Integratie met Amazon Vendor of Seller Central via EDI of API

Amazon heeft zich gevestigd als een van de belangrijkste online verkoopkanalen ter wereld. Het wereldwijde bereik, de logistieke capaciteit en de positie als toonaangevende marktplaats maken het tot een strategisch platform voor fabrikanten, distributeurs en merken die hun bedrijf in het digitale kanaal willen opschalen.

Maar verkopen op Amazon bestaat niet alleen uit het plaatsen van producten en het ontvangen van bestellingen. Om efficiënt te kunnen werken, vooral in omgevingen met grote volumes, moeten bedrijven gegevens over catalogus, voorraad, bestellingen, verzendingen, facturen, retourzendingen en logistieke statussen synchroniseren met hun interne systemen. In deze context wordt de integratie met Amazon via EDI of API een cruciale factor om fouten te verminderen, processen te automatiseren en de volledige traceerbaarheid van de operatie te behouden.

De complexiteit neemt toe wanneer een bedrijf met verschillende commerciële relatiemodellen werkt, zoals Amazon Seller Central of Amazon Vendor Central, of wanneer het specifieke logistieke modellen moet beheren zoals FBA, FBM, Direct Fulfillment of WePay the Freight, ook bekend als Collect Freight. Elk scenario heeft zijn eigen documentatie-, technische en operationele vereisten.

In deze gids analyseren we de verschillen tussen Seller Central en Vendor Central, de belangrijkste logistieke opties van Amazon, de meest relevante EDI- en API-stromen, en de rol van een gespecialiseerd integratieplatform zoals EDICOM om Amazon te koppelen aan het ERP-, WMS-, TMS- of elk ander bedrijfsbeheersysteem.

Amazon Seller Central versus Amazon Vendor Central

Amazon structureert zijn relatie met bedrijven via twee grote modellen: Seller Central en Vendor Central. Hoewel beide het mogelijk maken om producten binnen het Amazon-ecosysteem te verkopen, volgen ze verschillende commerciële, operationele en technologische logica.

Het is essentieel om dit verschil te begrijpen voordat u een EDI- of API-integratie met Amazon ontwerpt, aangezien elke modaliteit verschillende gegevensstromen, verschillende logistieke verantwoordelijkheden en verschillende niveaus van controle over de prijs, de voorraad, de catalogus en de relatie met de eindklant met zich meebrengt.
Amazon Seller Central: 3P-model of marketplace

In Amazon Seller Central verkoopt het bedrijf rechtstreeks aan de eindconsument via de Amazon-marktplaats. Dit is het model dat bekend staat als 3P, third party seller, omdat Amazon optreedt als tussenplatform, maar de voorraad niet vooraf inkoopt.

In dit scenario blijft het bedrijf eigenaar van het product tot de uiteindelijke verkoop en behoudt het meer controle over aspecten zoals:

• De prijsstrategie.
• De promoties.
• Het beheer van de catalogus.
• De beschikbaarheid van de voorraad.
• De logistiek, afhankelijk van het gekozen model.
• De klantenservice, afhankelijk van de bedrijfsvoering.

Seller Central is doorgaans bijzonder aantrekkelijk voor DTC-merken, fabrikanten die hun positionering willen controleren, gespecialiseerde retailers en bedrijven die flexibiliteit nodig hebben voor het beheer van campagnes, dynamische prijsstelling of per markt gedifferentieerde assortimenten.

Vanuit technisch oogpunt is de integratie met Seller Central meestal gebaseerd op de Selling Partner API, ook wel SP-API genoemd. Hiermee kunnen processen met betrekking tot bestellingen, voorraad, prijzen, catalogus, verzendingen, rapportages en andere operationele aspecten van de marktplaats worden geautomatiseerd.

Amazon Vendor Central: 1P-model of groothandel

Bij Amazon Vendor Central verandert de relatie ingrijpend. Het bedrijf verkoopt zijn producten rechtstreeks aan Amazon, dat optreedt als groothandelsinkoper. Vervolgens verkoopt Amazon die producten onder eigen naam door aan de eindconsument, meestal met het label "Verkocht door Amazon" of "Verzonden en verkocht door Amazon".

Dit model staat bekend als 1P, first party, omdat Amazon de voorraad inkoopt en de geregistreerde verkoper wordt ten opzichte van de eindconsument.

