Elektronische facturatie in Cambodja: Gecentraliseerd en validatiemodel

De regering van Cambodja heeft haar nieuwe e-facturatiesysteem gelanceerd, een initiatief dat een belangrijke stap betekent in de modernisering en digitalisering van de boekhoudkundige en zakelijke processen van het land. Deze transformatie heeft als doel het gebruik van papier te verminderen, de efficiëntie van het belastingbeheer te verbeteren en de fiscale transparantie te vergroten.

Elektronisch factureringsmodel in Cambodja

Het systeem is gebaseerd op een gecentraliseerd validatiemodel, ook wel bekend als het Clearance-model. In dit systeem moeten alle elektronische facturen worden gecontroleerd en goedgekeurd door de belastingdienst voordat ze als geldig worden beschouwd. Dit garandeert niet alleen de authenticiteit en traceerbaarheid van facturen, maar maakt ook fiscale controle in realtime door de overheid mogelijk.

In het hart van het systeem staat het Cambodia E-Invoicing System (CamInvoice). Dit officiële portaal fungeert als het centrale in- en uitpunt voor alle e-facturen die in het land worden uitgegeven. Via CamInvoice kunnen bedrijven facturen verzenden en ontvangen, hun transactiegeschiedenis raadplegen en op geautomatiseerde wijze aan hun fiscale verplichtingen voldoen.

Wat betreft de factuurverzendstroom zijn er twee scenario's:

1. Als de koper is geregistreerd bij CamInvoice: De factuur wordt automatisch geleverd via het platform. Dit zorgt ervoor dat het document onmiddellijk, veilig en met wettelijke ondersteuning aankomt.
2. Als de koper niet geregistreerd is: De uitgever is verantwoordelijk voor het leveren van de factuur aan de ontvanger via andere middelen (e-mail, print, enz.). Indiening bij het overheidsplatform blijft echter verplicht voor validatie en belastingregistratie.

Dit nieuwe systeem vereenvoudigt niet alleen de administratieve processen voor bedrijven, maar versterkt ook de strijd tegen belastingontduiking en draagt bij aan een sterkere en transparantere digitale economie.

Implementatieschema

In 2024 heeft de Cambodjaanse regering het wetgevingskader voorbereid en een pilootproject in de B2G-sector opgestart (soft launch). Het systeem ging op 12 december 2024 van start. Het systeem bepaalt dat:

• Alleen elektronische facturen mogen worden geaccepteerd voor uitbetalingen van kosten in het kader van overheidsopdrachten. Een elektronische factuur is een factuur die wordt uitgegeven, gevalideerd en als e-factuur wordt geïdentificeerd via het Cambodia E-Invoice System.
• Bedrijven of leveranciers moeten worden geïnstrueerd om zich te registreren bij het Cambodia E-Invoice System als zij nog geen lid zijn.
• Centrale entiteiten, centrale inkoopdiensten en financiële eenheden van de ministeries worden automatisch geregistreerd in het Cambodia E-Invoice System. Elke entiteit moet een vertegenwoordiger aanwijzen die het lidmaatschap beheert en e-facturen ontvangt via het Cambodia E-Invoice Portal. De aanwijzing moet officieel per brief aan de beheerder van het e-factuursysteem worden meegedeeld.

En voor bedrijven of leveranciers:

• Facturen die aan de ministeries worden gericht, moeten elektronische facturen zijn.
• Leveranciers moeten zich registreren bij het Cambodia E-Invoice System, in overeenstemming met de regels en procedures voor lidmaatschap.
• Elektronische facturen kunnen worden gegenereerd via het Cambodia E-Invoice Portal of via elk IT-facturatiesysteem dat is geregistreerd, goedgekeurd en met succes geïntegreerd in het Cambodia E-Invoice System.

Vanaf 2025

• B2G: Verplichte elektronische facturatie voor nationale entiteiten op progressieve basis. Facturen moeten digitaal worden verzonden, gevalideerd en geregistreerd via het systeem voor elektronische facturering. Publieke entiteiten moeten ook hun leveranciers op de hoogte stellen van de verplichting om zich in het systeem te registreren en als actieve gebruikers te werken.

  • Vanaf januari 2025 verplicht voor de begrotingseenheden van het ministerie van Economie en Financiën en het ministerie van Milieu.

