SaaS EDI en elektronische facturatie SaaS: De enige oplossing voor wereldwijde integratie, naleving en schaalbaarheid

Een SaaS EDI - of internationale elektronische facturatieproject opzetten zonder gebruik te maken van de cloud is geen optie. Het is een strategische fout. In vergelijking met on-premise oplossingen is een SaaS EDI-platform de enige realistische optie om te voldoen aan de eisen, snelheid en naleving die worden opgelegd door wereldwijde toeleveringsketens en de meest geavanceerde fiscale regelgeving.

SaaS-platforms zijn geen alternatief. Ze zijn de enige mogelijke architectuur om te garanderen dat een bedrijf op een veilige, traceerbare en continue manier kritieke documenten kan uitwisselen met zijn klanten, leveranciers, logistieke operators en belastingautoriteiten in meerdere landen. Bovendien maken ze het mogelijk om de ERP-EDI-integratie in SaaS met garanties aan te pakken, een essentiële vereiste voor het automatiseren van end-to-end-processen zonder wrijving tussen systemen. Met 24×7 beschikbaarheid, constante updates en gespecialiseerde technische ondersteuning maakt het SaaS-model het mogelijk om de reële uitdagingen aan te gaan van bedrijven die zonder onderbrekingen moeten werken en moeten voldoen aan regelgeving die van land tot land, bijna van maand tot maand, verandert.

Vasthouden aan eigen infrastructuren of verouderde oplossingen is geen strategische beslissing: het is een afwijzing van vooruitgang. Want wanneer uw bedrijf afhankelijk is van het binnenkomen van een bestelling, de geldigheid van een factuur of een fiscaal dossier dat 100% voldoet aan de lokale regelgeving, mag de technologie niet falen. En alleen het SaaS-model is ontworpen om dat niet te doen.

Dit artikel is niet bedoeld om u te overtuigen om over te stappen. Het gaat uit van een basisprincipe: als u vandaag EDI of elektronische facturering gaat gebruiken, dan doet u dat in de cloud. Hier leggen we uit waarom, en welke elementen ervoor zorgen dat een SaaS-oplossing zoals die van EDICOM het verschil maakt in omgevingen waar elk document cruciaal is.

EDI-platform en SaaS-elektronische facturatie of hoe kritieke documenten en complexe regelgeving te beheren zonder foutenmarge

De omvang, snelheid en kriticiteit waarmee documenten tussen bedrijven worden uitgewisseld in 2025 staat in schril contrast met wat er enkele jaren geleden gebeurde. EDI en elektronische facturatie zijn niet langer optionele of administratieve hulpmiddelen. Tegenwoordig vormen ze de ruggengraat van wereldwijde industriële, commerciële en logistieke activiteiten. En dat verandert alles.

Want wanneer een inkooporder niet op tijd wordt ontvangen, wanneer een factuur niet voldoet aan de geldende regelgeving, of wanneer een verzendingsbericht niet bij de logistieke operator aankomt... dan wordt de toeleveringsketen onderbroken. En daarmee gaat geld, reputatie en in sommige gevallen zelfs klanten verloren.

In deze context is er maar één aanpak mogelijk: professioneel, geautomatiseerd en ontworpen om foutloos op te schalen. En dat vereist dat we een aantal waarheden onder ogen zien.
 

Wat vereist een internationaal EDI-project vandaag de dag?

Een EDI-project in 2025 is niet langer alleen maar een verbinding tussen twee bedrijven. Het houdt nu ook in dat verschillende systemen (ERP's, CRM's, WMS'en...) moeten worden geïntegreerd, dat moet worden aangepast aan verschillende standaarden (EDIFACT, X12, XML, UBL, enz.), dat moet worden voldaan aan bijna realtime responstijden en dat de traceerbaarheid van elke transactie moet worden gewaarborgd.