In Vendor Central krijgt het leverende bedrijf toegang tot een directe handelsrelatie met Amazon, maar moet het ook aan strengere operationele vereisten voldoen. Amazon geeft inkooporders af, bepaalt logistieke voorwaarden, stelt leveringstermijnen vast, eist nauwkeurige documentatie en kan boetes of terugboekingen opleggen als de processen niet aan de overeengekomen normen voldoen.

Tot de meest voorkomende stromen in een EDI-integratie met Amazon Vendor Central behoren:

• Ontvangst van inkooporders.
• Bevestiging van bestellingen.
• Beschikbaarheidsmelding.
• Aanvragen van transport of afhaling.
• Verzendmeldingen.
• Identificatie van pallets, pakketten en logistieke eenheden.
• Elektronische facturering.
• Beheer van afwijkingen.

Om deze reden maakt Vendor Central vaak intensief gebruik van EDI-technologie, vooral als het gaat om strategische leveranciers, grote fabrikanten of bedrijven met hoge transactievolumes.

Bij beide modellen hangt het succes af van de kwaliteit van de gegevens en het vermogen om processen tussen Amazon en de interne systemen van het bedrijf te synchroniseren. Het verschil zit hem in welke gegevens moeten worden uitgewisseld, hoe vaak en onder welke operationele eisen.

Voordelen van verkopen op Amazon als verkoper of leverancier

Door op Amazon te verkopen krijgt u toegang tot een wereldwijd klantenbestand, vergroot u de zichtbaarheid van uw merk en breidt u de commerciële capaciteit van uw bedrijf uit. De concrete voordelen variëren echter afhankelijk van het gekozen model.

Voordelen van Amazon Seller Central

Seller Central biedt meer commerciële en operationele autonomie. Het bedrijf behoudt de directe controle over de relatie met de marktplaats en kan zijn strategie flexibeler aanpassen.

Controle over prijzen en promoties

De verkoper kan prijzen vaststellen, promotiecampagnes lanceren, kortingsbonnen aanmaken, aanbiedingen aanpassen aan het seizoen en snel reageren op veranderingen in de vraag of de concurrentie. Deze flexibiliteit is vooral relevant in sectoren die zeer prijsgevoelig zijn of waar regelmatig commerciële campagnes worden gevoerd.

Direct beheer van de catalogus

Met Seller Central kunt u titels, beschrijvingen, afbeeldingen, bullet points, backend-zoekwoorden en verrijkte inhoud beheren. Dit bevordert de SEO-optimalisatie binnen Amazon en maakt het mogelijk om de productpresentatie aan te passen aan de behoeften van elke markt.

Wanneer de catalogus wordt beheerd vanuit een ERP-, PIM- of gecentraliseerd systeem, maakt integratie via API het mogelijk om productinformatie op een consistente manier te publiceren en bij te werken, waardoor fouten worden verminderd en dubbele gegevens worden voorkomen.

Logistieke flexibiliteit

De verkoper kan met eigen logistiek werken, de operatie aan Amazon delegeren of verschillende modellen combineren. Deze flexibiliteit maakt het mogelijk om de logistieke strategie aan te passen aan het type product, de marge, de omloopsnelheid, het land van verkoop of de leveringsbelofte.

Toegang tot operationele en commerciële gegevens

Seller Central biedt informatie over verkopen, voorraad, bestellingen, campagneprestaties, retourzendingen en andere nuttige indicatoren om de bedrijfsvoering te optimaliseren. Door deze gegevens te integreren met interne BI-tools wordt de besluitvorming vergemakkelijkt en de vraagplanning verbeterd.

Voordelen van Amazon Vendor Central

Vendor Central biedt een directere relatie met Amazon als groothandelsinkoper. Hoewel dit minder commerciële controle met zich meebrengt, kan het belangrijke voordelen opleveren voor fabrikanten en leveranciers met productiecapaciteit, voorraad en distributie op grote schaal.

Vertrouwen van de eindconsument

Wanneer een product wordt weergegeven als verkocht door Amazon, neemt het vertrouwen vaak toe. Voor bepaalde categorieën kan dit keurmerk de conversie verbeteren en wrijving in het aankoopproces verminderen.

