Hoe te voldoen aan de elektronische facturering in Kaapverdië

De Republiek Malawi heeft vooruitgang geboekt bij de hervorming van haar belastingstelsel door de invoering van het Electronic Invoicing System (EIS), het nieuwe overheidsplatform voor verplichte elektronische facturering. Deze verandering, onder leiding van de Malawi Revenue Authority (MRA), vervangt de oude Electronic Fiscal Devices (EFD's) door een integrale digitale oplossing.

Het ministerie van Financiën van Malawi kondigde op 23 februari 2024 het plan aan om een verplicht elektronisch facturatiesysteem in te voeren dat de traditionele EFD's zal vervangen. Dit initiatief, dat deel uitmaakt van de nationale begroting voor 2024/25, heeft tot doel fraude en btw-ontduiking tegen te gaan door middel van realtime aangifte van facturen. De instantie die verantwoordelijk is voor de uitvoering hiervan is de Malawi Revenue Authority (MRA), de belastingdienst van het land.

Regelgevend kader en belangrijke data voor de invoering van elektronische factureratie in Malawi

De invoering van het systeem is gebaseerd op de Value Added Tax (Amendment) Act, 2024 en op de Value Added Tax (Electronic Invoicing System) Regulations, 2026, gepubliceerd als Government Notice No. 6 of 2026, die de invoering van het nieuwe model regelen.

De verplichting geldt voor alle btw-geregistreerde belastingplichtigen, die hun facturen via het nieuwe elektronische systeem moeten versturen in plaats van via de traditionele facturen. De belangrijkste data en kenmerken van het implementatieproces zijn:

• Februari 2024: Officiële aankondiging van het elektronische factureringssysteem door de minister van Financiën, in het kader van de begroting 2024/25. Het voornemen wordt bekendgemaakt om een overheidsportaal voor facturering in te voeren om verkopen in realtime te rapporteren, waardoor fysieke EFD's geleidelijk worden afgeschaft.
   
• Augustus 2025: Start van de test- en overgangsperiode. De autoriteiten stelden aanvankelijk een periode van drie maanden vast (van 2 augustus tot 1 november 2025) voor de migratie, waarin belastingplichtigen vertrouwd konden raken met het EIS-systeem. In deze periode konden traditionele en elektronische facturering naast elkaar bestaan, zonder sancties, om de aanpassing te vergemakkelijken.
   
• November 2025 – April 2026: De MRA heeft de overgangsperiode verlengd en de aanvankelijk voor 1 november 2025 geplande verplichte ingangsdatum uitgesteld. Na opeenvolgende verlengingen heeft de belastingdienst bevestigd dat de verplichte invoering van het EIS op 1 mei 2026 zal plaatsvinden, om de overgang van de EFD’s naar het nieuwe systeem te vergemakkelijken.
   
• Mei 2026: Verplichte invoering en daadwerkelijke implementatie van het EIS. Vanaf deze datum heeft de Malawi Revenue Authority het Malawi Electronic Invoicing System (EIS) in gebruik genomen ter vervanging van de EFD’s als methode voor het uitgeven van fiscale documenten. Sindsdien moeten facturen en ontvangsbewijzen voor de btw worden gegenereerd via het EIS of door de MRA goedgekeurde factureringssystemen.
   
• Juni 2026: De MRA meldde dat meer dan 91% van de belastingplichtigen die onder het btw-stelsel vallen, al was overgestapt op het EIS, waarmee de voortgang van de landelijke invoering werd versterkt.

Het EIS-systeem: technologisch platform en verantwoordelijke autoriteiten

Het Electronic Invoicing System (EIS) van Malawi is het centrale platform via welke de elektronische facturen van de bij de btw geregistreerde belastingplichtigen worden uitgegeven en gerapporteerd. De MRA is de autoriteit die verantwoordelijk is voor het beheer ervan en zorgt ervoor dat de verkoopgegevens van de belastingplichtigen in real- time naar haar servers worden verzonden. 

Het EIS-platform genereert niet alleen de elektronische factuur, maar houdt ook een digitaal register bij van de transacties en de voorraad van de belastingplichtige in real-time. Elke uitgegeven factuur werkt automatisch de productvoorraad in het systeem bij, waardoor het bedrijf en de belastingdienst inzicht krijgen in de verkopen en de voorraad.

De veiligheid en wettelijke geldigheid van Malawische elektronische facturen worden gegarandeerd door de MRA. Elk via het EIS uitgegeven bewijsstuk krijgt een unieke identificatiecode en wordt opgeslagen op de servers van de belastingdienst. Op deze manier kunnen kopers de authenticiteit van de facturen controleren en voldoen verkopers aan de verplichting om deze in real-time naar de belastingdienst te sturen.

EDICOM is uw wereldwijde leverancier op het gebied van data-integratie en compliance

In een steeds digitaler en meer gereguleerde bedrijfsomgeving positioneert EDICOM zich als uw betrouwbare wereldwijde leverancier van oplossingen voor data-integratie en elektronische compliance. Met een directe aanwezigheid in Europa, Amerika en Afrika en klanten in meer dan 80 landen helpen wij multinationals om hun processen voor elektronische informatie-uitwisseling soepel te laten verlopen.

Ons internationale cloud-platform maakt het mogelijk om kritieke gegevensstromen zoals elektronische facturatie, elektronische belastingaangifte of EDI-uitwisseling te automatiseren en te beveiligen. Dit alles volgens internationale normen, met een hoge mate van beschikbaarheid en naleving van de regelgeving.

Bovendien garandeert onze meertalige technische ondersteuning 24/7 continue begeleiding in alle fasen van het project, van de juridische en technische analyse tot de implementatie en werking van het systeem. Met EDICOM krijgen bedrijven toegang tot een technologische partner die de complexiteit van internationale expansie begrijpt en reageert met schaalbare, veilige oplossingen die zijn aangepast aan elke markt.