Documento elettronico di Controllo Amministrativo (DeCA): nuovo obbligo digitale per il trasporto merci in Spagna

Che cos'è il Documento elettronico di Controllo Amministrativo (DeCA)?

Il DeCA è la versione elettronica del Documento di Controllo Amministrativo. La sua implementazione implica che le aziende debbano gestire questo documento in formato digitale, abbandonando i processi basati su carta, stampa, firme manuali, archiviazione fisica e successivo recupero dei documenti.

Il Ministero dei Trasporti e della Mobilità Sostenibile identifica il DeCA come Documento elettronico di Controllo Amministrativo applicabile al trasporto nazionale di merci su strada. Tale requisito si inserisce nel percorso verso una gestione più digitalizzata dell'attività di trasporto e dei rapporti tra gli operatori economici e l’Amministrazione dello Stato.

Quando diventerà obbligatorio il DeCA?

A partire dal 5 ottobre 2026, il DeCA diventerà obbligatorio in Spagna per il trasporto nazionale di merci su strada.

Questa data è fondamentale per spedizionieri, vettori, operatori logistici e aziende che gestiscono grandi volumi di spedizioni, in quanto dovranno disporre di sistemi in grado di generare, archiviare e rendere disponibile il documento alle autorità in formato elettronico.

Chi è interessato dall'obbligo del DeCA?

L'obbligo riguarda il trasporto pubblico di merci su strada in Spagna. In pratica, coinvolge i principali attori dell'attività di trasporto, in particolare:

Committente contrattuale: È il soggetto che stipula il contratto di trasporto e che deve conservare la propria copia del documento di controllo. In molti casi sarà il committente a generare il documento attraverso i propri sistemi gestionali.

Trasportatore effettivo: È il soggetto che esegue materialmente il trasporto. Deve avere il documento a disposizione durante il trasporto delle merci ed essere in grado di esibirlo alle autorità in caso di controllo.

Operatori logistici e aziende con elevati volumi di spedizioni: Le aziende che gestiscono numerose spedizioni giornaliere dovranno rivedere i propri processi documentali per automatizzare l'emissione, la firma, la conservazione e la consultazione del DeCA. La digitalizzazione sarà particolarmente importante negli ambienti in cui operano più trasportatori, centri logistici, magazzini o reti distributive complesse.

Differenze tra DeCA, eCMR e lettera di vettura

La digitalizzazione dei documenti nel settore dei trasporti solleva spesso dubbi a causa della coesistenza di documenti, normative e utilizzi operativi diversi.

• DeCA: Si tratta del Documento elettronico di Controllo Amministrativo. Si applica al trasporto pubblico di merci su strada in Spagna ed è di natura amministrativa. La sua funzione è quella di agevolare i controlli da parte delle autorità.
• CMR ed eCMR: Si tratta della lettera di vettura utilizzata per il trasporto internazionale di merci su strada tra paesi firmatari della Convenzione CMR. L'eCMR è la sua versione elettronica. A differenza del DeCA, l'eCMR non è il documento amministrativo spagnolo per il trasporto nazionale, bensì una lettera di vettura internazionale con valore probatorio nelle operazioni transfrontaliere.
• Lettera di vettura nazionale: La lettera di vettura nazionale è un documento contrattuale e probatorio. Serve a certificare i termini del contratto di trasporto, la ricezione della merce da parte del vettore e altri elementi della transazione. Non deve essere confusa con il documento di controllo amministrativo, sebbene entrambi possano condividere dati operativi.

Come verrà verificato il Documento elettronico di Controllo Amministrativo?

La gestione elettronica del DeCA richiede che il documento sia accessibile per la consultazione o la presentazione in caso di ispezione. A tal fine, sono previsti sistemi che consentiranno agli addetti al controllo di accedere alla documentazione in formato digitale.

Tra le opzioni considerate figurano la consultazione tramite codice QR con accesso al documento originale memorizzato sulla piattaforma digitale aziendale, oppure l'invio del documento elettronico attraverso le procedure messe a disposizione dall’Amministrazione dello Stato.

Ciò obbliga le aziende a garantire non solo la generazione del documento, ma anche la sua disponibilità, conservazione, integrità e accessibilità in caso di ispezioni.

Vantaggi del Documento elettronico di Controllo Amministrativo

Oltre alla conformità normativa, il DeCA può offrire vantaggi significativi alle aziende del settore logistico e dei trasporti.

• Riduzione dell'uso della carta e delle attività manuali: La generazione di documenti digitali elimina la stampa, le copie fisiche, l'archiviazione manuale e le successive presentazioni dei documenti.
• Meno errori amministrativi: Grazie all'integrazione con i sistemi interni, i dati possono essere acquisiti una sola volta e riutilizzati in diversi processi, riducendo gli errori di trascrizione e le duplicazioni.
• Maggiore tracciabilità: Il sistema DeCA consente un tracciamento documentale più efficace per ogni operazione, garantendo un maggiore controllo sulla disponibilità, lo stato e la conservazione della documentazione.
• Migliore risposta alle ispezioni: La consultazione digitale facilita l'accesso immediato alla documentazione richiesta dalle autorità, riducendo i rischi legati alla perdita, alla incompletezza dei documenti o all'irreperibilità dei file.
• Preparazione alla normativa eFTI: La digitalizzazione del Documento di Controllo Amministrativo consente alle aziende di orientarsi verso modelli di gestione basati su dati strutturati, interoperabilità e comunicazione elettronica con le amministrazioni, in linea con l'evoluzione normativa europea.

Come prepararsi all’obbligo del DeCA

L'entrata in vigore del DeCA impone alle aziende di rivedere preventivamente i propri processi di documentazione. L'adattamento non deve limitarsi alla conformità formale, ma deve considerare l'impatto sull'intera catena operativa.

1. Analizzare i flussi di trasporto attuali: Il primo passo consiste nell'individuare come viene generato attualmente il Documento di Controllo Amministrativo, chi è coinvolto nella sua emissione, come viene consegnato al vettore, come viene archiviato e come viene recuperato in caso di ispezione.
2. Identificare i sistemi coinvolti: È necessario determinare quali sistemi contengono i dati necessari per emettere il DeCA: ERP, TMS, WMS, applicazioni di spedizione, portali dei vettori o sistemi di gestione documentale.
3. Automatizzare la generazione dei documenti: L'automazione riduce le attività manuali, evita errori e consente di generare il documento al momento giusto all'interno del flusso di spedizione.
4. Garanzia di firma, conservazione e consultazione: Qualora richiesto, il sistema deve consentire la firma elettronica, salvaguardare il documento e facilitarne la consultazione o la presentazione in caso di ispezione.
5. Garantire l'interoperabilità con i partner: Il sistema DeCA deve essere integrato in una supply chain che coinvolga spedizionieri, vettori, operatori logistici e altri soggetti interessati. La soluzione scelta deve facilitare la partecipazione di tutti questi attori senza aggiungere complessità operativa.

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L'entrata in vigore del DeCA segna una nuova tappa nella digitalizzazione dei trasporti in Spagna. Anticipare questo cambiamento consentirà alle aziende di trasformare un obbligo normativo in un'opportunità per ottimizzare i propri processi logistici.