Aankoop in grote hoeveelheden

Amazon koopt voorraad rechtstreeks bij de leverancier via inkooporders. Dit kan zorgen voor meer voorspelbaarheid van de vraag, de productieplanning vergemakkelijken en de commerciële relatie vereenvoudigen ten opzichte van de verkoop per stuk aan de eindconsument.

Integratie met de logistieke infrastructuur van Amazon

In het Vendor-model kan Amazon een deel van het logistieke beheer op zich nemen, vooral wanneer er wordt gewerkt met regelingen zoals Collect Freight of WePay the Freight. Hierdoor kan de leverancier zich concentreren op het klaarmaken van de goederen en het voldoen aan de vastgestelde documentatie- en operationele vereisten.

Standaardisatie via EDI

Vendor Central is bijzonder geschikt voor bedrijven die al met EDI werken in de traditionele distributie, FMCG, detailhandel, automobielsector, gezondheidszorg, industrie of internationale handel. Voor deze bedrijven biedt de integratie van Amazon als nieuwe handelspartner het voordeel dat ze gebruik kunnen maken van een reeds bestaande infrastructuur.

Logistieke opties bij Amazon: FBA, FBM, Direct Fulfillment en WePay the Freight

Logistiek is een van de meest bepalende factoren bij het werken met Amazon. Het beïnvloedt niet alleen de kosten, maar ook de klantervaring, de naleving van SLA's, de zichtbaarheid van de voorraad en de gezondheid van de account.

Elke logistieke modaliteit vereist specifieke gegevensstromen. Daarom is het raadzaam om, voordat een integratie met Amazon wordt ontworpen, te bepalen welk bedrijfsmodel het bedrijf zal gebruiken en welke interne systemen hierbij betrokken moeten zijn: ERP, WMS, TMS, PIM, SGA, e-commerceplatform of rapportagetool.

Fulfillment by Amazon, FBA

Met Fulfillment by Amazon kan de verkoper zijn voorraad naar de logistieke centra van Amazon sturen. Van daaruit regelt Amazon de opslag, het klaarmaken van bestellingen, de verzending naar de eindklant en, in veel gevallen, de retourzendingen.

Wat integratie betreft, vereist FBA de synchronisatie van informatie zoals:

• Aanmaken van inkomende zendingen.
• Voorraadniveaus.
• Ontvangst van goederen in logistieke centra.
• Voorraadverschillen.
• Bestelstatussen.
• Prestatierapporten.

Integratie via API helpt handmatige taken te verminderen en een actueel overzicht te behouden van de voor verkoop beschikbare voorraad.

Fulfillment by Merchant, FBM

Bij Fulfillment by Merchant regelt de verkoper zelf het klaarmaken en verzenden van de bestellingen. Amazon fungeert als verkoopkanaal, maar de logistieke verantwoordelijkheid ligt bij het bedrijf.
Dit model vereist een nauwkeurige integratie tussen Amazon en de interne systemen om:

• Bestellingen automatisch te ontvangen.
• De beschikbaarheid te bevestigen.
• Picking- en verpakkingsprocessen te starten.
• Vervoerders toe te wijzen.
• Trackinggegevens door te geven.
• Verzendstatus bijwerken.
• Incidenten en retourzendingen afhandelen.

FBM kan geschikt zijn voor volumineuze producten, breekbare goederen, assortimenten met een krappe marge of bedrijven die al beschikken over een geoptimaliseerd logistiek netwerk.

Seller Fulfilled Prime, SFP

Met Seller Fulfilled Prime kan de verkoper het Prime-logo aanbieden zonder de goederen noodzakelijkerwijs in de logistieke centra van Amazon op te slaan. De verkoper behoudt zijn eigen logistieke operatie, maar moet voldoen aan strenge normen op het gebied van levering, traceerbaarheid en service.

Automatisering is bijzonder belangrijk in dit model, aangezien elke vertraging, annulering of het uitblijven van een update de prestaties van het account kan beïnvloeden.

Direct Fulfillment

Direct Fulfillment is een model dat gekoppeld is aan Vendor Central, waarbij Amazon het product verkoopt, maar de leverancier het rechtstreeks naar de eindconsument verzendt. In de praktijk treedt Amazon op als verkoper tegenover de klant, terwijl de leverancier de logistieke operatie uitvoert vanuit zijn eigen magazijn.

