EU-verordening inzake ontbossing (EUDR): wat verandert er in de detailhandel?

De EUDR vereist traceerbaarheid in de detailhandel: betrokken producten, termijnen en het beheer van DDR/DDV via EDI.

De EU-ontbossingsverordening (EUDR) schrijft voor dat moet worden aangetoond dat bepaalde producten die in de EU worden verkocht (of vanuit de lidstaten worden geëxporteerd) niet afkomstig zijn van ontboste of aangetaste gronden. Voor detailhandelaren en leveranciers is het een uitdaging om over volledige, consistente en tijdige essentiële informatie te beschikken.

Wat is de EUDR en wat betekent dit voor je activiteiten?

De EUDR (Verordening (EU) 2023/1115) heeft tot doel ontbossing en bosdegradatie in verband met toeleveringsketens terug te dringen. In de praktijk houdt dit in dat er, voordat producten in de EU worden ingevoerd of in de handel worden gebracht, een gegevensdrager moet bestaan waarmee de naleving van de zorgvuldigheidsverplichting kan worden aangetoond: het verzamelen, verifiëren en bewaren van de nodige informatie over de herkomst van het product en de traceerbaarheid ervan.

Het cruciale punt van de EUDR-verordening: Gedecentraliseerde informatie

Fouten ontstaan meestal door informatieproblemen: referenties die niet aankomen, die niet overeenkomen met de verzending of die handmatig worden verwerkt. Dat leidt tot interne revisies en het risico op blokkering als het verband tussen het product en het bewijsmateriaal niet kan worden hersteld.

Als het bewijsmateriaal ontbreekt of niet overeenkomt met de zending, leidt dit tot interne vertragingen en terughoudende beslissingen waardoor het product niet kan worden vrijgegeven, wat vertragingen in de distributieketen veroorzaakt.

Enkele van de meest voorkomende problemen:

• Vaststelling van de rol (wie is verantwoordelijk en wanneer).
• Referenties die laat of zonder context aankomen.
• Afwijkingen tussen referentie en partij/levering/verzending.
• Dubbele vermeldingen: dezelfde gegevens op verschillende plaatsen, in verschillende versies.
• Auditing: het "spoor" van de gegevens terugvinden zonder e-mails of bijlagen.

Kortom, het operationele risico

Producten waarop de EUDR-verordening van toepassing is

Grondstoffen en relevante producten in de detailhandel

De EUDR is van toepassing op relevante producten (bijlage I) die zijn vervaardigd uit relevante grondstoffen, zowel in het kader van douaneverrichtingen als op de interne markt. Het toepassingsgebied richt zich op zeven grondstoffen: rundvee, cacao, koffie, palmolie, rubber, soja en hout, en de daaruit afgeleide producten uit bijlage I. Het doel is om vast te stellen welke referenties binnen het toepassingsgebied vallen en te zorgen voor traceerbare gegevens voor “EUDR-producten zonder ontbossing” bij inkoop, verzending, ontvangst en verkoop.

Checklist per product: eisen en voorbereiding

• Bij rundvee is het belangrijk dat de identificatiecode vanaf de ontvangst aan de levering wordt gekoppeld en dat deze later kan worden geraadpleegd zonder dat er voor verduidelijking contact hoeft te worden opgenomen met de leverancier.
• Bij cacao ligt het kritieke punt meestal bij de haven: als de gegevens niet samen met de zending binnenkomen of niet aan de vrachtbrief kunnen worden gekoppeld, moet er een handmatige controle plaatsvinden voordat de goederen worden vrijgegeven.
• Bij koffie ontstaat er een knelpunt wanneer er sprake is van meerdere leveringen of partijen: als er geen duidelijk verband bestaat tussen de ontvangen goederen en de identificatiecode, wordt de traceerbaarheid juist op dat moment onderbroken, op het moment dat deze nodig is om de verkoop te valideren.
• Bij palmolie is het van het grootste belang dat de informatie beschikbaar is vóór de verkoop en dat deze wordt geregistreerd in het interne systeem (kwaliteit/naleving), zonder afhankelijk te zijn van e-mails of bijlagen.
• Bij rubber is het probleem meestal de consistentie: als elke leverancier het op "zijn eigen manier" levert, moet de detailhandel het uiteindelijk handmatig standaardiseren, waardoor het aantal controles toeneemt.
• Bij soja is het raadzaam ervoor te zorgen dat de gegevens de hele stroom volgen, van de ontvangst tot de interne registratie, omdat daar vaak vertragingen optreden als gevolg van kruiscontroles.
• Bij hout is het dan weer van cruciaal belang dat het traject kan worden gereconstrueerd aan de hand van de ontvangstdocumentatie en het interne register, zonder dat er achteraf nog zoekacties of doorstuurverzoeken nodig zijn.

