EDI und elektronische Rechnung in SaaS Modus: Die einzige Lösung, die sich global integrieren, umsetzen und skalieren lässt

Ein SaaS EDI- oder internationales E-Invoicing-Projekt mit einem anderen Ansatz als der Cloud in Angriff zu nehmen, ist keine Option. Es wäre ein strategischer Fehler. Im Vergleich zu On-Premise-Lösungen ist eine SaaS-EDI-Plattform die einzige praktikable Option, um den Anforderungen, Geschwindigkeitsvorgaben und Compliance-Vorgaben globaler Lieferketten und modernster steuerlicher Rahmenbedingungen gerecht zu werden.

SaaS-Plattformen sind keine Alternative. Sie sind die einzig mögliche Architektur, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen wichtige Dokumente sicher, nachvollziehbar und kontinuierlich mit seinen Kunden, Lieferanten, Logistikdienstleistern und Steuerbehörden in mehreren Ländern austauschen kann. Darüber hinaus ermöglichen sie die zuverlässige Integration von ERP-EDI in SaaS, eine wichtige Voraussetzung für die reibungslose Automatisierung von End-to-End-Prozessen zwischen Systemen. Mit einer Verfügbarkeit rund um die Uhr, ständigen Updates und spezialisiertem technischen Support ermöglicht das SaaS-Modell die Bewältigung der realen Herausforderungen von Unternehmen, die ohne Unterbrechungen arbeiten und Vorschriften einhalten müssen, die sich von Land zu Land und fast von Monat zu Monat ändern.

Das Beharren auf eigener Infrastruktur oder veralteten Lösungen ist keine strategische Entscheidung, sondern ein Verzicht auf Fortschritt. Denn wenn Ihr Unternehmen davon abhängt, dass eine Bestellung ankommt, eine Rechnung gültig ist oder eine Steuerakte zu 100 % den lokalen Vorschriften entspricht, darf die Technologie nicht versagen. Und nur das SaaS-Modell ist so konzipiert, dass es nicht versagt.

Dieser Artikel soll Sie nicht davon überzeugen, zu wechseln. Er geht von einer Grundannahme aus: Wenn Sie heute EDI oder elektronische Rechnungsstellung nutzen, dann tun Sie dies in der Cloud. Hier erklären wir Ihnen, warum das so ist und welche Elemente eine SaaS-Lösung wie die von EDICOM in Umgebungen, in denen jedes Dokument kritisch ist, auszeichnen.

EDI-Plattform und elektronische Rechnungsstellung SaaS oder wie man kritische Dokumente und komplexe Vorschriften ohne Fehlerquote verwaltet

Das Volumen, die Geschwindigkeit und die Kritikalität, mit der Dokumente zwischen Unternehmen im Jahr 2025 ausgetauscht werden, haben nichts mehr mit dem zu tun, was noch vor wenigen Jahren der Fall war. EDI und elektronische Rechnungen sind keine optionalen oder administrativen Tools mehr. Heute sind sie das Rückgrat globaler industrieller, kommerzieller und logistischer Abläufe. Und das verändert alles.

Denn wenn eine Bestellung nicht rechtzeitig eingeht, wenn eine Rechnung nicht den geltenden Vorschriften entspricht oder wenn eine Versandbenachrichtigung nicht beim Logistikunternehmen ankommt, bricht die Lieferkette zusammen. Und damit gehen Geld, Reputation und in einigen Fällen auch Kunden verloren.

In diesem Zusammenhang gibt es nur einen Ansatz: professionell, automatisiert und auf fehlerfreie Skalierbarkeit ausgelegt. Und das erfordert, wichtige Aspekte zu respektieren.
 

Was erfordert heute ein internationales EDI-Projekt??

Ein EDI-Projekt im Jahr 2025 ist nicht mehr nur eine Verbindung zwischen zwei Unternehmen. Es umfasst nun die Integration unterschiedlicher Systeme (ERPs, CRMs, WMS ...), die Anpassung an verschiedene Standards (EDIFACT, X12, XML, UBL usw.), die Einhaltung von Reaktionszeiten nahezu in Echtzeit und die Gewährleistung der Rückverfolgbarkeit jeder Transaktion.

Darüber hinaus erfordert die Vielzahl der Gesprächspartner (Kunden, Lieferanten, Spediteure, Logistikunternehmen, Marktplätze usw.) die Verwaltung einer enormen Vielfalt an Formaten, Kanälen und Kommunikationsprotokollen: AS2, SFTP, Web Services, API REST, Peppol u. a.