Dit model vereist een zeer nauwkeurige afstemming van bestellingen, voorraad, bevestigingen, etiketten, ASN’s en tracking. De integratie met het WMS of SGA is van groot belang om fouten bij het samenstellen van bestellingen te voorkomen en de traceerbaarheid van elke zending te waarborgen.

WePay the Freight of Collect Freight

WePay the Freight, ook wel Collect Freight genoemd, is een logistiek model dat wordt gebruikt in Amazon Vendor Central, waarbij Amazon de afhaling van de goederen in het magazijn van de leverancier organiseert en het transport naar zijn logistieke centra regelt.

In dit scenario huurt de leverancier het hoofdtransport niet rechtstreeks in. Zijn verantwoordelijkheid bestaat uit het klaarmaken van de goederen, Amazon laten weten dat ze klaar zijn voor afhaling, de vereiste logistieke informatie verstrekken en de bijbehorende documentatie genereren zodat de ontvangststroom correct verloopt.

Dit model is vooral relevant voor Vendor-leveranciers die grote hoeveelheden goederen vervoeren, met pallets werken of terugkerende afhalingen met Amazon moeten coördineren.

Amazon WePay the Freight / Collect Freight: hoe het werkt in Vendor Central

Amazon WePay the Freight moet niet worden gezien als een betaalapp of een onafhankelijk financieel systeem. In de context van Vendor Central verwijst het naar een logistiek model waarbij Amazon het transport regelt vanaf de locatie van de leverancier naar zijn logistieke netwerk.

Het kan ook worden aangeduid met namen als Collect Freight, WePay, WPTF of freight collect. Het werkingsprincipe is hetzelfde: Amazon koopt goederen bij de leverancier, de leverancier bereidt de bestelling voor en Amazon coördineert de afhaling via zijn eigen netwerk of via aangesloten vervoerders.

Hoe werkt het WePay the Freight-model

Het algemene proces kan in zes fasen worden samengevat:

1. Amazon plaatst een bestelling bij de leverancier.
2. De leverancier bevestigt de bestelling, geheel of gedeeltelijk.
3. De leverancier maakt de goederen klaar in zijn magazijn.
4. De leverancier laat Amazon weten dat de lading klaar is voor afhaling.
5. Amazon reageert met de transportinstructies.
6. De toegewezen vervoerder haalt de goederen op en Amazon regelt het transport naar zijn logistieke centrum.
7. De leverancier verzendt de ASN met de verzendgegevens, zodat Amazon de ontvangst van de goederen correct kan verwerken.

Op operationeel niveau is de coördinatie tussen de fysieke voorbereiding van de goederen en de elektronische communicatie van de logistieke gegevens het kritieke punt. Amazon moet precies weten wanneer het de lading kan ophalen, waar dit moet gebeuren, welk volume moet worden vervoerd, uit hoeveel pakketten of pallets de zending bestaat en welke logistieke identificatiegegevens bij de lading horen.

Verschil tussen Collect Freight en Prepaid Freight

In het Prepaid Freight-model regelt en verzorgt de leverancier doorgaans het transport naar het logistieke centrum van Amazon. Dit houdt in dat er een vervoerder moet worden ingehuurd, leveringen moeten worden gecoördineerd, vrachtkosten moeten worden beheerd en er meer directe controle over de zending moet worden uitgeoefend.

In het Collect Freight- of WePay the Freight-model regelt Amazon de ophaling. De leverancier houdt zich niet bezig met het hoofdtransport, maar moet zich strikt houden aan de voorwaarden voor voorbereiding, etikettering, documentatie, ophaalperiodes en elektronische communicatie.

Vrachtvergoeding en bijbehorende kosten

Hoewel Amazon het transport organiseert, betekent dit niet noodzakelijkerwijs dat de kosten voor de leverancier neutraal zijn. In veel leveranciersovereenkomsten kan er sprake zijn van een vrachtvergoeding, wat wordt gezien als een commerciële voorwaarde die van invloed is op de overdrachtsprijs of de marge van de leverancier.

WePay the Freight mag daarom niet simplistisch worden voorgesteld als "Amazon betaalt alles". Het is nauwkeuriger om het uit te leggen als een model waarin Amazon het transport beheert, terwijl de economische voorwaarden afhangen van de commerciële overeenkomst tussen Amazon en de leverancier.