Bovendien dwingt de veelheid aan partners (klanten, leveranciers, vervoerders, logistieke operators, marktplaatsen, enz.) tot het beheer van een enorme verscheidenheid aan formaten, kanalen en communicatieprotocollen: AS2, SFTP, Web Services, API REST, Peppol, enz.

Met andere woorden, het project is niet langer technisch, maar strategisch. En de foutmarge wordt tot nul teruggebracht.
 

Wat maakt e-facturatie op wereldwijde schaal zo delicaat?

In tegenstelling tot andere EDI-stromen heeft de elektronische factuur een extra laag: de fiscale regelgeving.

Het uitbrengen van een factuur is niet langer alleen het genereren van een PDF of het verzenden van een XML. Het is het voldoen aan technische, wettelijke en procedurele eisen die van land tot land sterk verschillen:

• Verplichte structurele validaties
• Elektronische handtekening met geldige certificaten
• Voorafgaande of achteraf verzending naar overheidsplatforms
• Regels voor elektronische archivering met wettelijke waarde
• Integratie met aanvullende fiscale controlemechanismen

Dit alles verandert voortdurend. En in sommige landen leidt niet-naleving tot administratieve sancties of, in het beste geval, tot het onvermogen om te factureren of te innen.
 

Waarom er geen ruimte meer is voor “op maat gemaakte” oplossingen

Jarenlang hebben veel bedrijven geprobeerd dit probleem op te lossen met interne ontwikkelingen, hybride oplossingen of kleine patches die aan hun ERP waren aangepast. Dat is niet langer haalbaar. Elk nieuw land, elke nieuwe partner, elke wijziging in de regelgeving... wordt een technische en juridische nachtmerrie.

De ‘huisgemaakte’ aanpak is niet schaalbaar, garandeert geen naleving en biedt geen 24/7 ondersteuning, wat precies is wat de huidige wereldwijde activiteiten vereisen. ‘Maatwerkoplossingen’ zijn uiteindelijk duur, traag, moeilijk te onderhouden en volkomen inefficiënt gezien de werkelijke complexiteit van de huidige omgeving.

Als u het serieus neemt, is het SaaS-model dus geen optie. Het is een noodzaak.

EDI as a Service: De technologische architectuur die EDI en wereldwijde elektronische facturering mogelijk maakt

In een internationale omgeving waarin dagelijks duizenden documenten worden uitgewisseld, heeft het EDI as a Service-model zich bewezen als de meest betrouwbare oplossing voor het beheer van volumes, naleving en traceerbaarheid. We hebben het over technologie die is ontwikkeld om continu te werken, onbeperkt te schalen en complexiteit op te vangen zonder deze door te geven aan de klant. Een technologie die is ontworpen voor scenario's waarin falen geen optie is.
 

24x7 beschikbaarheid voor kritieke operaties

Het SaaS-model maakt het mogelijk om het platform altijd en overal operationeel te houden, zonder afhankelijk te zijn van lokale infrastructuren of interne teams. In industriële of logistieke omgevingen, waar een inkooporder of een factuur een hele reeks processen in gang zet, is de beschikbaarheid van de dienst geen bijzaak: het is het hart van de operatie.

In het geval van EDICOM vertaalt zich dit in:

• Redundante datacenters met synchrone replicatie
• Realtime monitoring
• 24x7 technische ondersteuning door eigen teams
• Gegarandeerde contractuele SLA van 99,9%
   

Automatische update van regelgeving zonder tussenkomst van de klant

Een van de grote voordelen van SaaS bij e-facturering is dat updates niet afhankelijk zijn van de klant. Wanneer de regelgeving in Mexico, Italië, Polen of Colombia verandert, past het platform zich op de achtergrond aan, zonder onderbrekingen, zonder extra ontwikkelingen en zonder verborgen kosten.

Hierdoor kan worden voldaan aan eisen zoals:​​​​​​​

• Nieuwe officiële XML-schema's.
• Wijzigingen in fiscale validatiemechanismen.
• Toevoeging van nieuwe verplichte velden.
• Gewijzigde regels voor archivering of digitale handtekeningen.

