Was sind elektronische Lieferscheine und warum sollte man sie verwenden?
Elektronische Lieferscheine sind Dokumente, die Teil des Informationsaustauschs sind, der im Rahmen des Warenvertriebsprozesses stattfindet. Konkret begleitet der Lieferschein die Ware auf ihrem Weg zum Kunden und ermöglicht diesem zu überprüfen, ob die erhaltene Ware tatsächlich mit der Bestellung übereinstimmt.
In der Supply Chain sind die verschiedenen Nachrichten, die zwischen den an der Produktverteilung beteiligten Akteuren ausgetauscht werden, für den Erfolg der Vorgänge von entscheidender Bedeutung. Dank der EDI-Technologie (Electronic Data Interchange) sind elektronische Nachrichten zudem unmittelbar, in Echtzeit, sicher und effizient.
Lieferscheine oder Versandbenachrichtigungen erhalten in EDI-Nachrichten je nach verwendetem Standard unterschiedliche Bezeichnungen. Im X12-Standard, der auf dem US-amerikanischen Markt am häufigsten verwendeten Sprache, werden sie beispielsweise als 856 ASN bezeichnet; im in Europa weit verbreiteten EDIFACT-Standard sind sie als DESADV oder Despatch Advice bekannt.
Die Lieferscheine enthalten so viele Informationen, wie das Unternehmen für notwendig erachtet. Im Allgemeinen sollte die Nachricht folgende Angaben enthalten: Absender der Ware, Empfänger, Datum und Uhrzeit der Lieferung, Name des/der versendeten Produkts/Produkte und einen Code zu deren Identifizierung. Je nach Produkt können Verfallsdaten, eine Liste aller auf der Palette enthaltenen Produkte usw. hinzugefügt werden. Je mehr Informationen enthalten sind, desto besser ist die Rückverfolgbarkeit der Handelsvorgänge und die Optimierung der Logistikkette.
Die Funktion der DESADV- oder Despatch Advice-Nachricht besteht darin, den Kunden über den Versand der Ware zu informieren. Gleichzeitig bietet sie jedoch sowohl für Kunden als auch für Lieferanten viele Vorteile.
Vorteile der Verwendung des elektronischen Lieferscheins für Kunden
- Sicherheit. Permite comprobar si la mercancía que van a recibir coincide con su orden de compra. Con el EDI, ambos documentos quedan trazados, de modo que, ante cualquier discordancia, el cliente recibe un aviso.
- Forecast. Ermöglicht die Kontrolle des Wareneingangs, da mit dieser Nachricht mitgeteilt wird, wann die Ware versandfertig ist oder wann sie versandt wurde.
- Planung. Die entsprechenden Lager oder Abteilungen können die Entladung der neuen Produkte im Voraus planen, da sie frühzeitig über die entsprechenden Informationen verfügen.
- Auf diese Weise kann der Wareneingangsprozess flexibler gestaltet und der Platz sowie die personellen Ressourcen optimiert werden. Außerdem wird die Kontrolle des Lagerbestands.
- Wirtschaftliche Kontrolle. Ermöglicht die Kontrolle zwischen gelieferten Waren und erhaltenen Rechnungen. Die Meldung wird in das Informationssystem für das Einkaufsmanagement integriert.
Vorteile der Verwendung des elektronischen Lieferscheins für das Lieferunternehmen
- Optimierung der Abwicklung der Produktlieferung dank schnellerer Abläufe, da EDI automatisiertes Arbeiten ermöglicht.
- Garantierte Lieferung der Bestellung. Sobald der Kunde die Vorabbenachrichtigung erhält, antwortet die Lösung automatisch mit einer Bestätigungsbenachrichtigung, wodurch der Prozess beschleunigt wird. Dieses Bestätigungsdokument ist eine Garantie dafür, dass die Ware geliefert wurde.
- Verkürzung des Zahlungszyklus. Die Automatisierung der Prozesse zur Überprüfung von Bestellungen durch beide Seiten (Kunde und Lieferant) trägt zu einer schnelleren Rechnungsstellung bei.
Wie wird die DESADV-Nachricht in die EDI-Lösung integriert?
- Als Lieferant wird auf Grundlage der Bestellung (order) des Kunden ein Lieferschein im ERP-System erstellt, wobei die Anzahl der tatsächlich zu versendenden Einheiten jeder angeforderten Referenz ausgewählt wird.
- Die EDI-Lösung übernimmt die Daten aus dem Lieferschein und sendet sie automatisch an ihren Bestimmungsort in dem Format, das Ihr Kunde erwartet. Diese Benachrichtigung wird automatisch in das Managementsystem oder ERP-System des Kunden integriert.
- Der Kunde überprüft seine Versandbenachrichtigung, indem er sie mit der ursprünglichen Bestellung vergleicht. Dieser Vorgang erfolgt in der Regel vollautomatisch, da alle über EDI generierten Handelsdokumente (Bestellung, Lieferschein, Rechnung usw.) nachverfolgt werden.
- Der Lieferant erhält eine Benachrichtigung, dass die Überprüfungen korrekt sind. Bei Abweichungen zwischen der Bestellung und der Versandbenachrichtigung würde der Kunde eine Benachrichtigung ausstellen, und der Fehler könnte im Voraus behoben werden.
Einer der großen Vorteile der EDI-Lösungen ist ihre Skalierbarkeit. Nach der Implementierung dieser Technologie ist das Hinzufügen neuer Nachrichten nur noch eine Frage der Rentabilisierung der Optimierung der Unternehmensabläufe. Zum üblichen EDI-Datenfluss (Bestellungen, elektronische Rechnungen) können Nachrichten wie DESADV hinzugefügt werden.
EDICOM, proveedor de referencia en tecnología EDI y facturación electrónica, ofrece dos modalidades para implementar soluciones EDI:
- EDI Integration. Es lässt sich in das ERP integrieren und ermöglicht die Automatisierung von Transaktionen, ohne dass interne Arbeitsabläufe geändert werden müssen.
- EDI Web. Dies ist eine Alternative für Unternehmen, die ein geringes Transaktionsvolumen verwalten. Es sind keine technischen Implementierungen im Unternehmen erforderlich. Der Versand und Empfang von EDI-Nachrichten, wie z. B. DESADV, erfolgt über eine private und sichere Webumgebung.
Immer mehr Unternehmen setzen auf EDI-Technologie sowohl für ihre eigenen Abläufe als auch für die Beziehungen zu ihren Lieferanten und machen sie sogar zu einer Voraussetzung. Daher besteht einer der zusätzlichen Vorteile der Arbeit mit EDI-Lösungen darin, dass das Unternehmen in einem globalisierten Markt, in dem es schwierig ist, sich zu behaupten, wettbewerbsfähiger wird.
Je mehr Unternehmen über den elektronischen Datenaustausch miteinander in Verbindung stehen, desto effektiver sind die Vorteile des Systems.
