Vereinfachung und Zentralisierung der Verwaltung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen in einem Shared Service Center

Die Verbreitung von Shared Services Centres (SSC) als Arbeitssystem in großen Unternehmen ermöglicht eine Kostenreduzierung und Standardisierung von Prozessen. Um dies zu erreichen, ist es jedoch notwendig, mit Technologien zu arbeiten, die die Aufgaben, die Gegenstand dieser Unternehmenseinheit sind, optimieren.

SSCs zentralisieren in einer einzigen Geschäftseinheit und/oder Region Prozesse und Tätigkeiten, die zuvor im Unternehmen in verschiedenen Abteilungen und sogar geografischen Standorten verstreut waren. Die häufigsten Tätigkeiten werden gewöhnlich in Personalwesen, Einkauf oder Finanzen ausgeführt.

Eines der Haupthindernisse, mit denen ein SSC im Zusammenhang mit der Auftragsvergabe konfrontiert ist, ist der Erhalt und die Weiterleitung von Unterlagen und Dateien. Wie kann die Verwaltung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen zentralisiert und vereinheitlicht werden? Lösungen auf der Grundlage des elektronischen Datenaustauschs (EDI) sind eine wichtige Verbindung, die unter anderem die Verwaltung elektronischer Rechnungen in verschiedenen technologischen Szenarien ermöglicht.

Bei EDICOM bieten wir maßgeschneiderte Lösungen, um die unterschiedlichen Bedürfnisse unserer Kunden zu erfüllen und zu erreichen:

• Standardisierung des Nachrichteninhalts
• Automatisierung der Dokumentenverwaltung
• Integration in das ERP des Kunden
• Angebot von Lösungen für die Verwaltung von Informationen mit Absendern oder Empfängern ohne EDI-Technologie.

In einem SSC kann es unterschiedliche Situationen bei der Verwaltung - Ausstellung oder Empfang - von elektronischen Rechnungen geben:

1. Erhalt von Rechnungen oder anderen im PDF-Format digitalisierten Dokumenten - d. h. elektronischen Dokumenten, die aber nicht in einem strukturierten Format und in einer Standardsprache vorliegen - aus den Organisationsabteilungen.
2. Ausstellung von Rechnungen an Kunden ohne EDI-Lösung
3. Wir haben Lieferanten, die uns Rechnungen ausstellen und nicht über EDI-Lösungen verfügen.

EDI-Lösungen sind ein großer Wettbewerbsvorteil, der umso größer ist, je mehr Benutzer sie nutzen und je mehr Transaktionen durchgeführt werden. Infolgedessen verlangen immer mehr Unternehmen von ihren Lieferanten, dass sie mit der EDI-Technologie arbeiten und diese in ihre B2B-Plattformen integrieren können. Dieses ideale Szenario ist jedoch in B2B-Umgebungen, in denen die Technologie in der Regel in unterschiedlichem Maße genutzt wird, nicht immer der Fall.

Die Lösungen von EDICOM wurden entwickelt, um den verschiedenen Szenarien gerecht zu werden und das Beste aus der Verpflichtung zum elektronischen Datenaustausch zu machen. Unterstützung der intensiven Nutzung seiner Kommunikationsplattform und Verbesserung der Effizienz der Verwaltungsprozesse des Kunden.
 

Wie lässt sich die Verwaltung elektronischer Rechnungen in einem SSC vereinfachen?
 

• Im PDF-Format empfangene Dokumente Für die Automatisierung und Integration von Dokumenten, die das SSC im PDF-Format erhält, digitalisiert die Lösung das Dokument mit Hilfe eines Verfahrens zur optischen Zeichenerkennung. Dies geschieht mit einer OCR-Software (Optical Character Recognition), die den Inhalt in eine strukturierte Nachricht in einer für den elektronischen Datenaustausch geeigneten Sprache umwandelt. Sobald diese Informationen umgewandelt sind, integriert EDICOM sie in das ERP-System des Kunden.

Die Integration von Informationen in das ERP-System ermöglicht die automatisierte Datenverarbeitung, die Zeit spart und Fehler vermeidet.

• Versand von Rechnungen an Kunden ohne EDI-Lösungen Für Kunden, die nicht über eine EDI-Technologie verfügen, hat EDICOM die Lösung Business@Mail entwickelt. Dieses System ermöglicht es, elektronische Rechnungen und andere Dokumente, ob strukturiert oder nicht, an Partner zu senden, die nicht über eine EDI-Lösung für den Empfang von Dateien verfügen.