Das heißt, das Projekt ist nicht mehr nur technischer Natur, sondern wird zu einem strategischen Projekt. Und die Fehlerquote wird auf Null reduziert.
 

Was macht E-Invoicing auf globaler Ebene besonders herausfordernd?

Im Gegensatz zu anderen EDI-Datenströmen hat die elektronische Rechnung eine zusätzliche Ebene: die Steuervorschriften.

Eine Rechnung auszustellen bedeutet nicht mehr nur, eine PDF-Datei zu erstellen oder eine XML-Datei zu versenden. Es müssen technische, rechtliche und verfahrenstechnische Anforderungen erfüllt werden, die von Land zu Land stark variieren:

• Obligatorische strukturelle Validierungen
• Elektronische Signatur mit gültigen Zertifikaten
• Vorherige oder nachträgliche Übermittlung an Regierungsplattformen
• Regeln für elektronische Archive mit Rechtsgültigkeit
• Integration mit ergänzenden Steuerkontrollmechanismen

All dies ändert sich ständig. Und in einigen Ländern bedeutet die Nichteinhaltung Verwaltungsstrafen oder im besten Fall, dass man keine Rechnungen stellen und keine Zahlungen einziehen kann.
 

Warum es keinen Platz mehr für „maßgeschneiderte“ Lösungen gibt

Jahrelang versuchten viele Unternehmen, dieses Problem mit internen Entwicklungen, Hybridlösungen oder kleinen, an ihr ERP angepassten Patches zu lösen. Das ist heute nicht mehr machbar. Jedes neue Land, jeder neue Partner, jede Gesetzesänderung ... wird zu einem technischen und rechtlichen Albtraum.

Der „hausgemachte” Ansatz ist nicht skalierbar, garantiert keine Compliance und kann keinen 24/7-Support bieten, was genau das ist, was heutige globale Unternehmen benötigen. „Maßgeschneiderte” Lösungen sind letztendlich teuer, langsam, schwer zu warten und angesichts der tatsächlichen Komplexität der heutigen Umgebung völlig ineffizient.

Das SaaS-Modell ist keine Option. Es ist eine Notwendigkeit.
 

EDI as a Service: Die technologische Architektur, die EDI und globale elektronische Rechnungen ermöglicht

Angesichts eines internationalen Ökosystems, in dem täglich Tausende von Dokumenten ausgetauscht werden, hat sich das Modell „EDI as a Service” als die zuverlässigste Lösung für die Verwaltung von Volumen, Compliance und Rückverfolgbarkeit etabliert. Es handelt sich um eine Technologie, die für den kontinuierlichen Betrieb, unbegrenzte Skalierbarkeit und die Absorption von Komplexität entwickelt wurde, ohne diese auf den Kunden zu übertragen. Eine Technologie, die für Szenarien konzipiert ist, in denen Fehler keine Option sind.
 

24/7 Verfügbarkeit für kritische Operationen

Das SaaS-Modell ermöglicht es, die Plattform jederzeit und überall betriebsbereit zu halten, ohne von lokalen Infrastrukturen oder internen Teams abhängig zu sein. In industriellen oder logistischen Umgebungen, in denen eine Bestellung oder eine Rechnung eine ganze Kette von Prozessen auslöst, ist die Verfügbarkeit des Dienstes kein Extra: Sie ist das Herzstück des Betriebs.

Im Fall von EDICOM bedeutet dies:

• Redundante Rechenzentren mit synchroner Replikation
• Überwachung in Echtzeit
• Technischer Support rund um die Uhr durch eigene Teams
• Vertraglich garantierte SLA von 99,9 %
   

Automatische Aktualisierung der Vorschriften ohne Eingreifen des Kunden

Einer der großen Vorteile von SaaS im Bereich E-Invoicing besteht darin, dass Updates nicht vom Kunden abhängig sind. Wenn sich die Vorschriften in Mexiko, Italien, Polen oder Kolumbien ändern, passt sich die Plattform im Hintergrund an, ohne Ausfallzeiten, ohne zusätzliche Entwicklungen und ohne versteckte Kosten.

Dadurch können Anforderungen wie die folgenden erfüllt werden:

• Neue offizielle XML-Schemas
• Änderungen bei den Mechanismen zur steuerlichen Validierung
• Aufnahme neuer Pflichtfelder
• Geänderte Regeln für die Archivierung oder digitale Signatur

Die SaaS-Infrastruktur hält nicht nur die Lösung am Laufen. Sie sorgt auch für die Einhaltung der Vorschriften.
 

