E- facturatie en btw- en SAF-T-rapportage in Noorwegen

In de afgelopen jaren heeft Noorwegen aanzienlijke vooruitgang geboekt in de digitalisering van zijn belastingprocessen, waarbij nieuwe verplichtingen zijn opgelegd aan zowel lokale als internationale bedrijven. Elektronische facturering (e-facturering), gestandaardiseerde controledossiers voor belastingdoeleinden (SAF-T) en realtime belastingrapportage zijn belangrijke elementen geworden om transparantie te garanderen, fraude te voorkomen en naleving van de belastingwetgeving te vereenvoudigen.

Aanpassen aan deze vereisten is echter niet altijd eenvoudig. Door de voortdurend veranderende regelgeving en specifieke technische vereisten moeten bedrijven een duidelijk inzicht hebben in de regelgeving om risico's en boetes te vermijden.

In dit artikel gaan we dieper in op de huidige e-factureringsverplichtingen in Noorwegen, de reikwijdte van de SAF-T en de impact van digitalisering op de relatie tussen bedrijven en de Noorse Belastingdienst.

B2B-sector (Business to Business)

Noorwegen heeft officieel de wetgeving aangenomen die elektronische facturering tussen bedrijven (B2B) verplicht stelt en nieuwe eisen op het gebied van digitale boekhouding invoert. De maatregel maakt deel uit van de strategie van het land om de administratieve en fiscale processen te moderniseren, de digitalisering van het bedrijfsleven te stimuleren en aan te sluiten bij de Europese initiatieven op het gebied van elektronische documentuitwisseling.

De wet is aangenomen door het Noorse parlement (Stortinget) en voorziet in een stapsgewijs implementatieschema voor entiteiten die onderworpen zijn aan boekhoudkundige verplichtingen.

De regelgeving verplicht bedrijven om elektronische facturen uit te reiken in het EHF-formaat (Elektronisk Handelsformat), gebaseerd op het Peppol-netwerk, wanneer de ontvanger geregistreerd staat in het nationale ELMA-register (Elektronisk mottakeradresseregister). ELMA is het elektronische register van ontvangers in Noorwegen en maakt het mogelijk om vast te stellen welke bedrijven klaar zijn om elektronische documenten via Peppol te ontvangen, evenals de soorten documenten die zij kunnen uitwisselen. Alvorens een elektronische factuur te verzenden, moet de verzender dit register raadplegen om te controleren of de ontvanger bevoegd is om documenten in EHF-formaat te ontvangen.

Naast de uitgifte van elektronische facturen introduceert de hervorming vereisten voor digitale boekhouding waaraan geleidelijk tot 2030 moet worden voldaan.

Momenteel is de verplichting beperkt tot B2B-transacties (Business to Business). Transacties met eindconsumenten (B2C) en contante verkopen vallen buiten het toepassingsgebied van de regelgeving, hoewel de regering de belastingdienst heeft opgedragen mogelijke toekomstige uitbreidingen te onderzoeken om andere scenario’s op te nemen, zoals facturering aan consumenten, elektronische aankoopbewijzen (e-receipts) of de regulering van leveranciers van boekhoudsoftware.

Belangrijke data

Vanaf 1 januari 2027: Verplichting om elektronische facturen te verzenden voor alle entiteiten die onderworpen zijn aan boekhoudkundige verplichtingen.

Vanaf 1 januari 2030: Verplichting om een digitale boekhouding te voeren en elektronische facturen te ontvangen.

Bedrijven die in Noorwegen actief zijn of zaken doen met dit land, zouden zich nu al moeten voorbereiden:

• De huidige factuurformaten evalueren
• Zorgen voor compatibiliteit met EHF
• De mogelijkheden van hun digitale boekhoudsystemen analyseren

Er wordt ook voorgesteld dat bedrijven met een omzet van minder dan 50.000 Noorse kronen, die geen boekhoudkundige verplichtingen hebben en geen btw-aangifte hoeven in te dienen, van deze verplichting kunnen worden vrijgesteld.

In Noorwegen hebben veel bedrijven er echter voor gekozen om elektronische facturering in hun processen te integreren vanwege de operationele voordelen, zoals minder papierverbruik, minder fraude en administratieve fouten, en een efficiënter boekhoud- en belastingbeheer. 

Compatibiliteit met Europese standaarden, zoals Peppol BIS Billing 3.0, vergemakkelijkt ook de interoperabiliteit met internationale handelspartners, wat het concurrentievermogen van Noorse bedrijven op de wereldmarkt versterkt.

E-factureringsmodel in Noorwegen

Noorwegen gebruikt de Peppol BIS 3.0 standaard en het Peppol e-delivery netwerk, vooral voor grensoverschrijdende transacties. Zowel ondernemers als aanbestedende diensten in het land vertrouwen op Peppol Access Point (AP) dienstverleners om ervoor te zorgen dat de nationale regelgeving wordt nageleefd. Dankzij dit model kunnen alle transacties via één enkele provider worden afgehandeld, waardoor er geen bijkomende bilaterale verbindingen nodig zijn.

