Documento de Controlo Administrativo eletrónico (DeCA): nova obrigação digital para o transporte de mercadorias em Espanha

O que é o Documento eletrónico de Controlo Administrativo ou DeCA?

O DeCA é a versão eletrónica do Documento de Controlo Administrativo. A sua implementação implica que as empresas terão de gerir este documento em formato digital, deixando para trás os processos baseados em papel, impressão, assinatura manual, arquivo físico e recuperação documental posterior.

O Ministério dos Transportes e Mobilidade Sustentéval identifica o DeCA como o Documento eletrónico de Controlo Administrativo aplicável ao transporte interno de mercadorias por estrada. Esta obrigação faz parte do avanço para uma gestão mais digitalizada da atividade de transporte e das relações entre operadores económicos e a Administração.

Quando será obrigatório o DeCA?

O DeCA será obrigatório em Espanha a partir de 5 de outubro de 2026 para o transporte interno de mercadorias por estrada.

Esta data é fundamental para expedidores, transportadores, operadores logísticos e empresas que gerem grandes volumes de expedições, uma vez que terão de dispor de sistemas capazes de gerar, conservar e disponibilizar às autoridades o documento em formato eletrónico.

A quem afeta a obrigação do DeCA?

A obrigação afeta o transporte público de mercadorias por estrada em Espanha. Na prática, envolve os principais intervenientes que participam na operação de transporte, especialmente:

Expedidor contratual: É a parte que contrata o transporte que deve conservar o seu exemplar do documento de controlo. Em muitos casos, o expedidor será quem impulsiona a geração de documento a partir dos seus sistemas de gestão.

Transportador efetivo: É quem realiza materialmente o transporte. Deve dispor do documento durante o transporte das mercadorias e poder colocá-lo à disposição das autoridades em caso de inspeção.

Operadores logísticos e empresas com elevado volume de expedições: As empresas que gerem numerosas expedições diárias deverão rever os seus processos documentais para automatizar a emissão, assinatura, conservação e consulta do DeCA. A digitalização será especialmente relevante em ambientes com múltiplos transportadores, centros logísticos, armazéns ou fluxos de distribução complexos.

Diferenças entre DeCA, e CMR e carta porte

A digitalização documental no transporte costuma gerar dúvidas porque coexistem diferentes documentos, ámbitos normativos e utilizações operacionais.

DeCA: É o Documento eletrónico de Controlo Administrativo. Aplica-se ao transporte público de mercadorias por estrada em Espanha e tem natureza administrativa. A sua função é facilitar o controlo por parte das autoridades.

CMR y eCMR: É a carta de porte utilizada no transporte interacional de mercadorias por estrada entre países aderentes à Convenção CMR. O eCMR é a sua versão eletrónica. Ao contrário do DeCA, o eCMR não é documento administrativo espanhol para transporte interno, mas sim  uma carta de porte interncaional com valor probatório em operações transfronteiriças.

Carta de porte nacional: A carta de porte nacional tem natureza contratual e probatória. Serve para comprovar as condições do contrato de transporte, a receção da mercadoria pelo transportador e outros elementos da operação. Não deve ser confundida com o Documento eletrónico de Controlo Administrativo embora ambos possam partilhar dados operacionais.

Como será verificado o Documento eletrónico de Controlo Administrativo (DeCA)?

A gestão eletrónica do DeCA requer que o documento possa ser consultado ou enviado em caso de inspeção. Para isso, estão previstos sistemas que permitam aos agentes de controlo aceder à documentação de forma digital.

Entre as vias previstas encontram-se a consulta através de código QR com acesso ao documento original armazenado na plataforma digital da empresa, ou o envio do documento eletrónico através dos procedimentos habilitados pela Administração.

Isto obriga as empresas a garantir não apenas a geração do documento, mas também a sua disponibilidade, conservação, integridade e acessibilidade perante pedidos de inspeção.

Benefícios do Documento eletrónico de Controlo Administrativo (DeCA)

Para além do cumprimento normativo, o DeCA pode trazer vantagens significativas para as empresas do setor logístico e do transporte.

• Redução do papel e das tareas manuais: a geração digital do documento permite eliminar impressões, cópias fisicas, arquivos manuais e envios posteriores de documentação.
• Menos erros administrativos: ao integrar-se com sistemas internos, os dados podem ser capturados uma única vez e reutilizados em diferentes processos, reduzindo erros de transcrição e duplicações.
• Maior rastreabilidade: O DeCA permite reforçar o acompanyamento documental de cada operação, proporcionando maior controlo sobre a disponibilidade, o estado e a conservação da documentação.
• Melhor resposta em inspeções: a consulta digital facilita o acesso imediato à documentação exigida pelas autoridades, reduzindo riscos associados a extravios, documentos incompletos ou ficheiros não localizáveis.
• Preparação para o quadro eFTI: a digitalizaçãodo Documento de Controlo Administrativo permite às empresas avançar para modelos de gestão baseados em dados estruturados, interoperabilidade e comunicação eletrónica com as administrações, em linha com a evolução normativa europeia.

Como preparar-se para a obrigatoriedade do DeCA

A entrada em vigor do DeCA exige que as empresas revejam os seus processos documentais com antecedência. A adaptação não deve limitar-se ao cumprimento formal, mas sim contemplar o impacto em toda a cadeia operacional.

1. Analisar os fluxos atuais de transporte: o primeiro passo consiste em identificar como é gerado atualmente o Documento de Controlo Administrativo, quem intervém na sua emissão, como é entregue ao transportador, como é arquivado e como é recuperado em caso de inspeção.
2. Identificar sistemas envolvidos: é necessário determinar que sistemas contêm os dados necessários para emitir o DeCA: ERP, TMS, WMS, aplicações de expedição, portais de transportadores ou sistemas de gestão documental.
3. Automatizar a geração do documento: a automatização reduz tarefas manuais, evita erros e permite gerar o documento no momento adequado dentro do fluxo de expedição.
4. Garantir assinatura, conservação e consulta: quando a operação o exigir, o sistema deve permitir a assinatura eletrónica, conservar o documento com garantías e facilitar a sua consulta ou envio em caso de inspeção.
5. Garantir a interoperabilidade com os colaboradores: o DeCA deve integrar-se numa cadeia de abastecimento onde intervêm expedidores, transportadores, operadores logísticos e outros agentes. A solução escolhida deve facilitar a participação de todos eles sem acrescentar complexidade operacional.

EDICOM, parceiro tecnológico para a digitalização documental

EDICOM ajuda as empresas a digitalizar, integrar e automatizar a troca de documentos eletrónicos com clientes, fornecedores, operadores logísticos e administrações públicas.

Através de soluções EDI, serviços de confiança, assinatura eletrónica, rastreabilidade documental e integração com sistemas empresariais, as organizções podem avançar para uma gestão documental mais eficiente, segura e preparada para os novos requisitos normativos do transporte e da logística.

A chegada do DeCA marca uma nova etapa na digitalização do transporte em Espanha. Antecipar-se a esta mudança permitirá às empresas transformar uma obrigaço normativa numa oportunidade para otimizar os seus processos logísticos.