Overzicht van rollen en verantwoordelijkheden

Functies: marktdeelnemer / downstream marktdeelnemer / handelaar

Om de EUDR-verplichtingen goed te begrijpen, is het raadzaam de keten op te splitsen in drie operationele profielen:

• Eerste marktdeelnemer (operator, exploitant): degene die het betreffende product als eerste op de EU-markt brengt.
• Downstream marktdeelnemer: bewerkt of verplaatst het product in latere stappen.
• Handelaar: koopt, verkoopt en verhandelt binnen de EU.

De eind 2025 overeengekomen herziening legt de nadruk op de eerste marktdeelnemer: de verantwoordelijkheid voor het indienen van de due diligence-verklaring ligt bij degene die het product als eerste op de markt brengt.

DDR en DDV

Wanneer de marktdeelnemer zijn due diligence-verklaring registreert in het EUDR-informatiesysteem, geeft het systeem twee identificatiecodes die dienen om het product (of de partij/zending) aan die verklaring te koppelen:

• DDR (Due Diligence Reference / referentienummer voor due diligence): geeft de geregistreerde aangifte op unieke wijze aan.
• DDV (Due Diligence Verification / verificatiecode voor due diligence): verificatiecode die aan die aangifte is gekoppeld.

In de praktijk zijn DDR en DDV de identificatiecodes waarmee een product/zending aan de aangifte kan worden gekoppeld en waarmee die koppeling in de interne systemen kan worden behouden. Volgens de vereenvoudigde "kaart" kunnen deze codes nodig zijn voor de latere schakels in de keten wanneer zij goederen ontvangen van een leverancier die als exploitant optreedt en de bijbehorende referentie moeten bewaren.

Geldende termijnen en voorbereidingsschema

De EU heeft bevestigd dat de EU-ontbossingsverordening (EUDR) met enkele maanden wordt uitgesteld, om bedrijven en overheden meer tijd te geven. De uitrol ziet er als volgt uit:

• 30 december 2026: ingangsdatum voor marktdeelnemers en handelaars (in het algemeen).
• 30 juni 2027: zes extra maanden voor micro-ondernemingen en kleine marktdeelnemers.

Het uitstel heeft te maken met de voorbereiding van het computersysteem; de herziene tekst zal worden gepubliceerd in het Publicatieblad van de EU en treedt drie dagen later in werking. In de praktijk biedt deze marge de mogelijkheid om de catalogus, rollen en gegevens te ordenen en de invoer- en validatiestroom te testen.

Bent u een getroffen leverancier of detailhandelaar?

Om 2026 zonder blokkades te halen, ligt de praktische focus op het voorbereiden van gegevens en stromen:

• De betrokken EUDR-producten in de productcatalogus identificeren
• Met leveranciers afspreken welke gegevens bij elke zending horen en hoe deze worden bewaard.
• Controles vaststellen: gegevens moeten volledig, consistent en traceerbaar zijn voordat het product in de verkoop gaat.
• Bewijsmateriaal voorbereiden voor interne controles/audits.

Hoe lost EDICOM dit op?

Stromen bijwerken om de informatie in een optioneel veld op te nemen

In de praktijk brengt de EUDR één cruciaal punt met zich mee: DDR en DDV moeten aan het product (of de partij/zending) gekoppeld blijven en op verzoek beschikbaar zijn tijdens de douaneafhandeling. Als die gegevens via e-mail, als bijlagen of via handmatige processen worden verzonden, neemt het aantal fouten, validaties en controles toe voordat de goederen worden vrijgegeven.

Bij EDICOM ligt de meerwaarde in het ervoor zorgen dat deze informatie op een gestructureerde manier tussen leverancier en detailhandelaar wordt uitgewisseld via EDI-uitwisselingen, zodat de gegevens samen met de zending aankomen, consistent zijn en zonder problemen kunnen worden geregistreerd en bewaard. Het doel is om handmatige taken te verminderen en ervoor te zorgen dat de referentie aan de juiste ontvangst wordt gekoppeld en kan worden opgehaald wanneer dat nodig is.

Validatie, traceerbaarheid en bewijsmateriaal dat klaar is voor controles

Naast het doorgeven van de gegevens is het belangrijk dat deze bruikbaar zijn in de dagelijkse praktijk:

• Validatie: lege, inconsistente of verkeerd geformatteerde waarden opsporen voordat ze tot problemen leiden.
• Traceerbaarheid: DDR/DDV koppelen aan de zending en deze koppeling in de loop van de tijd in stand houden.
• Bewijsstukken: beschikken over een intern register voor controles en audits, zonder dat er op het laatste moment gegevens moeten worden gereconstrueerd.