Documento de Controle Administrativo eletrônico (DeCA): nova obrigação digital para o transporte de mercadorias na Espanha

O que é o Documento eletrônico de Controle Administrativo ou DeCA?

O DeCA é a versão eletrônica do Documento de Controle Administrativo. Sua implementação implica que as empresas terão de gerenciar esse documento em formato digital, deixando para trás os processos baseados em papel, impressão, assinatura manual, arquivo físico e recuperação documental posterior.

O Ministério dos Transportes e Mobilidade Sustentável identifica o DeCA como o Documento eletrônico de Controle Administrativo aplicável ao transporte interno de mercadorias por estrada. Essa obrigação faz parte do avanço para uma gestão mais digitalizada da atividade de transporte e das relações entre operadores econômicos e a Administração.

Quando será obrigatório o DeCA?

O DeCA será obrigatório na Espanha a partir de 5 de outubro de 2026 para o transporte interno de mercadorias por estrada.

Essa data é fundamental para embarcadores, transportadores, operadores logísticos e empresas que gerenciam grandes volumes de remessas, uma vez que terão de dispor de sistemas capazes de gerar, conservar e disponibilizar às autoridades o documento em formato eletrônico.

Quem é afetado pela obrigação do DeCA?

A obrigação afeta o transporte público de mercadorias por estrada na Espanha. Na prática, envolve os principais agentes que participam da operação de transporte, especialmente:

Embarcador contratual: É a parte que contrata o transporte e que deve conservar seu exemplar do documento de controle. Em muitos casos, o embarcador será quem impulsiona a geração do documento a partir de seus sistemas de gestão.

Transportador efetivo: é quem realiza materialmente o transporte. Deve dispor do documento durante o transporte das mercadorias e poder colocá-lo à disposição das autoridades em caso de inspeção.

Operadores logísticos e empresas com alto volume de remessas: as empresas que gerenciam numerosas remessas diárias deverão revisar seus processos documentais para automatizar a emissão, assinatura, conservação e consulta do DeCA. A digitalização será especialmente relevante em ambientes com múltiplos transportadores, centros logísticos, armazéns ou fluxos de distribuição complexos.

Diferenças entre DeCA, eCMR e carta de porte

A digitalização documental no transporte costuma gerar dúvidas porque coexistem diferentes documentos, âmbitos normativos e usos operacionais.

DeCA: É o Documento eletrônico de Controle Administrativo. Aplica-se ao transporte público de mercadorias por estrada na Espanha e tem natureza administrativa. Sua função é facilitar o controle por parte das autoridades.

CMR e eCMR: É a carta de porte utilizada no transporte internacional de mercadorias por estrada entre países aderentes à Convenção CMR. O eCMR é sua versão eletrônica. Ao contrário do DeCA, o eCMR não é o documento administrativo espanhol para transporte interno, mas sim uma carta de porte internacional com valor probatório em operações transfronteiriças.

Carta de porte nacional: A carta de porte nacional tem natureza contratual e probatória. Serve para comprovar as condições do contrato de transporte, o recebimento da mercadoria pelo transportador e outros elementos da operação. Não deve ser confundida com o Documento eletrônico de Controle Administrativo, embora ambos possam compartilhar dados operacionais.

Como será verificado o Documento eletrônico de Controle Administrativo (DeCA)?

A gestão eletrônica do DeCA requer que o documento possa ser consultado ou enviado em caso de inspeção. Para isso, estão previstos sistemas que permitam aos agentes de controle acessar a documentação de forma digital.

Entre as formas previstas estão a consulta por meio de código QR com acesso ao documento original armazenado na plataforma digital da empresa, ou o envio do documento eletrônico por meio dos procedimentos habilitados pela Administração.

Isso obriga as empresas a garantir não apenas a geração do documento, mas também sua disponibilidade, conservação, integridade e acessibilidade diante de solicitações de inspeção.

Benefícios do Documento eletrônico de Controle Administrativo (DeCA)

Além do cumprimento normativo, o DeCA pode trazer vantagens significativas para as empresas do setor logístico e de transporte.

Redução do papel e das tarefas manuais: a geração digital do documento permite eliminar impressões, cópias físicas, arquivos manuais e envios posteriores de documentação.

• Menos erros administrativos: ao se integrar com sistemas internos, os dados podem ser capturados uma única vez e reutilizados em diferentes processos, reduzindo erros de transcrição e duplicidades.
• Maior rastreabilidade: o DeCA permite reforçar o acompanhamento documental de cada operação, proporcionando maior controle sobre a disponibilidade, o estado e a conservação da documentação.
• Melhor resposta em inspeções: a consulta digital facilita o acesso imediato à documentação exigida pelas autoridades, reduzindo riscos associados a perdas, documentos incompletos ou arquivos não localizáveis.
• Preparação para o quadro eFTI: a digitalização do Documento de Controle Administrativo permite que as empresas avancem para modelos de gestão baseados em dados estruturados, interoperabilidade e comunicação eletrônica com as administrações, em linha com a evolução normativa europeia.

Como se preparar para a obrigatoriedade do DeCA

A entrada em vigor do DeCA exige que as empresas revisem seus processos documentais com antecedência. A adaptação não deve se limitar ao cumprimento formal, mas contemplar o impacto em toda a cadeia operacional.

1. Analisar os fluxos atuais de transporte: o primeiro passo consiste em identificar como o Documento de Controle Administrativo é gerado atualmente, quem intervém em sua emissão, como é entregue ao transportador, como é arquivado e como é recuperado em caso de inspeção.
2. Identificar os sistemas envolvidos: é necessário determinar quais sistemas contêm os dados necessários para emitir o DeCA: ERP, TMS, WMS, aplicações de expedição, portais de transportadores ou sistemas de gestão documental.
3. Automatizar a geração do documento: a automação reduz tarefas manuais, evita erros e permite gerar o documento no momento adequado dentro do fluxo de expedição.
4. Garantir assinatura, conservação e consulta: quando a operação exigir, o sistema deve permitir a assinatura eletrônica, conservar o documento com garantias e facilitar sua consulta ou envio em caso de inspeção.
5. Garantir a interoperabilidade com os parceiros: o DeCA deve se integrar a uma cadeia de suprimentos na qual intervêm embarcadores, transportadores, operadores logísticos e outros agentes. A solução escolhida deve facilitar a participação de todos eles sem acrescentar complexidade operacional.

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A chegada do DeCA marca uma nova etapa na digitalização do transporte na Espanha. Antecipar-se a essa mudança permitirá às empresas transformar uma obrigação normativa em uma oportunidade para otimizar seus processos logísticos.