De SaaS-infrastructuur houdt de oplossing niet alleen in stand. Ze zorgt er ook voor dat deze compliant blijft.
 

Echte schaalbaarheid voor grote volumes en complexe omgevingen

De uitwisseling van documenten verloopt niet lineair. Er zijn pieken. Er zijn campagnes. Er zijn momenten waarop een bedrijf zijn activiteit in een paar dagen tijd vertienvoudigt. Een goed ontworpen SaaS-architectuur ondersteunt dit niet alleen: het absorbeert het zonder impact voor de gebruiker.

Van de mogelijkheid om miljoenen berichten per maand te verwerken tot het beheer van meerdere omgevingen per land, klant of dochteronderneming, het SaaS-model maakt groei mogelijk zonder wrijving, zonder dat hardware of interne technische middelen hoeven te worden opgeschaald.

Naleving van e-facturatie in meerdere landen: de verborgen uitdaging van internationale elektronische facturatie

In veel landen is het uitreiken van een factuur niet alleen een boekhoudkundige of technische kwestie: het is een fiscale handeling die wordt gecontroleerd door de belastingdienst. Dit betekent dat elke factuur moet voldoen aan specifieke, variabele en veranderlijke regels die worden opgelegd door overheden die steeds vaker voorafgaande validatie, elektronische handtekeningen, elektronische levering of digitale archivering met wettelijke waarde eisen.

Dit is een van de kritieke punten die veel bedrijven onderschatten wanneer ze een multinationaal elektronisch factureringsproject aanpakken: de factuur wordt niet langer voor de klant uitgegeven, maar eerst voor de belastingdienst. En dat verandert het proces radicaal.
 

Meer dan 80 landen, meer dan 80 manieren om correct te factureren

Elk land definieert zijn eigen model voor e-facturering: van technische formaten en XML-structuren tot termijnen, validatiemethoden en verplichte leveringsplatforms.

• In Italië moet de factuur door het Sistema di Interscambio (SdI) worden verwerkt
• In Mexico door de SAT en het CFDI-schema
• In Frankrijk wordt een netwerkmodel met openbare en particuliere portalen geïmplementeerd
• In Polen wordt KSeF verplicht voor alle bedrijven

En dit is nog maar het begin. Wat in het ene land werkt, werkt niet in het andere. En wanneer u in 5, 10 of 20 landen tegelijk actief bent, wordt de complexiteit voor elke jurisdictie nog eens vermenigvuldigd.
 

e-facturatie, CTC, Peppol, ViDA: een voortdurend evoluerend ecosysteem

Elektronische facturering is niet alleen gereguleerd, maar ook voortdurend in beweging.

Elk jaar komen er nieuwe verplichtingen, nieuwe controlemechanismen en nieuwe validatiemodellen bij:

• CTC (Continuous Transaction Controls): fiscale controle in realtime voordat de factuur wordt uitgegeven.
• Peppol: pan-Europees (en steeds meer wereldwijd) netwerk voor de uitwisseling van gestructureerde elektronische documenten via de zogenaamde Peppol Access Points of erkende toegangspunten tot het Peppol-netwerk.
• ViDA (VAT in the Digital Age): nieuw voorstel van de Europese Commissie om het model voor het beheer van de intracommunautaire btw te revolutioneren.

Zonder een oplossing die automatisch wordt bijgewerkt en zich dynamisch aanpast aan deze veranderingen, is het risico op niet-naleving constant.
 

De rol van de SaaS-leverancier bij de automatisering van de naleving

Hier komt het SaaS-model volledig tot zijn recht.