Voordelen van het WePay the Freight-model

Voor de leverancier kan het WePay the Freight-model belangrijke voordelen opleveren:

Minder administratieve rompslomp bij het transport

De leverancier hoeft niet voor elke zending te onderhandelen met externe logistieke dienstverleners en hoeft de planning van het hoofdtransport naar Amazon niet rechtstreeks te beheren.

Betere afstemming met het logistieke netwerk van Amazon

Omdat Amazon de ophaling organiseert, wordt het transport afgestemd op hun eigen ontvangstcapaciteit, routeplanning en beschikbaarheid van logistieke centra.

Operationele schaalbaarheid

Het model maakt het mogelijk om grote hoeveelheden goederen te verwerken zonder het transportnetwerk van de leverancier volledig te hoeven herontwerpen. Dit is vooral handig bij pieken in de vraag, seizoenscampagnes of groei van het Vendor-account.

Vermindering van bepaalde logistieke risico's

Wanneer Amazon de ophaling en het transport regelt, kunnen bepaalde risico's die verband houden met vertragingen bij de vervoerder of incidenten onderweg onder de operationele verantwoordelijkheid van Amazon vallen, altijd afhankelijk van de overeengekomen voorwaarden.

Risico's als het proces niet geautomatiseerd is

Het WePay the Freight-model kan ook problemen opleveren als het handmatig wordt beheerd vanuit Vendor Central of als de logistieke informatie niet is gesynchroniseerd met het ERP- en WMS-systeem.

De meest voorkomende fouten zijn:

• Ophaalaanvragen met een onjuist gewicht of volume.
• Verschillen tussen de aangegeven pakketten en de werkelijke lading.
• ASN te laat verzonden of met onvolledige gegevens.
• Geen overeenstemming tussen de routingaanvraag en de verzendmelding.
• Fouten in labels of SSCC-identificatiecodes.
• Problemen bij het koppelen van de door Amazon toegewezen ophaling aan de vrachtbrief.
• Groter risico op chargebacks door documentaire of operationele tekortkomingen.

Daarom moet EDI-automatisering niet worden gezien als een aanvulling, maar als het systeem dat ervoor zorgt dat het Collect-model op schaal betrouwbaar functioneert.

EDI-stroom voor het automatiseren van Amazon WePay the Freight

Het WePay the Freight-model is het meest efficiënt wanneer de leverancier handmatige handelingen in Vendor Central elimineert en de volledige cyclus vanuit zijn ERP-, WMS- of TMS-systeem automatiseert via een EDI-platform.

In dit proces zijn transportberichten bijzonder belangrijk, omdat hiermee bij Amazon de afhaling van de goederen kan worden aangevraagd en de logistieke instructies kunnen worden ontvangen die nodig zijn om de verzending voor te bereiden.

Belangrijkste EDI-berichten in Amazon Vendor met WePay

De exacte benaming van de EDIFACT-berichten kan variëren afhankelijk van de regio, de overeengekomen standaard en de door Amazon gedefinieerde implementatie. Daarom is het belangrijk om elke stroom te valideren tijdens de technische onboardingfase.

Routingaanvraag: EDI 753 / IFTMBF of IFTMIN

De routingaanvraag is een van de cruciale berichten in het WePay the Freight-model. Met dit document informeert de leverancier Amazon dat de goederen klaar zijn voor afhaling en verstrekt hij de gegevens die Amazon nodig heeft om het transport te plannen.

Tot de gebruikelijke gegevens behoren:

• Inkoopordernummer.
• Exacte adres van de laadplaats.
• Datum en tijdstip waarop de goederen klaar zijn.
• Aantal colli.
• Aantal pallets.
• Brutogewicht.
• Volume.
• Soort goederen.
• Verwerkingsvoorwaarden, indien van toepassing.
• Informatie over laadperron of magazijn.

De nauwkeurigheid van deze gegevens is van cruciaal belang. Als de leverancier een onjuist gewicht of volume opgeeft, kan Amazon een ongeschikte vervoerswijze toewijzen of discrepanties vaststellen bij het ophalen of de ontvangst.

Routinginstructies: EDI 754 / IFTMBC of IFTMAN

Na verwerking van de routeaanvraag stuurt Amazon de transportinstructies terug. Dit bericht stelt de leverancier in staat om de details van de toegewezen afhaling te kennen.

