O que são guias de remessa eletrônica e por que utilizá-las?

As guias de remessa eletrônicas são documentos que fazem parte da troca de informações geradas no processo de distribuição de mercadorias. Especificamente, a guias de remessa acompanha as mercadorias em trânsito até o cliente e permite que o cliente verifique se as mercadorias recebidas realmente correspondem ao pedido de compra.

Na cadeia logística, as diferentes mensagens trocadas entre os atores envolvidos na distribuição de produtos são essenciais para garantir o sucesso das operações. Graças à tecnologia EDI (Electronic Data Interchange), as mensagens eletrônicas também são imediatas, em tempo real, seguras e eficientes.

As guias de remessa ou avisos de remessa são chamados de mensagens EDI com nomes diferentes, dependendo do padrão utilizado. Por exemplo, no padrão X12, a linguagem mais usada no mercado dos EUA, ela é chamada de 856 ASN; no padrão EDIFACT, amplamente usado na Europa, ela é conhecida como DESADV ou Despatch Advice.

As guias de remessa incluem todas as informações que a empresa julgar necessárias. Em geral, a mensagem deve conter: quem é o emissor da mercadoria, o receptor, a data e a hora da entrega, qual(is) o(s) produto(s) que está(ão) sendo enviado(s) e um código de identificação. Dependendo do produto, podem ser adicionadas datas de validade, como também uma lista de todos os produtos contidos no palete etc. Quanto mais informações houver, melhor será a rastreabilidade das operações comerciais e a otimização da cadeia logística.

A função da mensagem DESADV ou Despatch Advice é informar o cliente sobre o aviso de despacho. Mas, ao mesmo tempo, ela oferece muitas vantagens para clientes e fornecedores.

Vantagens de usar a guia de remessa eletrônica para os clientes

• Segurança. Permite que você verifique se as mercadorias que está prestes a receber correspondem ao seu pedido de compra. Com o EDI, ambos os documentos são mapeados para que o cliente seja notificado de quaisquer discrepâncias.
• Previsão. Isso possibilita acompanhar a chegada do material, uma vez que essa mensagem indica quando ele estará pronto para envio ou quando já tiver sido despachado.
• Planejamento. Os armazéns ou departamentos envolvidos podem planejar com antecedência o descarregamento de novos produtos, graças ao acesso antecipado às informações. Isso torna o processo de recepção mais ágil, além de permitir a optimização do espaço e dos recursos humanos. Ele também favorece o controle de estoque.
• Controle financeiro. Permite o controle entre as mercadorias entregues e as faturas recebidas. A mensagem é integrada ao Sistema de Informações de Gerenciamento de Compras.

Vantagens de usar a guia de remessa eletrônica para a empresa fornecedora

• Otimização no gerenciamento da entrega de produtos, graças à ação mais rápida, pois o EDI permite o trabalho automatizado.
• Garantia de entrega do pedido. Quando o cliente recebe o aviso prévio, a solução responde automaticamente com um aviso de confirmação, acelerando assim o processo. Esse documento de confirmação é uma garantia de que as mercadorias foram entregues.
• Redução do ciclo de coleta. A automação dos processos de verificação de pedidos em ambos os lados (cliente e fornecedor) contribui para um processo de faturamento mais rápido.

Como a mensagem DESADV é integrada à solução EDI? 

• Como fornecedor, a partir do pedido de compra (ORDERS) emitido pelo cliente, é gerada uma guia de remessa no ERP, selecionando o número de unidades efetivas de cada referência solicitada a ser emitida.
• A solução EDI coleta os dados da guia de remessa e os entrega automaticamente ao seu destino no formato que seu cliente espera receber. Essa notificação é automaticamente integrada ao ERP ou ao sistema de gerenciamento do cliente.
• O cliente verifica seu aviso de despacho em relação ao pedido inicial. Em geral, esse processo é totalmente automático, pois todos os documentos comerciais gerados via EDI (pedido, guia de remessa, fatura etc.) são rastreados.
• O fornecedor recebe um aviso, indicando que as verificações foram bem-sucedidas. Em caso de discrepância entre o pedido de compra e o aviso de despacho, o cliente emite um aviso, permitindo que o erro seja corrigido antecipadamente.

Uma das grandes vantagens das soluções EDI é a escalabilidade. Uma vez que essa tecnologia tenha sido implementada, adicionar novas mensagens é uma questão de monetizar o recurso para otimizar o gerenciamento da empresa. O fluxo normal de EDI (pedidos de compra, faturas eletrônicas) pode ser complementado por mensagens como DESADV.

A EDICOM, fornecedora de referência em tecnologia de EDI e faturamento eletrônico, oferece duas maneiras de implementar soluções de EDI:

• EDI integrado. Ele se integra ao ERP e permite que as transações sejam automatizadas, sem a necessidade de modificar os procedimentos internos de trabalho.
• EDI Web. É uma alternativa para empresas que gerenciam um baixo volume de operações. Não há necessidade de implementações técnicas na empresa. O processo de envio e recebimento de mensagens EDI, como o DESADV, é realizado por meio de um ambiente da Web privado e seguro.

Cada vez mais empresas estão adotando a tecnologia EDI, tanto para suas próprias operações quanto em seus relacionamentos com fornecedores — inclusive como requisito obrigatório. Assim, um dos benefícios adicionais de utilizar soluções EDI é tornar a empresa mais competitiva em um mercado globalizado e de difícil acesso.

Quanto mais empresas estiverem conectadas por meio do intercâmbio eletrônico de dados, mais eficazes serão os benefícios do sistema.