Een goed ontworpen platform maakt het mogelijk om wijzigingen in de regelgeving door te voeren zonder dat de klant daar iets voor hoeft te doen. De leverancier zorgt voor:

• Het implementeren van nieuwe validaties of documentschema's
• Het aanpassen van de verbindingen met overheidsplatforms
• Het implementeren van nieuwe fiscale stromen zonder de werking te onderbreken
• Het archiveren en ondertekenen volgens de wettelijke criteria van elk land

Dit is geen bijkomstigheid. Het is een basisvoorwaarde in elke SaaS EDI-omgeving om zonder onderbrekingen te kunnen blijven werken. En alleen een SaaS-infrastructuur die wordt beheerd door een leverancier met internationale ervaring kan dit niveau van naleving garanderen, land voor land, document voor document.

Eén enkel platform voor de integratie van systemen, documenten en regelgeving

Het hebben van een krachtig SaaS-EDI-platform is nutteloos als het niet goed geïntegreerd is met je technologische omgeving en je kritieke documentprocessen. Internationaal opererende bedrijven werken niet met één enkel systeem, maar met meerdere systemen (ERP, CRM, SGA...), meerdere vestigingen en meerdere kritieke documentprocessen.

Daarom mag een EDI- en e-factuur oplossing geen silo zijn. Het moet op een transparante, stabiele en geautomatiseerde manier worden geïntegreerd in uw systeemarchitectuur, ongeacht welke dat is.

Native connectoren met SAP, Oracle, Microsoft Dynamics en meer

Een gespecialiseerde leverancier moet connectoren aanbieden die klaar zijn voor gebruik in de belangrijkste ERP-omgevingen op de markt. Dit maakt het mogelijk om de implementatietijd drastisch te verkorten en het onderhoud te minimaliseren, waardoor een betrouwbare bidirectionele communicatie voor inkomende en uitgaande stromen wordt gegarandeerd.

EDICOM beschikt bijvoorbeeld over gecertificeerde connectoren voor:

• SAP ECC en S/4HANA
• Oracle E-Business Suite en Oracle Cloud
• Microsoft Dynamics 365
• Eigen of legacy-systemen, via API of specifieke adapters
   

Vlotte uitwisseling met klanten, leveranciers en autoriteiten

Naast ERP moet het platform fungeren als een centrale hub die zorgt voor een constante documentenstroom met al uw gesprekspartners: klanten, leveranciers, logistieke operators of overheidsinstanties.

Dit houdt in:

• Ondersteuning van meerdere formaten (EDIFACT, X12, XML, UBL, PDF, enz.)
• Diverse communicatieprotocollen (AS2, SFTP, Web Services, API REST, Peppol…)
• Structurele en zakelijke validaties in realtime
• Ontvangstbevestigingen en volledige traceerbaarheid van het document

Met andere woorden, alles komt binnen, alles gaat eruit, alles wordt geregistreerd en gevalideerd, zonder handmatige tussenkomst.
 

Aanvullende modules: wettelijk archief, B2B-onboarding, automatische validaties

Een compleet platform beperkt zich niet tot het verzenden en ontvangen van documenten. Het gaat verder en biedt extra diensten die de processen optimaliseren en de wrijving met uw partners verminderen:

• Elektronisch archief met wettelijke geldigheid:  Voldoet aan de bewaarvereisten in elk land.
• Digitale onboarding van partners:  portaal voor leveranciers en klanten voor een naadloze integratie.
• Automatische validaties van gegevens en bedrijfsregels:  voorkomen van fouten voordat ze het ERP-systeem of de ontvanger bereiken.

Integratie is dus niet alleen technisch. Het is strategisch. En het maakt van het platform een natuurlijk verlengstuk van het bedrijf, niet zomaar een extern applicatie dat onderhouden moet worden.
 

Wat u van uw SaaS-leverancier voor EDI en elektronische facturatie mag verwachten

Wanneer u een SaaS-platform kiest voor het beheer van kritieke processen zoals EDI of elektronische facturatie, koopt u niet alleen een tool: u vertrouwt erop dat uw bedrijfsvoering blijft functioneren, zelfs als al het andere uitvalt.

