Wichtige Punkte zur obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung in Malawi

Die Republik Malawi hat mit der Einführung des Electronic Invoicing System (EIS), der neuen obligatorischen elektronischen Rechnungsstellungsplattform der Regierung, eine tiefgreifende Umgestaltung ihres Steuersystems eingeleitet. Diese von der Malawi Revenue Authority (MRA) vorangetriebene Umstellung ersetzt die bisherigen elektronischen Steuergeräte (EFDs) durch eine umfassende digitale Lösung.

Das Finanzministerium von Malawi kündigte am 23. Februar 2024 einen Plan zur Einführung eines obligatorischen elektronischen Rechnungsstellungssystems an, das die traditionellen EFDs ersetzen soll. Diese Initiative, die Teil des Staatshaushalts 2024/25 ist, zielt darauf ab, Betrug und Mehrwertsteuerhinterziehung durch die Echtzeit-Meldung von Rechnungen zu reduzieren. Die für die Umsetzung zuständige Behörde ist die Malawi Revenue Authority (MRA), die Steuerbehörde des Landes.

Regulatorischer Rahmen und wichtige Termine für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Malawi

Die Umsetzung des Systems stützt sich auf den Value Added Tax (Amendment) Act, 2024 und die Government Notice No. 73 vom 1. August 2025, die die Einführung des neuen Modells verbindlich vorschreiben.

Die ursprüngliche Verpflichtung betrifft alle umsatzsteuerpflichtigen Steuerzahler, die ihre Rechnungen über das neue elektronische System anstelle der herkömmlichen Belege ausstellen müssen. Die wichtigsten Termine und Meilensteine des Implementierungsprozesses sind:

• Februar 2024: Offizielle Ankündigung des elektronischen Rechnungsstellungssystems durch den Finanzminister im Rahmen des Haushaltsplans 2024/25. Es wird die Absicht bekannt gegeben, ein staatliches Rechnungsportal einzurichten, um Umsätze in Echtzeit zu melden und physische EFDs schrittweise abzuschaffen.
   
• August 2025: Beginn der Test- und Übergangsphase. Die Behörden legten zunächst einen Zeitraum von drei Monaten (vom 2. August bis zum 1. November 2025) für die Umstellung fest, in dem sich die Steuerzahler mit dem EIS-System vertraut machen konnten. In dieser Zeit existierten die traditionelle und die elektronische Rechnungsstellung ohne Sanktionen nebeneinander, um die Umstellung zu erleichtern.
   
• Octubre 2025: Die Behörden passten den Zeitplan leicht an und verschoben den verbindlichen Starttermin um einige Tage, um den Unternehmen mehr Zeit zu geben. Die letzte Übergangsphase konzentrierte sich auf Oktober 2025, wobei die Schulungen und die Behebung von Vorfällen vor dem endgültigen Inkrafttreten verstärkt wurden.
   
• 1. Februar 2026: Verbindliches Inkrafttreten. Ab diesem Datum tritt das elektronische Rechnungsstellungssystem von Malawi (EIS) offiziell in Kraft und ersetzt vollständig die EFD als Methode zur Ausstellung von Steuerbelegen. Ab diesem Datum müssen alle Rechnungen und Mehrwertsteuerbelege elektronisch über das MRA-Portal erstellt werden. Belege, die außerhalb des neuen Systems ausgestellt werden, gelten für Steuerzwecke als ungültig.

Das EIS-System: Technologieplattform und zuständige Behörden

Das Electronic Invoicing System (EIS) von Malawi ist die zentrale Plattform, über die alle elektronischen Rechnungen im Land ausgestellt und gemeldet werden. Die MRA ist für dessen Verwaltung zuständig und stellt sicher, dass die Umsatzdaten der Steuerzahler in Echtzeit an ihre Server übertragen werden. 

Die EIS-Plattform erstellt nicht nur die elektronische Rechnung, sondern führt auch ein digitales Verzeichnis der Transaktionen und des Lagerbestands des Steuerpflichtigen in Echtzeit. Jede ausgestellte Rechnung aktualisiert automatisch den Produktbestand im System und verschafft dem Unternehmen und der Steuerbehörde einen Überblick über Verkäufe und Lagerbestände.

Die Sicherheit und Rechtsgültigkeit der malawischen elektronischen Rechnungen wird durch die MRA gewährleistet. Jeder über das EIS ausgestellte Beleg erhält eine eindeutige Kennung und wird auf den Servern der Steuerbehörde gespeichert. Auf diese Weise können Käufer die Echtheit der Rechnungen überprüfen und Verkäufer kommen ihrer Verpflichtung nach, diese in Echtzeit an die Steuerbehörde zu übermitteln.

EDICOM ist Ihr globaler Anbieter für Datenintegration und Compliance

In einem zunehmend digitalen und regulierten Geschäftsumfeld positioniert sich EDICOM als Ihr zuverlässiger globaler Anbieter von Lösungen für Datenintegration und elektronische Compliance. Mit direkter Präsenz in Europa, Amerika und Afrika und Kunden in mehr als 80 Ländern unterstützen wir multinationale Unternehmen dabei, ihre Prozesse des elektronischen Informationsaustauschs reibungslos abzuwickeln.

Unsere internationale Cloud-Service-Plattform ermöglicht die Automatisierung und Sicherung kritischer Datenflüsse wie elektronische Rechnungsstellung, elektronische Steuerberichterstattung oder EDI-Austausch. All dies erfolgt nach internationalen Standards, mit hoher Verfügbarkeit und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Darüber hinaus garantiert unser mehrsprachiger 24/7-Techniksupport eine kontinuierliche Begleitung in allen Phasen des Projekts, von der rechtlichen und technischen Analyse bis zur Inbetriebnahme und zum Betrieb des Systems. Mit EDICOM erhalten Unternehmen einen Technologiepartner, der die Komplexität der internationalen Expansion versteht und mit skalierbaren, sicheren und an jeden Markt angepassten Lösungen reagiert.