Marktdeelnemers kunnen e-facturen op twee manieren versturen: met behulp van hun eigen interne ERP- of boekhoudsystemen, of door gebruik te maken van erkende leveranciers van e-factureringsoplossingen. De Noorse e- procurement infrastructuur is gebaseerd op de Peppol Business Interoperability Specifications (BIS) en het Peppol eDelivery Network, die gestandaardiseerde en veilige communicatie tussen bedrijven en overheidsinstellingen mogelijk maken.

Naast het Peppol BIS documentformaat erkennen de Noorse overheidsinstanties ook het EHF (Elektronisk Handelsformat) formaat, dat net als Peppol BIS gebaseerd is op de Universal Business Language (UBL) standaard. Dit zorgt voor een naadloze integratie in openbare aanbestedingssystemen en vergemakkelijkt de automatisering van administratieve processen, wat de efficiëntie en transparantie van elektronische transacties bevordert.

B2G-sector (Business to Government)

In de B2G-sector is e-facturatie al meer dan tien jaar gebruikelijk. Sinds 2012 accepteert de overheid alleen nog e-facturen die voldoen aan de Europese nationale standaard. Deze facturen moeten door het e-facturatiesysteem worden gevalideerd voordat ze naar de ontvanger worden verzonden.

Om naleving te garanderen, moeten elektronische documenten worden uitgegeven in het nationale EHF-formaat (Elektronisk Handelsformat)/PEPPOL BIS Billing 3.0, dat voldoet aan de Europese vereisten. Dit systeem vergemakkelijkt niet alleen de automatisering en efficiëntie van betalingsprocessen binnen de publieke sector, maar vermindert ook fouten en doorlooptijden en bevordert de transparantie en traceerbaarheid van financiële transacties tussen bedrijven en overheidsinstellingen.

Bovendien heeft het verplichte gebruik van elektronische facturatie in de publieke sector als voorbeeld gediend voor de private sector, door digitalisering en de adoptie van internationale standaarden in document- en financieel beheer aan te moedigen.

e-Reporting (MVA-melding) en Noruega

In Noorwegen zijn er verplichte elektronische rapportageverplichtingen voor Belasting Toegevoegde Waarde (btw). De btw-aangifte (bekend als MVA-melding in Noorwegen) is een periodiek rapport dat bedrijven moeten indienen bij de Noorse Belastingdienst (Skatteetaten) om btw aan te geven voor een bepaalde periode. 

Het geeft een overzicht van de btw-plichtige transacties van een bedrijf, met zowel de btw op de output (in rekening gebracht op de verkoop) als de btw op de input (betaald op de aankoop).

De frequentie van indienen hangt af van de grootte en omzet van het bedrijf. Over het algemeen moeten bedrijven de aangifte elke twee maanden of elk kwartaal indienen.

SAF-T indiening in Noorwegen

Met het SAF-T-bestand kunnen boekhoudgegevens elektronisch worden ingediend door de informatie in XML-formaat te exporteren. Het is een gestructureerd bestandsformaat dat wordt gebruikt voor belastingcontroles en naleving van de belastingwetgeving. Dit bestand moet te allen tijde beschikbaar zijn en op verzoek aan de belastingdienst worden verstrekt.

Het bevat gedetailleerde informatie over alle transacties: verkopen, aankopen, boekhoudjournalen, btw-administratie, enz. 

Welke informatie moet het SAF-T dossier bevatten?

Dit zijn enkele gegevens die het SAF-T bestand moet bevatten:

• Bedrijfsinformatie (stamgegevens).
• Rekeningspecificatie (grootboek).
• Specificatie van de klant (debiteuren).
• Specificatie van de leverancier (crediteuren).
• Het rekeningstelsel van het bedrijf met de mapping naar een gestandaardiseerd rekeningstelsel.
• De BTW-codes van het bedrijf met de mapping naar standaard BTW-codes.

EDICOM oplossing voor elektronische BTW- en SAF-T rapportage in Noorwegen

EDICOM oplossing voor elektronische BTW- en SAF-T rapportage in Noorwegen
Het EDICOM platform vereenvoudigt communicatieprocessen met belastingdiensten in multinationale contexten. Een multi-standaard, multi-protocol oplossing die zich aanpast aan de belangrijkste ERP-systemen op de markt.

Het EDICOM-platform zet gestructureerde gegevensbestanden om in het vereiste formaat. Vervolgens maakt het verbinding met het nationale Altinn-platform voor het verzenden van btw-aangiften.

Net als voor SAF-T is EDICOM in staat om het bestand met de benodigde informatie in het gestructureerde formaat te genereren. Indien nodig wordt het SAF-T bestand op aanvraag gedownload van het EDICOM platform zodat het naar het Altinn portaal van de overheid gestuurd kan worden met de bijbehorende credentials.

De grootboekgegevens, evenals de definitieve SAF-T bestanden in XML van de boekhoudkundige en fiscale documenten, worden bewaard in ons elektronische opslagsysteem eIDAS gedurende de wettelijk bepaalde tijd of totdat de klant dit wenst.