Dit kan informatie bevatten zoals:

• Autorisatie-ID of ophaalreferentie.
• Toegewezen vervoerder.
• Datum en tijdvenster voor de ophaling.
• Specifieke laadinstructies.
• Logistieke referenties die nodig zijn voor de ASN.
• Gegevens die op documentatie of etiketten moeten staan.

Dit bericht is essentieel om de verzending correct voor te bereiden en de fysieke goederen te koppelen aan de door Amazon beheerde ophaling.

ASN: verzendmelding en koppeling met de ophaling

De ASN, Advanced Shipping Notice, is de verzendmelding waarmee Amazon van tevoren weet welke goederen het gaat ontvangen, hoe deze zijn verpakt en welke logistieke identificatiegegevens erbij horen.

In een Vendor-stroom met WePay moet de ASN correct worden gekoppeld aan de eerder ontvangen route-instructies. In bepaalde implementaties moet de leverancier de identificatiecode die in het transportinstructiebericht is ontvangen, opnemen in het betreffende segment van de DESADV, bijvoorbeeld in een referentie als RFF+ACD, om de vrachtbrief te koppelen aan de door Amazon beheerde afhaling.

Dit punt is vooral belangrijk omdat het drie verschillende niveaus van het proces met elkaar verbindt:

• De door Amazon geplaatste inkooporder.
• De door Amazon toegewezen logistieke afhaling.
• De fysieke verzending die door de leverancier is voorbereid.

Als deze koppeling mislukt, kan Amazon moeite hebben om de ontvangst van de goederen automatisch te verwerken, wat het risico op incidenten, vertragingen of boetes vergroot.

Integratie met ERP, WMS en TMS

Om het WePay-model correct te laten functioneren, mag de integratie niet beperkt blijven tot het verzenden van EDI-berichten vanuit een geïsoleerde module. Het is aan te raden om de workflow te koppelen aan de systemen die de daadwerkelijke operationele gegevens bevatten.

ERP

Het ERP fungeert doorgaans als het hoofdsysteem voor inkooporders, artikelen, commerciële voorwaarden, facturering en interne referenties.

WMS of SGA

Het magazijnsysteem is essentieel voor het bevestigen van klaargestelde hoeveelheden, logistieke eenheden, pallets, SSCC, werkelijk gewicht, voorraadlocatie en klaarzettingsstatus.

TMS

Wanneer er een transportbeheersysteem is, kan dit worden ingezet voor het consolideren van ladingen, het beheer van laadperrons, resourceplanning en verzendingscontrole.

EDI-platform

Het EDI-platform vertaalt, valideert, transformeert en verzendt de berichten in het door Amazon vereiste formaat, waarbij de interne systemen van de leverancier worden gekoppeld aan Vendor Central zonder dat het ERP-systeem rechtstreeks in X12, EDIFACT, XML of een andere vereiste standaard hoeft te werken.

Hoe processen met Amazon te automatiseren via EDI of API

Automatisering met Amazon moet worden afgestemd op het bedrijfs- en logistieke model van elke onderneming. Het is niet hetzelfde om een verkopersaccount te integreren dat via een API met FBM werkt, als het koppelen van een leverancier aan inkooporders, routingverzoeken, ASN’s en EDI-facturen.

Er zijn echter gemeenschappelijke principes die het mogelijk maken om een solide, schaalbare en onderhoudbare integratie op te bouwen.

1. Veilige verbinding met Amazon

De eerste stap bestaat uit het opzetten van de door Amazon goedgekeurde communicatiekanalen. Bij EDI-integraties kan dit veilige protocollen zoals AS2 of andere mechanismen inhouden die tijdens het onboarding-proces zijn gedefinieerd. Bij API-integraties worden authenticatie- en autorisatiemechanismen gebruikt die gekoppeld zijn aan de SP-API.

Het beheer van inloggegevens, certificaten en verlengingen moet worden gecontroleerd om onderbrekingen in de dienstverlening te voorkomen.

2. Synchronisatie van stamgegevens

Een efficiënte integratie vereist consistente stamgegevens. Dit omvat:

• Productreferenties.
• Interne en externe identificatiecodes.
• EAN-, UPC- of GTIN-codes.
• Maateenheden.
• Magazijnadressen.
• Fiscale gegevens.
• Handelsvoorwaarden.
• Verpakkingsinformatie.

