante a preparação dos seus clientes para:

• Abordar relações comerciais com qualquer parceiro com todas as garantias técnicas.
• Gerir informação em formato eletrónico a partir de uma única plataforma centralizada, de forma automatizada e imediata e integrada no ERP.
• Poder implementar soluções escalonáveis que se adaptam às necessidades atuais e futuras da organização.