Wat zijn elektronische leveringsbonnen en waarom zou u ze gebruiken?

Elektronische leveringsbonnen zijn documenten die deel uitmaken van de informatie-uitwisseling die plaatsvindt tijdens het distributieproces van goederen. Concreet gezegd begeleidt de leveringsbon de goederen tijdens het transport naar de klant en stelt deze laatste in staat om te controleren of de ontvangen goederen inderdaad overeenkomen met de bestelling.

In de logistieke keten zijn de verschillende berichten die worden uitgewisseld tussen de actoren die betrokken zijn bij de distributie van de producten van fundamenteel belang om het welslagen van de operaties te garanderen. Dankzij de EDI-technologie (Electronic Data Interchange) zijn elektronische berichten bovendien onmiddellijk, in realtime, veilig en efficiënt.

Leveringsbonnen of verzendberichten krijgen verschillende benamingen wanneer het om EDI-berichten gaat, afhankelijk van de gebruikte standaard. In de X12-standaard, de meest gebruikte taal op de Amerikaanse markt, wordt het bijvoorbeeld 856 ASN genoemd; in de EDIFACT-standaard, die in Europa veel wordt gebruikt, staat het bekend als DESADV of Despatch Advice.

De leveringsbonnen bevatten zoveel informatie als het bedrijf nodig acht. Over het algemeen moet het bericht het volgende bevatten: wie de verzender van de goederen is, de ontvanger, de datum en het tijdstip van levering, welk(e) product(en) is (zijn) verzonden en een code waarmee deze kunnen worden geïdentificeerd. Afhankelijk van het product kunnen houdbaarheidsdata, een lijst van alle producten op de pallet, enz. worden toegevoegd. Hoe meer informatie, hoe beter de traceerbaarheid van de commerciële transacties en de optimalisatie van de logistieke keten.

De functie van het DESADV-bericht of Despatch Advice is om de klant te informeren over de verzending van de goederen. Maar het biedt ook veel voordelen voor zowel klanten als leveranciers.

Voordelen van het gebruik van de elektronische leverbon voor klanten

• Veiligheid. Hiermee kunt u controleren of de goederen die u gaat ontvangen overeenkomen met uw bestelling. Met EDI worden beide documenten bijgehouden, zodat de klant bij eventuele discrepanties een melding ontvangt.
• Voorspelling. Hiermee kunt u de aankomst van het materiaal controleren, aangezien u met dit bericht wordt geïnformeerd wanneer het klaar is om te worden verzonden of wanneer het is verzonden.
• Planning. De betreffende magazijnen of afdelingen kunnen het lossen van nieuwe producten van tevoren plannen, omdat ze over de informatie beschikken. Zo kan het ontvangstproces flexibeler worden gemaakt en kunnen de ruimte en het personeel worden geoptimaliseerd. Het bevordert ook de voorraadcontrole.
• Financiële controle. Het maakt controle mogelijk tussen de geleverde goederen en de ontvangen facturen. Het bericht wordt geïntegreerd in het informatiesysteem voor inkoopbeheer

Voordelen van het gebruik van de elektronische leveringsbon voor het leverende bedrijf

• Optimalisatie van het beheer van de levering van producten, dankzij een snellere afhandeling, aangezien EDI geautomatiseerd werken mogelijk maakt.
• Garantie van levering van de bestelling. Zodra de klant de voorafgaande kennisgeving ontvangt, reageert de oplossing automatisch met een bevestigingsbericht, waardoor het proces wordt versneld. Dit bevestigingsdocument is een garantie dat de goederen zijn geleverd.
• Verkorting van de incassocyclus. De automatisering van de ordercontroleprocessen door beide partijen (klant en leverancier) draagt bij aan een snellere facturering.

Hoe wordt het DESADV-bericht geïntegreerd in de EDI-oplossing? 

• Als leverancier wordt op basis van de door de klant geplaatste bestelling (order) een leveringsbon gegenereerd in het ERP-systeem, waarbij het aantal effectieve eenheden van elke aangevraagde referentie wordt geselecteerd dat zal worden verzonden.
• De EDI-oplossing haalt de gegevens uit de leveringsbon en stuurt deze automatisch naar de bestemming in het formaat dat uw klant verwacht te ontvangen. Deze melding wordt automatisch geïntegreerd in het beheersysteem of ERP van de klant.
• De klant controleert zijn verzendbericht door het te vergelijken met de oorspronkelijke bestelling. Dit proces verloopt doorgaans volledig automatisch, aangezien alle via EDI gegenereerde commerciële documenten (bestelling, leveringsbon, factuur...) worden getraceerd.
• De leverancier ontvangt een bericht dat de controles correct zijn. Als er een verschil is tussen de bestelling en de verzendbevestiging, stuurt de klant een bericht en kan de fout vooraf worden gecorrigeerd.

Een van de grote voordelen van EDI-oplossingen is de schaalbaarheid. Zodra deze technologie is geïmplementeerd, is het toevoegen van nieuwe berichten een kwestie van het benutten van de middelen om de bedrijfsprocessen te optimaliseren. Aan de gebruikelijke EDI-stroom (bestellingen, elektronische facturen) kunnen berichten zoals DESADV worden toegevoegd.

EDICOM, toonaangevend leverancier van EDI-technologie en elektronische facturering, biedt twee manieren om EDI-oplossingen te implementeren:

• Geïntegreerde EDI. Deze wordt geïntegreerd in het ERP en maakt het mogelijk transacties te automatiseren, zonder dat de interne werkprocedures hoeven te worden aangepast.
• EDI Web. Dit is een alternatief voor bedrijven die een laag transactievolume hebben. Er zijn geen technische implementaties in het bedrijf nodig. Het verzenden en ontvangen van EDI-berichten, zoals DESADV, gebeurt via een beveiligde privéwebomgeving.

Steeds meer bedrijven kiezen voor EDI-technologie, zowel voor hun eigen transacties als voor de relaties met hun leveranciers, en nemen dit zelfs op als vereiste. Een van de extra voordelen van het werken met EDI-oplossingen is dan ook dat het bedrijf concurrerender wordt in een geglobaliseerde markt waarin het moeilijk is om door te breken.

Hoe meer bedrijven via elektronische gegevensuitwisseling met elkaar in contact staan, hoe effectiever de voordelen van het systeem zijn.