Als deze gegevens niet op elkaar zijn afgestemd, zullen er in latere fasen van het proces fouten optreden: afgewezen bestellingen, onjuiste ASN's, afwijkende facturen of incidenten bij ontvangst.

3. Automatisering van bestellingen

Door bestellingen automatisch te ontvangen, hoef je ze niet handmatig te downloaden uit Vendor Central of Seller Central. De bestellingen komen binnen in het ERP- of beheersysteem, waar ze processen voor validatie, voorraadreservering, voorbereiding en facturering kunnen activeren.

In Vendor Central is deze workflow meestal gebaseerd op EDI-berichten zoals ORDERS of X12 850. In Seller Central kan de operatie via API worden geautomatiseerd.

4. Bevestiging van beschikbaarheid en hoeveelheden

Niet alle bestellingen kunnen altijd onder de gevraagde voorwaarden worden geleverd. Daarom is de orderbevestiging een cruciaal punt. Hiermee kan aan Amazon worden meegedeeld welke hoeveelheden worden geleverd, welke regels worden aangepast en welke data haalbaar zijn.

Door dit antwoord te automatiseren, worden discrepanties verminderd en kan er nauwkeuriger met Amazon worden gecommuniceerd.

5. Logistiek beheer en verzending

Logistiek is een van de gebieden waar integratie de meeste waarde toevoegt. Afhankelijk van het bedrijfsmodel kan de workflow het volgende omvatten:

• Orderverwerking.
• Genereren van labels.
• Routingaanvraag.
• Bevestiging van afhaling.
• Verzendmeldingen.
• Trackinginformatie.
• Statusupdates.

Bij modellen zoals WePay the Freight is deze fase bijzonder gevoelig, omdat de afhaling afhankelijk is van de logistieke informatie die naar Amazon wordt verzonden.

6. Elektronische facturering

In Vendor Central kan de facturering aan de Amazon-koper worden geautomatiseerd via berichten zoals INVOIC of X12 810. Dit voorkomt handmatige gegevensinvoer, vermindert discrepanties en versnelt de order-to-cash-cyclus.

Bovendien moet de facturering in bepaalde landen of scenario's voldoen aan fiscale vereisten, specifieke elektronische formaten of processen voor het bewaren en traceren van documenten.

7. Monitoring en foutbeheer

Een integratie met Amazon moet waarschuwingen, traceerbaarheid en controlemechanismen bevatten. Het is niet voldoende om berichten te verzenden; het is noodzakelijk om te weten of deze zijn geaccepteerd, afgewezen, verwerkt of dat ze moeten worden gecorrigeerd.

Een integratieplatform maakt het mogelijk om incidenten te identificeren, zoals:

• Onvolledige berichten.
• Onjuiste formaten.
• Niet-herkende referenties.
• Afwijkingen in hoeveelheden.
• ASN's die te laat zijn.
• Communicatiefouten.
• Fouten bij authenticatie.

Dankzij gecentraliseerde monitoring kan er worden ingegrepen voordat het incident gevolgen heeft voor de eindklant, de goederenontvangst of de gezondheid van de account.

EDI- en API-integratieoplossing met Amazon via EDICOM

EDICOM biedt een SaaS-platform dat gespecialiseerd is in data-integratie en waarmee Amazon Vendor Central en Amazon Seller Central kunnen worden gekoppeld aan de interne systemen van het bedrijf, hetzij via EDI, API of andere gestructureerde formaten.

De oplossing fungeert als een laag voor connectiviteit, transformatie, validatie en monitoring tussen Amazon en het technologische ecosysteem van de klant. Op deze manier hoeven het ERP-, WMS-, TMS-, PIM- of factureringssysteem niet direct aan elke technische vereiste van Amazon te worden aangepast.

Integratie met elk ERP- of intern systeem

EDICOM maakt het mogelijk om Amazon te koppelen aan systemen zoals SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, Sage, JD Edwards, eigen systemen of op maat ontwikkelde platforms. De integratie past zich aan de interne formaten van het bedrijf aan en zet de gegevens om naar de door Amazon vereiste standaard.

Dit voorkomt punt-tot-punt-ontwikkelingen en vermindert de afhankelijkheid van handmatige interventies door IT-, administratie-, logistieke of commerciële teams.