Daarom is het niet voldoende dat de software werkt. U moet tastbare garanties eisen: op het gebied van beschikbaarheid, veiligheid, naleving en ondersteuning. Een leverancier die dit niet met feiten kan aantonen, is simpelweg niet klaar voor de taak.
 

SLA 99,9%, eigen redundante datacenters en echte 24×7 ondersteuning

De leverancier moet contractueel een minimale beschikbaarheid van 99,9% garanderen en dit ondersteunen met een solide infrastructuur, niet met woorden.

Wat moet u minimaal eisen?

• Redundante datacenters,  met realtime replicatie
• Actief-actieve architectuur om single points of failure te voorkomen
• Eigen technisch personeel,  24×7 beschikbaar in verschillende tijdzones
• Constante monitoring en proactieve oplossing van incidenten

Kortom: als uw leverancier u niet kan garanderen dat uw platform niet uitvalt, werkt u met de verkeerde leverancier.
 

Certificeringen en audits die de veiligheid ondersteunen

Het beheren van fiscale en commerciële documenten houdt in dat er met gevoelige gegevens wordt gewerkt. Er is geen ruimte voor veiligheidslekken of improvisaties. Daarom certificeren serieuze platforms hun werking volgens de strengste normen:

• ISO 27001:  Informatiebeveiliging
• ISAE 3402 / SSAE 18:  Gecontroleerde interne procescontroles
• eIDAS en lokale certificeringen voor elektronische handtekeningen

Deze certificeringen zijn geen commerciële versiering. Ze zijn een duidelijk teken dat de leverancier uw gegevens met dezelfde nauwkeurigheid beheert als u uw bedrijf beheert.
 

Infrastructuur ontwikkeld en beheerd door de leverancier zelf

Een kritisch platform mag voor zijn werking niet afhankelijk zijn van derden. De leverancier moet eigenaar zijn van zijn technologie, zijn code, zijn servers en zijn ontwikkeling.

• Geen software die van derden is gekocht en doorverkocht.
• Geen gedeelde infrastructuren zonder echte controle.
• Geen uitbesteding van technische ondersteuning zonder directe toegang tot het systeem.

Wanneer de leverancier eigenaar is van de volledige technologische stack, kan hij snel reageren, zich aanpassen aan nieuwe normatieve of technische uitdagingen en u garanderen dat er geen tussenpersonen zijn tussen uw operatie en zijn werking.
 

EDICOMPlatform: SaaS EDI + e-facturatie in de cloud

Platform in servicemodus om zonder beperkingen verbinding te maken, te voldoen aan de regelgeving en op te schalen.

Alles wat een EDI- en internationale e-factureringsomgeving vereist — hoge beschikbaarheid, naleving van de regelgeving, schaalbaarheid, gespecialiseerde ondersteuning en actief beheer van de dienst — is standaard geïntegreerd in EDICOMPlatform.

Ons platform is ontworpen om een antwoord te bieden op de uitdagingen van bedrijven die actief zijn in meerdere markten, met meerdere systemen en meerdere handelspartners. Vanuit één enkele oplossing beheren we de volledige cyclus van elk elektronisch document: genereren, valideren, transformeren, verzenden, ontvangen, archiveren en fiscale rapportage.

Met eigen datacenters, een internationaal technisch team dat 24 uur per dag en 7 dagen per week beschikbaar is en de mogelijkheid om ons in realtime aan te passen aan elke wijziging in de regelgeving, is EDICOMPlatform niet alleen technologie: het is een complete dienst die u in staat stelt om de operationele complexiteit te vergeten en u te concentreren op wat echt belangrijk is: uw bedrijf laten groeien.

Als uw activiteiten niet kunnen stoppen, als uw processen cruciaal zijn en als uw groei afhankelijk is van een soepele integratie met klanten, leveranciers en belastingautoriteiten, dan heeft u een platform nodig dat aan deze eisen voldoet.

Neem contact met ons op en ontdek hoe EDICOM u kan helpen bij het beheren van uw EDI- en elektronische factureringsprocessen, waar ook ter wereld.