  • Vanaf juli 2025 is de verplichting uitgebreid naar de volgende ministeries: Landbouw, Bosbouw en Visserij; Handel; Industrie, Wetenschap, Technologie en Innovatie; Onderwijs, Jeugd en Sport; Post en Telecommunicatie; en Overheidsdienst. Vanaf nu kunnen ministeries alleen nog elektronische facturen accepteren voor betalingen in verband met overheidsopdrachten.

  • Vanaf november 2025 is de verplichting uitgebreid naar de volgende ministeries: het Ministerie van Plattelandsontwikkeling, het Ministerie van Mijnbouw en Energie, het Ministerie van Landbeheer, Stedenbouw en Bouw, het Ministerie van Volksgezondheid, het Ministerie van Openbare Werken en Vervoer, en het Ministerie van Arbeid en Beroepsopleiding. De verplichting geldt eveneens voor de relevante entiteiten van het Ministerie van Economie en Financiën, evenals voor betrokken bedrijven of leveranciers binnen het Koninkrijk Cambodja.

• B2B: Vrijwillige e-facturatie.

Vanaf 2026

• B2G: Verplichte e-factuur voor subnationale entiteiten.
• B2B: Verplichte e-factuur voor een bepaalde groep belastingplichtigen.

Vanaf 2027

• B2G: Verplichte e-factuur voor alle overheidsentiteiten.
• B2B: Verplichte e-factuur voor een bepaalde groep belastingplichtigen.

Naar verwachting zal dit op de lange termijn worden uitgebreid naar B2C.

Soorten elektronische documenten

Het systeem voor elektronische facturering is van toepassing op twee soorten facturen: fiscale facturen en commerciële facturen. Het is ook van toepassing op credit- en debetnota's. Al deze documenten moeten worden uitgewisseld in het UBL XML-formaat.

Fiscale facturen bevatten informatie zoals:

• Bedrijfsnaam, adres, contactnummer, btw-nummer van de verkoper/leverancier.
• Factuurnummer, datum van uitgifte en vervaldatum.
• Naam, adres, btw-nummer van de koper
• Lijst van goederen en diensten (hoeveelheid en prijs)
• Totale prijs van elk type goed exclusief belastingen
• Andere toepasselijke belastingen (bepaalde goederen/diensten kunnen onderworpen zijn aan accijnzen, straatverlichtingbelasting en/of verblijfsbelasting), en btw
• QR-code geverifieerd door het Cambodjaanse e-facturatiesysteem

Commerciële facturen bevatten informatie zoals:

• Bedrijfsnaam, adres, contactnummer, BTW-nummer verkoper/leverancier, factuurnummer, datum van uitreiking en vervaldatum.
• BTW-nummer verkoper/leverancier, factuurnummer, datum van uitgifte en vervaldatum
• Naam, adres en contactnummer van de koper
• Lijst van goederen en diensten (hoeveelheid en prijs)
• Prijs inclusief BTW voor elk artikel
• QR-code geverifieerd door het Cambodjaanse e-facturatiesysteem

Belangrijkste voordelen

1. Kostenbesparing: Geschatte besparingen tot 90% op factuurverwerkingskosten.
2. Eenvoudige integratie: Compatibel met bestaande ERP-systemen, waardoor workflows kunnen worden geautomatiseerd.
3. Verbeterde naleving van belastingwetgeving: Real-time validatie van belastinggegevens, waardoor naleving van belastingwetgeving eenvoudiger wordt.
4. Digitale toegang: Facturen kunnen worden beheerd vanaf elke plek met internettoegang.

EDICOM oplossing voor e-facturatie in Cambodja

EDICOM's wereldwijde e-facturatieplatform is klaar om te voldoen aan de technologische eisen van het Cambodjaanse model. 

Het platform integreert met het bedrijfsmanagementsysteem en transformeert de ontvangen informatie in het gestructureerde formaat dat het nationale platform vereist.

De EDICOM oplossing kan via API verbinding maken met het CamInvoice overheidsportaal voor het uitgeven en ontvangen van e-facturen.

Als de verstrekker de factuur naar de ontvanger moet sturen, hebben we geautomatiseerde oplossingen om deze elektronisch naar de ontvanger te sturen, zowel in elektronisch formaat als PDF met de verplichte QR.

Om het platform compleet te maken, is EDICOM in staat om elektronische documenten op te slaan voor de wettelijk vereiste tijd in Cambodja van 10 jaar (3 jaar voor kleine belastingplichtigen). EDICOMLta past identificatie, digitale handtekening en elektronische chronologische validatiemechanismen toe, waardoor de integriteit en authenticiteit van de opgeslagen bestanden in de loop van de tijd wordt gegarandeerd.