EU-Entwaldungsverordnung (EUDR): Was ändert sich im Einzelhandel?

Die EUDR schreibt Rückverfolgbarkeit im Einzelhandel vor: betroffene Produkte, Fristen und die Verwaltung von DDR/DDV über EDI.

Die EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) schreibt vor, dass nachgewiesen werden muss, dass bestimmte in der EU verkaufte (oder aus den Mitgliedstaaten exportierte) Produkte nicht aus entwaldeten oder geschädigten Flächen stammen. Einzelhändler und Lieferanten müssen über vollständige, konsistente und zeitnahe Schlüsselinformationen verfügen.

Was ist die EUDR und was bedeutet sie für Ihren Geschäftsbetrieb?

Die EUDR (Verordnung (EU) 2023/1115) zielt darauf ab, die mit Lieferketten verbundene Entwaldung und Waldschädigung zu verringern. In der Praxis bedeutet dies, dass vor dem Inverkehrbringen oder dem Vertrieb von Produkten in der EU ein Datenträger vorliegen muss, mit dem die Sorgfaltspflicht nachgewiesen werden kann: die Erfassung, Überprüfung und Aufbewahrung der erforderlichen Informationen über die Herkunft des Produkts und dessen Rückverfolgbarkeit.

Der entscheidende Punkt der EUDR-Verordnung: Dezentrale Informationen

Fehler entstehen meist durch Informationslücken: Referenzen, die nicht ankommen, die nicht mit der Sendung übereinstimmen oder manuell bearbeitet werden. Dies löst interne Überprüfungen aus und erhöht das Risiko einer Blockade, wenn die Verbindung zwischen Produkt und Nachweis nicht wiederhergestellt werden kann.

Fehlen die Nachweise oder stimmen diese nicht mit der Lieferung überein, kommt es zu internen Einbehaltungen und vorsichtigen Entscheidungen, die eine Freigabe der Ware verhindern und somit zu Verzögerungen in der Lieferkette führen.

Einige der häufigsten Probleme:

• Festlegung der Rolle (wer ist wann verantwortlich).
• Referenzen, die zu spät oder ohne Kontext eintreffen.
• Abweichungen zwischen Referenz und Charge/Lieferung/Versand.
• Doppelte Einträge: dieselbe Information an mehreren Stellen, jedoch in unterschiedlichen Fassungen.
• Prüfung: Die Rückverfolgung der „Spur“ der Daten ohne E-Mails und Anhänge.

Zusammenfassend lässt sich sagen: ein Betriebsrisiko.

Von der EUDR-Verordnung betroffene Produkte

Relevante Rohstoffe und Produkte im Einzelhandel

Die EUDR gilt für betroffene Produkte (Anhang I), die aus betroffenen Rohstoffen hergestellt wurden, sowohl im Rahmen von verzollbaren Transaktionen als auch auf dem Binnenmarkt. Der Geltungsbereich konzentriert sich auf sieben Rohstoffe: Rinder, Kakao, Kaffee, Ölpalmen, Kautschuk, Soja und Holz sowie deren Derivate (s. Anhang I). Die Aufgabe besteht darin, zu ermitteln, welche Referenzen in den Geltungsbereich fallen, und rückverfolgbare Daten für „entwaldungsfreie EUDR-Produkte“ bei Einkauf, Versand, Wareneingang und Verkauf sicherzustellen.

Checkliste nach Produkt: Anforderungen und Vorbereitung

• Bei Rindern ist es wichtig, dass die Kennung ab dem Wareneingang mit der Lieferung verknüpft bleibt und später abgerufen werden kann, ohne dass man sich zur Klärung erneut an den Lieferanten wenden muss.
• Bei Kakao liegt der kritische Punkt in der Regel am Kai: Wenn die Daten nicht mit der Lieferung eintreffen oder nicht mit dem Lieferschein abgeglichen werden können, muss vor der Freigabe der Ware eine manuelle Überprüfung erfolgen.
• Bei Kaffee kommt es zu Problemen, wenn mehrere Lieferungen oder Chargen vorliegen: Wenn kein eindeutiger Zusammenhang zwischen der erhaltenen Ware und der Identifikationsnummer besteht, wird die Rückverfolgbarkeit genau dann unterbrochen, wenn sie zur Überprüfung der Verkaufsfreigabe benötigt wird.
• Bei Ölpalmen ist es vorrangig, dass die Informationen vor der Vermarktung verfügbar sind und im internen System (Qualität/Compliance) erfasst werden, ohne dass man auf E-Mails oder Anhänge angewiesen ist.
• Bei Kautschuk liegt das Problem meist in der Konsistenz: Wenn jeder Lieferant seine Ware „auf seine eigene Art“ liefert, muss der Einzelhandel letztendlich manuell für Einheitlichkeit sorgen und den Kontrollaufwand vervielfachen.
• Bei Soja sollte sichergestellt werden, dass die Daten den Datenfluss vom Eingang bis zur internen Erfassung begleiten, da es dort häufig zu Verzögerungen aufgrund von Gegenprüfungen kommt.
• Bei Holz kommt es darauf an, den Weg anhand der Wareneingangsunterlagen und der internen Erfassung nachvollziehen zu können, ohne dass nachträgliche Recherchen oder Weiterleitungen erforderlich sind.

