自 2026 年 10 月起，西班牙行政控制文件将实施数字化
随着公路货运领域新要求的出台，西班牙物流单证数字化进程持续推进：行政控制文件必须以电子方式管理。这是迈向无纸化流程的重要一步，同时也将提高文件管理的可追溯性、效率和互操作性。
行政控制文件又称控制文件，是西班牙境内公路货运所要求的强制性文件。其主要目的是在路检期间向主管部门提供运输作业的关键信息。
该要求本身并非新规定，此文件多年来一直是强制性文件，只是将改变格式。自 2026 年 10 月5 日起，电子行政控制文件 (DeCA) 将成为西班牙国内公路货运的强制性要求。
什么是电子行政控制文件 (DeCA)？
DeCA 是行政控制文件的电子版本。其实施要求企业以数字化方式管理该文件，取代打印、手写签名、纸质归档和人工检索文件等纸质流程。
西班牙交通与可持续出行部将 DeCA 定义为适用于国内公路货运的电子行政控制文件。该要求是西班牙推动运输运营以及企业与公共主管部门互动数字化的整体举措之一。
DeCA 何时成为强制性要求？
自 2026 年 10 月 5 日起，DeCA 将成为西班牙国内公路货运的强制性要求。
对于托运人、承运人、物流运营商和高货运量企业而言，这一日期尤为重要，因为他们必须具备能够生成、存储电子文件，并在主管部门要求时提供该电子文件的系统。
哪些主体必须遵守 DeCA 要求？
该要求适用于西班牙的公路货运业务。实际执行中，它会影响运输流程中的主要参与方，尤其包括：
合同托运人：签订运输服务合同的一方，负责保存其控制文件副本。在许多情况下，托运人还将负责直接在其业务系统中生成该文件。
实际承运人：实际运输货物的公司或个人。承运人必须在整个运输作业过程中能够访问该文件，并在路检期间向主管部门出示。
物流运营商和高货运量企业：每日管理大量货运业务的组织应审查文件管理流程，以实现 DeCA 生成、签署、存储和检索自动化。在涉及多家承运人、配送中心、仓库或复杂物流网络的环境中，数字化尤具价值。
DeCA、eCMR 与托运单之间的区别
运输单证数字化常常会引发混淆，因为多种文件同时存在于不同法律框架下，服务于不同的运营目的。
- DeCA：电子行政控制文件。它适用于西班牙境内公路货运，通过帮助主管部门开展监管检查发挥行政用途。
- CMR 和 eCMR：CMR 是《CMR 公约》缔约国之间国际公路货运使用的托运单。eCMR 是其电子版本。与 DeCA 不同，eCMR 并非西班牙国内运输的行政文件，而是在跨境运输中具有证明价值的国际运输文件。
- 国内托运单：国内托运单是一种合同文件，用于证明运输协议、承运人已接收货物以及运输作业中的其他合同要素。尽管它可能包含与行政控制文件类似的信息，但两类文件具有不同的法律目的。
电子行政控制文件将如何核验？
DeCA 的电子化管理要求企业在检查期间能够随时访问或提交该文件。为支持这一要求，主管部门预计将使用可实现文件数字化访问的系统。
可能使用的核验方式包括扫描二维码，直接访问存储在企业数字平台上的原始文件；或通过西班牙行政主管部门规定的流程以电子方式提交该文件。
因此，企业不仅必须确保文件以电子方式生成，还要确保文件在检查期间始终可用、安全、防篡改且易于访问。
电子行政控制文件的优势
除满足监管合规要求外，DeCA 还为物流和运输企业带来多项优势。
- 减少纸质文件和人工任务：生成数字化文件可消除打印、纸质副本、纸质归档和人工文件处理。
- 减少行政错误：通过与内部系统集成，数据只需录入一次，即可在多个流程中重复使用，从而减少转录错误和重复信息。
- 提升可追溯性：DeCA 可增强每次运输作业中的文件跟踪能力，提高文件可用性、状态和保存情况的透明度。
- 轻松应对路检：数字化访问使企业能够立即提供所需文件，最大程度降低文件丢失、不完整或无法访问所带来的风险。
- 为 eFTI 框架做好准备：行政控制文件数字化有助于企业向结构化数据管理、互操作性和与公共主管部门的电子通信过渡，以适应不断发展的欧洲法规。
如何为 DeCA 要求做好准备
引入 DeCA 要求企业提前充分审查文件管理流程。合规不应仅停留在满足法律要求层面，还应考虑对整个运输作业的影响。
- 分析当前运输工作流：审查行政控制文件目前如何生成、哪些人员或主体参与开具、如何交付给承运人、如何存储，以及在检查期间如何检索。
- 识别相关系统：确定哪些系统包含生成 DeCA 所需的信息，例如 ERP、TMS、WMS、货运应用程序、承运人门户或文件管理平台。
- 自动生成文件：自动化可最大程度减少人工操作，降低错误，确保在货运流程的适当阶段生成文件。
- 确保电子签名、存储和检索：在需要的情况下，解决方案应支持电子签名、文件安全保存，以及检查期间即时检索或提交。
- 实现与物流合作伙伴的互操作性：DeCA 必须融入由托运人、承运人、物流服务提供商及其他利益相关方组成的供应链。所选解决方案应能够实现无缝协作，同时不增加运营复杂性。
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引入 DeCA 标志着西班牙货运数字化转型的又一重要里程碑。通过提前准备，企业可以将监管要求转化为精简运营和优化物流流程的机会。