Die wichtigsten Merkmale von Business@Mail sind:

• Dieser Service ist für den Empfänger kostenlos.
• Den Empfängern wird eine über einen Webbrowser zugängliche Online-Umgebung zur Verfügung gestellt, von der aus sie alle Dokumente, die der Herausgeber, in diesem Fall das Shared Services Center, ihnen zur Verfügung stellt, einsehen, herunterladen oder ausdrucken können.
• Es handelt sich um ein sicheres und unmittelbares System, das auch die Rückverfolgbarkeit der Rechnung zulässt, da der Aussteller den Status der Informationen (gesendet, veröffentlicht und erhalten) kontrolliert.

Wie funktioniert Business@Mail? Das ERP des Ausstellers stellt eine Verbindung mit dem Webportal her und überträgt die Dokumentendaten, z. B. die elektronische Rechnung, unter Wahrung von Sicherheitsmechanismen wie der elektronischen Signatur; das Dokument wird an den Business@Mail-Dienst gesendet. Der Empfänger erhält eine E-Mail-Benachrichtigung über die Verfügbarkeit von Dokumenten im Portal, die an ihn gerichtet ist. Der Empfänger erhält über die in der erhaltenen Mitteilung enthaltenen Links Zugang zum Portal. Der Zugriff des Empfängers auf das Dokument erzeugt Lesebestätigungen.

• Empfang von Kundenrechnungen ohne EDI-Lösungen Über das Webportal können sich Kunden ohne EDI-Lösungen einloggen und elektronische Rechnungen erstellen, die die SSCs erhalten und automatisch in das ERP-System integrieren können. Es wurde entwickelt, um Lieferanten mit einem geringeren Rechnungsvolumen zu integrieren, die ihre Dokumente in der Regel auf anderem Wege, beispielsweise per E-Mail, versenden.

Der Zugriff auf das Portal erfolgt über das Internet, und der Benutzer erstellt die Dokumente anhand vordefinierter Vorlagen.

Die in diesen Portalen registrierten Rechnungen werden automatisch in das ERP-System des empfangenden Kunden integriert, was Zeit spart und die Betriebskosten senkt.

Sowohl Business@Mail als auch das Webportal übernehmen eine aktive Rolle, indem Sie Ihren Kunden oder Lieferanten leicht zugängliche Web-Lösungen zur Verfügung stellen, mit denen sie grundlegende Transaktionen wie elektronische Rechnungen oder Bestellungen erstellen oder empfangen können.

Mit diesen EDICOM-Lösungen kann ein Shared Services Centre, das über eine EDI-Plattform für die Kommunikation mit den verschiedenen Abteilungen oder Niederlassungen des Unternehmens sowie mit seinen Partnern verfügt, jedes technologische Szenario meistern.

EDICOM, der Mehrwert Ihrer Dienstleistungen

EDICOM bietet weitere grundlegende Dienstleistungen in einem auf elektronischem Datenaustausch basierenden Digitalisierungs- und Arbeitsumfeld: die elektronische Speicherung von Dokumenten.

Die langfristige digitale Archivierung aller Dokumente ist ein wichtiger Mehrwert, denn damit schließt sich der Kreis des papierlosen Systems. Der Dienst EDICOMLta ist ein digitaler Archivierungsdienst, der von EDICOM als qualifiziertem Vertrauensdienstleister angeboten wird.

Diese Lösung wurde entwickelt, um die Erhaltung und Integrität von Dokumenten im Laufe der Zeit zu gewährleisten, insbesondere von Dokumenten, die gesetzlichen Anforderungen unterliegen, wie z. B. elektronische Rechnungen.

Kurzum, die Erfahrung von EDICOM bei der Entwicklung globaler Projekte garantiert, dass seine Kunden gut vorbereitet sind:

• Aufbau von Geschäftsbeziehungen mit jedem Partner mit vollen technischen Garantien
• Verwaltung der Informationen in elektronischem Format von einer einzigen zentralen Plattform aus, automatisiert und unmittelbar und integriert in das ERP-System
• Implementierung skalierbarer Lösungen, die sich an die aktuellen und zukünftigen Bedürfnisse der Organisation anpassen