Echte Skalierbarkeit für große Volumen und komplexe Umgebungen

Der Austausch von Dokumenten verläuft nicht linear. Es gibt Spitzenzeiten. Es gibt Kampagnen. Es gibt Momente, in denen ein Unternehmen seine Aktivität innerhalb weniger Tage verzehnfacht. Eine gut konzipierte SaaS-Architektur unterstützt dies nicht nur, sondern absorbiert es ohne Auswirkungen für den Benutzer.

Von der Fähigkeit, Millionen von Nachrichten pro Monat zu verarbeiten, bis hin zur Verwaltung mehrerer Umgebungen nach Land, Kunde oder Tochtergesellschaft ermöglicht das SaaS-Modell ein reibungsloses Wachstum, ohne dass Hardware oder interne technische Ressourcen skaliert werden müssen.
 

Multi-Länder-Compliance bei der elektronischen Rechnungsstellung: Die versteckte Herausforderung der internationalen elektronischen Rechnung

In vielen Ländern ist die Ausstellung einer Rechnung nicht nur eine buchhalterische oder technische Angelegenheit, sondern ein steuerlicher Vorgang, der von der Steuerbehörde kontrolliert wird. Das bedeutet, dass jede Rechnung bestimmte, variable und sich ändernde Vorschriften erfüllen muss, die von den Regierungen auferlegt werden, die zunehmend eine vorherige Validierung, elektronische Signatur, telematische Übermittlung oder digitale Archivierung mit Rechtsgültigkeit verlangen.

Dies ist einer der kritischen Punkte, den viele Unternehmen unterschätzen, wenn sie ein multinationales E-Rechnungsprojekt in Angriff nehmen: Die Rechnung wird nicht mehr für den Kunden ausgestellt, sondern zunächst für die Steuerbehörde. Und das verändert den Prozess grundlegend.
 

Mehr als 80 Länder, mehr als 80 Arten der korrekten Rechnungsstellung

Jedes Land definiert sein eigenes E-Invoicing-Modell: von technischen Formaten und XML-Strukturen bis hin zu Fristen, Validierungsmethoden und obligatorischen Lieferplattformen.

• In Italien muss die Rechnung über das Sistema di Interscambio (SdI) laufen.
• In Mexiko über das SAT und das CFDI-Schema.
• In Frankreich wird ein Netzwerkmodell mit öffentlichen und privaten Portalen implementiert.
• In Polen wird KSeF für alle Unternehmen obligatorisch sein.

Und das ist erst der Anfang. Was in einem Land funktioniert, funktioniert nicht unbedingt im nächsten. Und wenn Sie in 5, 10 oder 20 Ländern gleichzeitig tätig sind, vervielfacht sich die Komplexität mit jeder Gerichtsbarkeit.
 

E-Invoicing, CTC, Peppol, ViDA: ein sich ständig weiterentwickelndes Ökosystem

Die elektronische Rechnung ist nicht nur reguliert, sondern befindet sich in einem ständigen Wandel.

Jedes Jahr kommen neue Verpflichtungen, neue Kontrollmechanismen und neue Validierungsmodelle hinzu:

• CTC (Continuous Transaction Controls):  Steuerkontrolle in Echtzeit vor Ausstellung der Rechnung.
• Peppol:  paneuropäisches (und zunehmend globales) Netzwerk für den Austausch strukturierter elektronischer Dokumente über sogenannte Peppol Access Points oder akkreditierte Peppol-Netzwerkzugangsknoten.
• ViDA (VAT in the Digital Age):  neuer Vorschlag der Europäischen Kommission zur Revolutionierung des Modells zur Verwaltung der innergemeinschaftlichen Mehrwertsteuer.

Ohne eine Lösung, die sich automatisch aktualisiert und sich dynamisch an diese Änderungen anpasst, besteht ein ständiges Risiko der Nichteinhaltung.
 

Die Rolle des SaaS-Anbieters bei der Automatisierung der Compliance

Hier kommt der volle Wert des SaaS-Modells zum Tragen.

