Elektronisch administratief controledocument (DeCA): nieuwe digitale verplichting voor het goederenvervoer in Spanje

Wat is het elektronisch document voor administratieve controle (DeCA)?

Het DeCA is de elektronische versie van het administratief controledocument. De invoering ervan houdt in dat bedrijven dit document in digitaal formaat moeten beheren, waardoor processen op basis van papier, afdrukken, handmatige ondertekening, fysieke archivering en het achteraf opzoeken van documenten tot het verleden behoren.

Het Ministerie van Vervoer en Duurzame Mobiliteit definieert de DeCA als het elektronische administratieve controledocument dat van toepassing is op het binnenlands goederenvervoer over de weg. Deze verplichting maakt deel uit van de ontwikkeling naar een meer gedigitaliseerd beheer van de vervoersactiviteiten en van de relaties tussen economische actoren en de overheid.

Vanaf wanneer is het DeCA verplicht?

Het DeCA wordt in Spanje vanaf 5 oktober 2026 verplicht voor het binnenlands goederenvervoer over de weg.

Deze datum is van cruciaal belang voor verladers, vervoerders, logistieke dienstverleners en bedrijven die grote volumes aan zendingen verwerken, aangezien zij moeten beschikken over systemen die in staat zijn het document in elektronische vorm te genereren, te bewaren en ter beschikking te stellen aan de autoriteiten.

Op wie is de DeCA-verplichting van toepassing?

De verplichting geldt voor het openbaar goederenvervoer over de weg in Spanje. In de praktijk betreft dit de belangrijkste partijen die bij het vervoer betrokken zijn, met name:

Contractuele verlader: Dit is de partij die het vervoer inhuurt en die haar exemplaar van het controledocument moet bewaren. In veel gevallen zal de verlader zelf vanuit zijn beheerssystemen de aanmaak van het document in gang zetten.

De feitelijke vervoerder: Dit is degene die het vervoer daadwerkelijk uitvoert. Hij moet tijdens het vervoer van de goederen over het document beschikken en het bij een controle aan de autoriteiten kunnen overleggen.

Logistieke operators en bedrijven met een groot aantal zendingen: Bedrijven die dagelijks talrijke zendingen afhandelen, moeten hun documentatieprocessen herzien om de uitgifte, ondertekening, bewaring en raadpleging van het DeCA te automatiseren. Digitalisering zal vooral van belang zijn in omgevingen met meerdere vervoerders, logistieke centra, magazijnen of complexe distributiestromen.

Verschillen tussen DeCA, eCMR en vrachtbrief

De digitalisering van documenten in de transportsector roept vaak vragen op, omdat er verschillende documenten, regelgevingskaders en operationele toepassingen naast elkaar bestaan.

• DeCA: Dit is het elektronische document voor administratieve controle. Het is van toepassing op het openbaar goederenvervoer over de weg in Spanje en heeft een administratief karakter. Het is bedoeld om de controle door de autoriteiten te vergemakkelijken.
• CMR en eCMR: Dit is de vrachtbrief die wordt gebruikt bij het internationale goederenvervoer over de weg tussen landen die zijn aangesloten bij het CMR-verdrag. De eCMR is de elektronische versie hiervan. In tegenstelling tot het DeCA is de eCMR niet het Spaanse administratieve document voor binnenlands vervoer, maar een internationale vrachtbrief met bewijskracht bij grensoverschrijdende transacties.
• Nationaal vrachtbrief: De nationale vrachtbrief heeft een contractueel en bewijskrachtig karakter. Deze dient ter bevestiging van de voorwaarden van de vervoersovereenkomst, de ontvangst van de goederen door de vervoerder en andere elementen van de vervoersoperatie. Deze mag niet worden verward met het administratief controledocument, hoewel beide documenten operationele gegevens kunnen delen.

Hoe wordt het elektronische administratief controledocument gecontroleerd?

Voor het elektronisch beheer van het DeCA moet het document bij een inspectie kunnen worden geraadpleegd of overgelegd. Daartoe worden systemen voorzien waarmee controleurs digitaal toegang krijgen tot de documentatie.

Tot de overwogen mogelijkheden behoren het raadplegen via een QR-code die toegang geeft tot het originele document dat is opgeslagen op het digitale platform van het bedrijf, of het overleggen van het elektronische document via de door de overheid ingestelde procedures.

