Vereenvoudig en centraliseer het beheer van inkomende en uitgaande facturen in een Shared Service Centre

De verspreiding van Shared Services Centres (SSC's) als werkend systeem in grote bedrijven maakt kostenreductie en standaardisatie van processen mogelijk. Maar om dit te bereiken is het nodig om te werken met technologie die helpt om de taken die het doel zijn van deze bedrijfseenheid te optimaliseren.

SSC's centraliseren processen en activiteiten die voorheen verspreid waren over de organisatie in verschillende afdelingen en zelfs geografische locaties in één bedrijfsunit en/of regio. De meest voorkomende activiteiten zijn onder andere personeelszaken, inkoop of financiën.

Een van de belangrijkste obstakels waar een SSC mee te maken krijgt bij aanbestedingen, is het ontvangen en doorsturen van documentatie en dossiers. Hoe het beheer van inkomende en uitgaande facturen centraliseren en samenvoegen? Op elektronische gegevensuitwisseling (EDI) gebaseerde oplossingen zijn een belangrijk instrument dat onder andere het beheer van elektronische facturen in verschillende technologische scenario's mogelijk maakt.

Bij EDICOM bieden we oplossingen op maat om aan de verschillende behoeften van onze klanten te voldoen en in staat te zijn om:

• de inhoud van berichten te standaardiseren
• documentbeheer te automatiseren
• documenten te integreren in het ERP van de klant
• oplossingen te bieden om informatie te beheren met verzenders of ontvangers zonder EDI-technologie

In een SSC kunnen zich bijvoorbeeld verschillende situaties voordoen bij het beheren - uitgeven of ontvangen - van elektronische facturen:

1. Facturen of andere documenten ontvangen van de afdelingen van de organisatie die gedigitaliseerd zijn in PDF-formaat, d.w.z. elektronisch maar niet in een gestructureerd formaat en standaardtaal.
2. Facturen uitgeven aan klanten zonder EDI-oplossing.
3. Werken met leveranciers die ons facturen sturen en geen EDI-oplossingen hebben.

EDI-oplossingen zijn een groot concurrentievoordeel dat wordt vergroot naarmate er meer gebruikers gebruik van maken en er meer transacties worden uitgevoerd. Als gevolg hiervan eisen steeds meer bedrijven van hun leveranciers dat ze met EDI-technologie werken en deze kunnen integreren in hun B2B-platforms. Het ideale scenario is echter niet altijd het geval in B2B-omgevingen waar we meestal verschillende niveaus van technologiegebruik aantreffen.

De oplossingen van EDICOM zijn ontworpen om in te spelen op de verschillende scenario's en optimaal te profiteren van het streven naar elektronische gegevensuitwisseling. Het intensieve gebruik van het communicatieplatform ondersteunen en de efficiëntie van de administratieve processen van de klant verbeteren.

Hoe het beheer van e-facturen in een SSC vereenvoudigen?
 

• Documenten die ontvangen zijn in PDF. Om documenten die het SSC in PDF-formaat ontvangt te automatiseren en integreren, bestaat de oplossing erin het document te digitaliseren met behulp van optische tekenherkenning. Dit gebeurt met OCR-software (Optical Character Recognition) die de inhoud omzet in een gestructureerd bericht in een taal die geschikt is voor elektronische gegevensuitwisseling. Zodra deze informatie is getransformeerd, integreert EDICOM deze in het ERP van de klant.

De integratie van informatie in het ERP maakt geautomatiseerde gegevensverwerking mogelijk, wat tijd bespaart en fouten elimineert.

• Facturen sturen naar klanten zonder EDI-oplossing. Voor klanten zonder EDI-technologie heeft EDICOM de Business@Mail-oplossing ontwikkeld. Dit systeem maakt het mogelijk om elektronische facturen en andere documenten, al dan niet gestructureerd, te versturen naar partners die geen EDI-technologie hebben om bestanden te ontvangen.

De belangrijkste functies van Business@Mail zijn:

• Het is een gratis service voor de ontvanger.
• Het is gebaseerd op het aanbieden van een online omgeving die toegankelijk is via een webbrowser, van waaruit de ontvangers alle documenten die de uitgever, in dit geval het Shared Services Center, ter beschikking stelt, kunnen raadplegen, downloaden of afdrukken.
• Het is een veilig en onmiddellijk systeem dat ook de traceerbaarheid van de factuur bevordert, omdat de verstrekker de status van de informatie controleert (verzonden, gepubliceerd en ontvangen).

Hoe werkt Business@Mail? De ERP van de uitgever maakt verbinding met het webportaal en verzendt de documentgegevens, bijv. de e-factuur, met behoud van beveiligingsmechanismen zoals de elektronische handtekening; het document wordt verzonden naar de Business@Mail-service. De ontvanger krijgt per e-mail een bericht over de beschikbaarheid van documenten op het portaal die aan hem zijn gericht. De ontvanger opent het portaal www.businessmail.net via de links in de ontvangen kennisgeving. Wanneer de ontvanger het document opent, genereert dit leesbevestigingen.

• Ontvangst van klantenfacturen zonder EDI-oplossingen. Via het webportaal  kunnen klanten zonder EDI-oplossing inloggen en elektronische facturen genereren die de SSC's ontvangen en automatisch kunnen integreren in het ERP. Het is ontworpen om leveranciers met een lager factureringsvolume te integreren, die hun documenten meestal op een andere manier versturen, zoals via e-mail.

Het portaal is toegankelijk via het web en de gebruiker genereert de documenten met behulp van vooraf gedefinieerde sjablonen.

Facturen die op deze portalen worden geregistreerd, worden automatisch geïntegreerd in het ERP van de ontvangende klant, wat tijd bespaart en de bedrijfskosten verlaagt.

In het geval van zowel de Business@Mail als de Web Portal is het doel om een actieve rol te spelen door eenvoudig toegankelijke weboplossingen beschikbaar te maken voor je klanten of leveranciers, van waaruit ze basistransacties kunnen genereren of ontvangen, zoals elektronische facturen of bestellingen.

Met deze EDICOM-oplossingen kan een Shared Services Centre met een EDI-platform om te communiceren met de verschillende afdelingen of kantoren van het bedrijf, maar ook met de partners ervan, elk technologisch scenario aan.

EDICOM, de toegevoegde waarde aan je diensten

EDICOM biedt andere fundamentele diensten in een digitaliserings- en werkomgeving die gebaseerd is op elektronische gegevensuitwisseling: elektronische documentopslag.

De langdurige elektronische opslag van alle documenten is een belangrijke toegevoegde waarde, omdat het de cirkel van het papierloze systeem sluit. De EDICOMLta-dienst is de elektronische opslagdienst voor de lange termijn die wordt aangeboden door EDICOM als een gekwalificeerde aanbieder van betrouwbare diensten.

Deze oplossing is ontwikkeld om het behoud en de integriteit van documenten in de loop van de tijd te garanderen, vooral van documenten waarvoor wettelijke vereisten gelden, zoals elektronische facturen.

Kortom, EDICOM's ervaring in de ontwikkeling van wereldwijde projecten garandeert dat zijn klanten gereed zijn om:

• commerciële relaties met elke partner te benaderen met volledige technische garanties.
• informatie in elektronisch formaat te beheren vanaf één gecentraliseerd platform, op een geautomatiseerde en directe manier en geïntegreerd in het ERP.
• schaalbare oplossingen te kunnen implementeren die zich aanpassen aan de huidige en toekomstige behoeften van de organisatie.