Eine gut konzipierte Plattform ermöglicht die Umsetzung regulatorischer Änderungen, ohne dass der Kunde einen Finger rühren muss. Der Anbieter kümmert sich um:

• Die Einführung neuer Validierungen oder Dokumentenschemata
• Anpassung der Verbindungen zu Regierungsplattformen
• Implementierung neuer Steuerabläufe ohne Unterbrechung des Betriebs
• Archivierung und Unterzeichnung gemäß den gesetzlichen Kriterien jedes Landes

Dies ist kein Extra. Es ist eine Grundvoraussetzung in jeder SaaS-EDI-Umgebung, um ohne Unterbrechungen weiterarbeiten zu können. Und nur eine SaaS-Infrastruktur, die von einem Anbieter mit internationaler Erfahrung verwaltet wird, kann dieses Maß an Compliance garantieren, Land für Land, Dokument für Dokument.
 

Eine einzige Plattform zur Integration von Systemen, Dokumenten und Vorschriften
 

Eine leistungsstarke EDI-SaaS-Plattform nützt nichts, wenn sie sich nicht gut in Ihre technologische Umgebung und Ihre kritischen Dokumentenprozesse integrieren lässt. International tätige Unternehmen arbeiten nicht mit einem einzigen Tool, sondern mit mehreren Systemen (ERP, CRM, SGA ...), mehreren Standorten und mehreren kritischen Dokumentenprozessen.

Daher darf eine EDI- und E-Invoicing-Lösung kein Silo sein. Sie muss sich transparent, stabil und automatisiert in Ihre Systemarchitektur integrieren lassen, unabhängig davon, um welche es sich handelt.
 

Native Konnektoren zu SAP, Oracle, Microsoft Dynamics und mehr

Ein spezialisierter Anbieter muss Konnektoren anbieten, die für die wichtigsten ERP-Umgebungen auf dem Markt geeignet sind. Dadurch lassen sich die Implementierungszeiten drastisch verkürzen und der Wartungsaufwand minimieren, wobei eine zuverlässige bidirektionale Kommunikation für eingehende und ausgehende Datenflüsse gewährleistet ist.

EDICOM verfügt beispielsweise über zertifizierte Konnektoren für:

• SAP ECC und S/4HANA
• Oracle E-Business Suite und Oracle Cloud
• Microsoft Dynamics 365
• Proprietäre oder Legacy-Systeme, über API oder spezifische Adapter
   

Reibungsloser Austausch mit Kunden, Lieferanten und Behörden

Über das ERP hinaus muss die Plattform als zentrale Drehscheibe fungieren, die einen konstanten Dokumentenfluss mit all Ihren Gesprächspartnern gewährleistet: Kunden, Lieferanten, Logistikunternehmen oder Behörden.

Dies bedeutet:

• Unterstützung mehrerer Formate (EDIFACT, X12, XML, UBL, PDF usw.)
• Verschiedene Kommunikationsprotokolle (AS2, SFTP, Web Services, API REST, Peppol…)
• Strukturelle und geschäftliche Validierungen in Echtzeit
• Empfangsbestätigungen und vollständige Rückverfolgbarkeit des Dokuments

Mit anderen Worten: Alles kommt rein, alles geht raus, alles wird aufgezeichnet und validiert, ohne manuelles Eingreifen.
 

Zusatzmodule: Rechtliche Archivierung, B2B-Onboarding, automatische Validierungen

Eine umfassende Plattform beschränkt sich nicht nur auf das Senden und Empfangen von Dokumenten. Sie geht noch weiter und bietet zusätzliche Dienste, die Prozesse optimieren und Reibungsverluste mit Ihren Partnern reduzieren:

• Rechtsgültige elektronische Archivierung:  Einhaltung der Aufbewahrungspflichten in jedem Land.
• Digitales Onboarding von Partnern:  Portal für Lieferanten und Kunden für eine barrierefreie Integration.
• Automatische Validierung von Daten und Geschäftsregeln: Fehlervermeidung, bevor sie das ERP-System oder den Empfänger erreichen.

Die Integration ist also nicht nur technischer Natur. Sie ist strategisch. Und sie macht die Plattform zu einer natürlichen Erweiterung des Geschäfts und nicht zu einem weiteren externen Tool, das gewartet werden muss.
 

Was Sie von Ihrem SaaS-Anbieter für EDI und elektronische Rechnungsstellung verlangen sollten
 

Wenn Sie sich für eine SaaS-Plattform zur Verwaltung kritischer Prozesse wie EDI oder elektronische Rechnungsstellung entscheiden, erwerben Sie nicht nur ein Tool: Sie vertrauen darauf, dass Ihr Betrieb auch dann weiterläuft, wenn alles andere ausfällt.

Daher reicht es nicht aus, dass die Software funktioniert. Sie müssen konkrete Garantien verlangen: für Verfügbarkeit, Sicherheit, Compliance und Support. Jeder Anbieter, der dies nicht mit Fakten belegen kann, ist einfach nicht bereit.
 