Dit verplicht bedrijven ertoe niet alleen de aanmaak van het document te waarborgen, maar ook de beschikbaarheid, bewaring, integriteit en toegankelijkheid ervan in geval van inspectieverzoeken.

Voordelen van het elektronische administratieve controledocument

Naast naleving van de regelgeving kan het DeCA aanzienlijke voordelen opleveren voor bedrijven in de logistieke en transportsector.

• Vermindering van papiergebruik en handmatige taken: Door het document digitaal aan te maken, zijn afdrukken, fysieke kopieën, handmatige archivering en het achteraf versturen van documentatie overbodig.
• Minder administratieve fouten: Door de integratie met interne systemen kunnen gegevens eenmalig worden ingevoerd en in verschillende processen worden hergebruikt, waardoor transcriptiefouten en dubbel werk worden verminderd.
• Betere traceerbaarheid: Het DeCA maakt het mogelijk de documenttraceerbaarheid van elke transactie te versterken, wat meer controle biedt over de beschikbaarheid, status en bewaring van de documentatie.
• Betere respons bij inspecties: Digitale raadpleging vergemakkelijkt de onmiddellijke toegang tot de door de autoriteiten gevraagde documentatie, waardoor risico’s in verband met zoekgeraakte, onvolledige of onvindbare documenten worden verminderd.
• Voorbereiding op het eFTI-kader: Door het Administratief Controledocument te digitaliseren kunnen bedrijven de overstap maken naar beheersmodellen die gebaseerd zijn op gestructureerde gegevens, interoperabiliteit en elektronische communicatie met overheidsinstanties, in lijn met de Europese regelgeving.

Hoe u zich kunt voorbereiden op de verplichte invoering van het DeCA

De inwerkingtreding van het DeCA vereist dat bedrijven hun documentatieprocessen tijdig herzien. De aanpassing mag zich niet beperken tot formele naleving, maar moet rekening houden met de impact op de gehele operationele keten.

1. De huidige transportstromen analyseren: De eerste stap bestaat erin vast te stellen hoe het administratief controledocument momenteel wordt gegenereerd, wie er bij de afgifte ervan betrokken is, hoe het aan de vervoerder wordt overhandigd, hoe het wordt gearchiveerd en hoe het bij een inspectie kan worden teruggevonden.
2. De betrokken systemen identificeren: Er moet worden vastgesteld welke systemen de gegevens bevatten die nodig zijn voor het opstellen van de DeCA: ERP, TMS, WMS, verzendapplicaties, vervoerdersportalen of documentbeheersystemen.
3. Het genereren van het document automatiseren: Automatisering vermindert handmatige taken, voorkomt fouten en maakt het mogelijk het document op het juiste moment binnen de verzendstroom te genereren.
4. Ondertekening, bewaring en raadpleging waarborgen: Wanneer de bedrijfsvoering dit vereist, moet het systeem elektronische ondertekening mogelijk maken, het document op een veilige manier bewaren en de raadpleging of overlegging ervan bij een inspectie vergemakkelijken.
5. Interoperabiliteit met partners waarborgen: De DeCA moet worden geïntegreerd in een toeleveringsketen waarin verladers, vervoerders, logistieke operators en andere partijen betrokken zijn. De gekozen oplossing moet de deelname van al deze partijen vergemakkelijken zonder de operationele complexiteit te vergroten.

EDICOM, technologische partner voor documentdigitalisering

EDICOM helpt bedrijven bij het digitaliseren, integreren en automatiseren van de uitwisseling van elektronische documenten met klanten, leveranciers, logistieke operators en overheidsinstanties.

Via EDI-oplossingen, betrouwbare diensten, elektronische handtekeningen, traceerbaarheid van documenten en integratie met bedrijfssystemen kunnen organisaties evolueren naar een efficiënter en veiliger documentbeheer dat klaar is voor de nieuwe wettelijke vereisten op het gebied van transport en logistiek.

De komst van de DeCA luidt een nieuwe fase in voor de digitalisering van het transport in Spanje. Door op deze verandering te anticiperen, kunnen bedrijven een wettelijke verplichting omzetten in een kans om hun logistieke processen te optimaliseren.