O que são guias de remessa eletrónicas e porquê utilizá-las?

As guias de remessa eletrónicas são documentos que fazem parte da troca de informações geradas no processo de distribuição de mercadorias. Especificamente, a guia de remessa acompanha as mercadorias em trânsito até ao cliente e permite-lhe verificar se as mercadorias recebidas correspondem efetivamente à ordem de compra.

Na cadeia logística, as diferentes mensagens trocadas entre os intervenientes na distribuição dos produtos são essenciais para garantir o sucesso das operações. Graças à tecnologia EDI (Electronic Data Interchange), as mensagens eletrónicas são também imediatas, em tempo real, seguras e eficientes.

As guias de remessa ou os avisos de entrega são designados por mensagens EDI com nomes diferentes, consoante o padrão utilizado. Por exemplo, no padrão X12, a linguagem mais utilizada no mercado americano, chama-se 856 ASN; no padrão EDIFACT, muito utilizado na Europa, é conhecida como DESADV ou Despatch Advice.

As guias de remessa incluem todas as informações que a empresa considerar necessárias. Em geral, a mensagem deve conter: quem é o remetente da mercadoria, o destinatário, a data e a hora da entrega, quais os produtos enviados e um código de identificação. Consoante o produto, podem ser acrescentadas datas de validade, bem como uma lista de todos os produtos contidos na palete, etc. Quanto mais informações existirem, melhor será a rastreabilidade das operações comerciais e a otimização da cadeia logística.

A função da mensagem DESADV ou Despatch Advice é informar o cliente do aviso de expedição da mercadoria. Ao mesmo tempo, oferece muitas vantagens tanto para os clientes como para os fornecedores.

Vantagens da utilização da guia de remessa eletrónica para os clientes

• Segurança. Permite verificar se as mercadorias que está prestes a receber correspondem à sua ordem de compra. Com o EDI, ambos os documentos são mapeados para que o cliente seja notificado sobre quaisquer discrepâncias.
• Previsão. Permite acompanhar a chegada do material, uma vez que esta mensagem informa quando o material está pronto para ser enviado ou quando já foi enviado.
• Planificação. Os armazéns ou os departamentos relevantes podem planear antecipadamente a descarga de novos produtos se dispuserem dessa informação. Isso permite mais agilidade no processo de receção, além de otimizar o espaço e os recursos humanos. Favorece também o controlo do stock.
• Controlo financeiro. Permite o controlo entre as mercadorias entregues e as faturas recebidas. A mensagem está integrada no Sistema de Informação de Gestão de Compras.

 
Vantagens da utilização da guia de remessa eletrónica para a empresa fornecedora

• Otimização na gestão da entrega dos produtos, graças a uma ação mais rápida, uma vez que o EDI permite um trabalho automatizado.
• Garantia de entrega da encomenda. Quando o cliente recebe o aviso prévio, a solução responde automaticamente com um aviso de confirmação, acelerando assim o processo. Este documento de confirmação é uma garantia de que a mercadoria foi entregue.
• Redução do ciclo de cobrança. A automatização dos processos de verificação de encomendas por ambas as partes (cliente e fornecedor) contribui para um processo de faturação mais rápido.

 
Como é que a mensagem DESADV é integrada na solução EDI? 

• Como fornecedor, a partir da ordem de compra (ORDERS) emitida pelo cliente, é gerada uma guia de remessa no ERP, selecionando o número de unidades efetivas de cada referência solicitada a emitir.
• A solução EDI pega nos dados da guia de remessa e entrega-os automaticamente ao seu destino no formato que o cliente espera receber. Esta notificação é automaticamente integrada no ERP ou no sistema de gestão do cliente.
• O cliente verifica o seu aviso de entrega em relação à encomenda inicial. Este processo é geralmente totalmente automático, uma vez que todos os documentos comerciais gerados por EDI (encomenda, guia de remessa, fatura, etc.) são rastreados.
• O fornecedor recebe um aviso, indicando que as verificações foram bem-sucedidas. Em caso de discrepância entre a ordem de compra e a nota de expedição, o cliente emite um aviso e o erro pode ser retificado antecipadamente.

Uma das grandes vantagens das soluções EDI é a escalabilidade. Uma vez implementada esta tecnologia, a adição de novas mensagens é uma questão de rentabilização do recurso para otimizar a gestão da empresa. O fluxo EDI habitual (ordens de compra, faturas eletrónicas) pode ser completado por mensagens como a DESADV.

A EDICOM, fornecedor de referência em tecnologia EDI e de faturação eletrónica, oferece duas modalidades para implementar soluções EDI:

• EDI integrado. Integra-se com o ERP e permite automatizar as transações, sem necessidade de modificar os procedimentos de trabalho internos.
• EDI Web. É uma alternativa para as empresas que gerem um volume reduzido de operações. Não há necessidade de implementações técnicas na empresa. O processo de envio e receção de mensagens EDI, como a DESADV, é efetuado através de um ambiente Web privado e seguro.

Cada vez mais empresas estão a recorrer à tecnologia EDI, tanto para as suas próprias operações como para as relações com os seus fornecedores, incluindo como requisito. Por conseguinte, uma das vantagens adicionais de trabalhar com soluções EDI é o facto de tornar a empresa mais competitiva num mercado globalizado em que é difícil entrar no mercado.

Quanto mais empresas estiverem ligadas através do intercâmbio eletrónico de dados, mais eficazes se tornam os benefícios do sistema.