Übersicht über Rollen und Zuständigkeiten

Funktionen: Betreiber / Zwischenhändler / Händler

Um die EUDR-Verpflichtungen zu verstehen, ohne den Überblick zu verlieren, empfiehlt es sich, die Kette anhand von drei operativen Profilen zu betrachten:

• Erster Betreiber: derjenige, der das betreffende Produkt als Erster auf den EU-Markt bringt.
• Zwischenhändler transformiert oder transportiert das Produkt in nachfolgenden Schritten.
• Händler: kauft/verkauft und vertreibt das Produkt innerhalb der EU.

Die für Ende 2025 vereinbarte Überarbeitung konzentriert die Verantwortung auf den ersten Betreiber: Die Pflicht zur Vorlage der Sorgfaltserklärung obliegt demjenigen, der das Produkt als Erster in Verkehr bringt.

DDR und DDV

Wenn der Betreiber seine Due-Diligence-Erklärung im EUDR-Informationssystem registriert, gibt das System zwei Identifikatoren zurück, die dazu dienen, das Produkt (oder die Charge/Sendung) mit dieser Erklärung zu verknüpfen:

• DDR (Due Diligence Referenz): identifiziert die registrierte Erklärung eindeutig.
• DDV (Due Diligence Verification): der dieser Erklärung zugeordnete Prüfcode.

In der Praxis sind DDR und DDV die Identifikatoren, mit denen ein Produkt bzw. eine Sendung mit der Anmeldung verknüpft wird und das diese Verknüpfung in den internen Systemen aufrechtzuerhält. Nach dem vereinfachten „Plan“ können diese Codes für die nachgelagerten Akteure in der Lieferkette erforderlich sein, wenn sie Waren von einem Lieferanten erhalten, der als Betreiber fungiert, und die zugehörige Referenz aufbewahren müssen.

Geltende Fristen und Zeitplan für die Vorbereitung

Die EU hat eine mehrmonatige Aufschiebung der EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) bestätigt, um Unternehmen und Behörden mehr Zeit zu geben. Die Anwendung sieht nun wie folgt aus:

• 30. Dezember 2026: Stichtag für Betreiber und Händler (im Allgemeinen).
• 30. Juni 2027: sechs weitere Monate für Kleinstunternehmen und kleine Betreiber.

Die Aufschiebung hängt mit der Vorbereitung des IT-Systems zusammen; der überarbeitete Text wird im Amtsblatt der EU veröffentlicht und tritt drei Tage später in Kraft. In der Praxis ermöglicht dieser Spielraum die Strukturierung von Katalogen, Rollen und Daten sowie das Testen des Erfassungs- und Validierungsablaufs.

Sind Sie ein betroffener Lieferant oder Einzelhändler?

Um das Jahr 2026 ohne Engpässe abzuschließen, liegt der praktische Schwerpunkt auf der Aufbereitung von Daten und Abläufen:

• Von der EUDR betroffene Produkte im Produktkatalog identifizieren
• Mit den Lieferanten vereinbaren, welche Daten jeder Sendung beiliegen und wie diese aufbewahrt werden.
• Kontrollen festlegen: Die Daten müssen vor dem Verkauf vollständig, konsistent und rückverfolgbar sein.
• Unterlagen für interne Überprüfungen/Audits vorbereiten.

Wie löst EDICOM dieses Problem?

Aktualisierung der Abläufe, um Informationen in ein optionales Feld aufnehmen zu können

In der Praxis führt die EUDR einen kritischen Punkt ein: DDR und DDV müssen dem Produkt (bzw. der Charge/Lieferung) zugeordnet sein und im Rahmen des Zollverfahrens auf Anfrage zur Verfügung stehen. Wenn diese Daten per E-Mail, als Anhang oder im Rahmen manueller Prozesse übermittelt werden, nehmen Fehler, Validierungen und Überprüfungen vor der Freigabe der Ware zu.

Für EDICOM besteht der Mehrwert darin, die strukturierte Übermittlung dieser Informationen zwischen Lieferant und Einzelhändler mittels EDI-Austausch zu ermöglichen, sodass die Daten mit der Lieferung eintreffen, konsistent sind und reibungslos erfasst und gespeichert werden können. Unser Ziel ist es, die Zahl der manuellen Arbeitsschritte zu reduzieren und sicherzustellen, dass die Referenz dem korrekten Wareneingang zugeordnet wird und bei Bedarf immer abgerufen werden kann.

Validierung, Rückverfolgbarkeit und für Kontrollen geeignete Nachweise

Neben der Übermittlung der Daten ist es wichtig, dass diese im operativen Bereich verwertbar sind:

• Validierung: Leere, inkonsistente oder nicht dem Format entsprechende Werte erkennen, bevor sie zu Problemen führen.
• Rückverfolgbarkeit: DDR/DDV mit der Sendung verknüpfen und diese Verknüpfung über einen längeren Zeitraum aufrechterhalten.
• Nachweise: Es muss ein internes Protokoll für Überprüfungen und Audits vorliegen, ohne dass in letzter Minute Nachträge erstellt werden müssen.