SLA 99,9 %, eigene redundante Rechenzentren und echter 24×7-Support

Der Anbieter muss vertraglich eine Mindestverfügbarkeit von 99,9 % garantieren und dies mit einer soliden Infrastruktur untermauern, nicht nur mit Worten.

Was sollten Sie mindestens verlangen?

• Redundante Rechenzentren mit Echtzeit-Replikation
• Aktiv-Aktiv-Architektur zur Vermeidung von Single Points of Failure
• Eigene technische Teams, die rund um die Uhr in verschiedenen Zeitzonen verfügbar sind
• Ständige Überwachung und proaktive Behebung von Vorfällen

Zusammenfassend: Wenn Ihr Anbieter Ihnen nicht garantieren kann, dass Ihre Plattform nicht ausfällt, arbeiten Sie mit dem falschen Anbieter zusammen.
 

Zertifizierungen und Audits, die die Sicherheit bestätigen

Die Verwaltung von Steuer- und Geschäftsdokumenten bedeutet den Umgang mit sensiblen Daten. Es gibt keinen Spielraum für Sicherheitslücken oder Improvisationen. Aus diesem Grund zertifizieren seriöse Plattformen ihren Betrieb nach den strengsten Standards:

• ISO 27001:  Informationssicherheit.
• ISAE 3402 / SSAE 18:  Geprüfte interne Prozesskontrollen.
• eIDAS und lokale Zertifizierungen für elektronische Signaturen

Diese Zertifizierungen sind kein kommerzielles Schmuckstück. Sie sind ein klares Zeichen dafür, dass der Anbieter Ihre Daten mit derselben Sorgfalt behandelt, mit der Sie Ihr Unternehmen führen.
 

Vom Anbieter selbst entwickelte und betriebene Infrastruktur

Eine kritische Plattform darf für ihren Betrieb nicht von Dritten abhängig sein. Der Anbieter muss Eigentümer seiner Technologie, seines Codes, seiner Server und ihrer Weiterentwicklung sein.

• Keine von Dritten gekaufte und weiterverkaufte Software.
• Keine gemeinsam genutzten Infrastrukturen ohne tatsächliche Kontrolle.
• Keine Auslagerung des technischen Supports ohne direkten Zugriff auf das System.

Wenn der Anbieter Eigentümer des gesamten Technologie-Stacks ist, kann er schnell reagieren, sich an neue regulatorische oder technische Herausforderungen anpassen und Ihnen garantieren, dass es keine Zwischenhändler zwischen Ihrem Betrieb und seiner Funktionsweise gibt.
 

 EDICOMPlatform: SaaS EDI + E-Rechnungsstellung in der Cloud

Service-Plattform für unbegrenzte Verbindungen, Compliance und Skalierbarkeit.

Alles, was eine EDI-Umgebung und internationale elektronische Rechnungsstellung erfordern, hohe Verfügbarkeit, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Skalierbarkeit, spezialisierter Support und aktives Servicemanagement, ist nativ in die EDICOMPlatform integriert.

Unsere Plattform wurde entwickelt, um den Herausforderungen von Unternehmen gerecht zu werden, die in mehreren Märkten mit mehreren Systemen und mehreren Partnern tätig sind. Mit einer einzigen Lösung verwalten wir den gesamten Lebenszyklus jedes elektronischen Dokuments: Erstellung, Validierung, Umwandlung, Versand, Empfang, Archivierung und Steuerberichterstattung.

Mit eigenen Rechenzentren, einem internationalen Technikerteam, das rund um die Uhr verfügbar ist, und der Fähigkeit, uns in Echtzeit an jede regulatorische Änderung anzupassen, ist EDICOMPlatform nicht nur Technologie: Es ist ein Komplettservice, mit dem Sie die operative Komplexität vergessen und sich auf das konzentrieren können, was wirklich wichtig ist: das Wachstum Ihres Unternehmens.

Wenn Ihre Abläufe nicht unterbrochen werden dürfen, wenn Ihre Prozesse kritisch sind und wenn Ihr Wachstum von einer reibungslosen Integration mit Kunden, Lieferanten und Steuerbehörden abhängt, dann brauchen Sie eine Plattform, die diesen Anforderungen gerecht wird.

Sprechen Sie mit uns und erfahren Sie, wie EDICOM Ihnen bei der Verwaltung Ihrer EDI- und elektronischen Rechnungsstellungsprozesse überall auf der Welt helfen kann.