Automatisering van EDI-berichten en API-stromen

Het platform maakt het mogelijk om documenten en processen te automatiseren, zoals:

• Inkooporders.
• Orderbevestigingen.
• Routingverzoeken.
• Transportinstructies.
• ASN of verzendmeldingen.
• Facturen.
• Voorraadupdates.
• Logistieke statussen.
• Operationele rapporten.
• Communicatie met interne systemen.

In Vendor-omgevingen maakt de EDI-integratie het mogelijk om te voldoen aan de documentatie- en logistieke vereisten van Amazon. In Seller-omgevingen vergemakkelijkt API-integratie de synchronisatie van bestellingen, catalogus, voorraad en commerciële statussen.

Automatische conversie van formaten

EDICOM zet gegevens om tussen formaten zoals EDIFACT, X12, XML, JSON, CSV, IDoc, UBL of andere standaarden die door de klant worden gebruikt of door Amazon worden vereist.

Deze mogelijkheid is vooral belangrijk voor bedrijven die in meerdere landen of met verschillende bedrijfsonderdelen opereren, omdat hierdoor de connectiviteit kan worden gecentraliseerd zonder dat er specifieke ontwikkelingen hoeven te worden vermenigvuldigd.

Volledige monitoring en traceerbaarheid

Het platform biedt inzicht in de status van de uitgewisselde documenten. Zo kunt u nagaan of een bestelling is ontvangen, of een bevestiging correct is verzonden, of een ASN is verwerkt of dat er problemen zijn met een factuur.

Traceerbaarheid is essentieel voor het controleren van processen, het onderzoeken van discrepanties en het behouden van operationele controle over grote volumes.

Gegevensvalidatie vóór verzending

Voordat informatie naar Amazon wordt verzonden, kan EDICOM validatieregels toepassen om fouten in formaat, structuur of inhoud op te sporen. Dit vermindert het aantal afwijzingen en voorkomt dat onjuiste gegevens in het systeem van Amazon terechtkomen.

In modellen zoals WePay the Freight is deze validatie bijzonder relevant voor het controleren van gegevens over gewicht, volume, colli, pallets, ophaaldata of logistieke referenties.

Schaalbaarheid voor multichannel-omgevingen

Naast Amazon moeten veel bedrijven integreren met andere marktplaatsen, retailers, distributeurs, logistieke operators of overheidsinstanties. EDICOM maakt het mogelijk om deze stromen te centraliseren op één enkel platform, wat een efficiënter beheer van het digitale B2B-ecosysteem bevordert.

Hierdoor kan Amazon niet als een geïsoleerde silo worden behandeld, maar als een van de vele handelspartners binnen een globale strategie voor gegevensintegratie.

Belangrijkste voordelen van een geautomatiseerde integratie met Amazon

Een geautomatiseerde integratie met Amazon biedt voordelen op commercieel, logistiek, administratief en technologisch gebied.

Hogere operationele efficiëntie

Het automatiseren van bestellingen, bevestigingen, ASN's, facturen en statusupdates vermindert handmatige taken en ontlast interne teams van repetitieve processen.

Minder fouten

Het handmatig invoeren van gegevens verhoogt het risico op fouten in artikelnummers, hoeveelheden, data, adressen, facturen of logistieke informatie. De integratie vermindert deze incidenten door interne systemen rechtstreeks te koppelen aan Amazon.

Betere zichtbaarheid van het order-to-cash-proces

Van de ontvangst van de bestelling tot de facturering en incasso krijgt het bedrijf een volledig overzicht van de cyclus. Dit vergemakkelijkt het opvolgen van incidenten en de voortdurende verbetering van het proces.

Voldoen aan de eisen van Amazon

Amazon eist nauwkeurigheid, stiptheid en consistentie in de documentatie. Automatisering helpt bij het voldoen aan deze vereisten en vermindert het risico op boetes, afwijzingen of terugboekingen.

Betere logistieke coördinatie

Bij modellen zoals FBA, FBM, Direct Fulfillment of WePay the Freight is de logistieke coördinatie afhankelijk van actuele gegevens en tijdige communicatie. Een solide integratie verbetert de planning van magazijn, transport en ontvangst.

Schaalbaarheid bij pieken in de vraag

Tijdens campagnes zoals Prime Day, Black Friday, Cyber Monday of seizoensgebonden periodes kan het transactievolume aanzienlijk toenemen. Een cloud-integratieplatform maakt het mogelijk om deze pieken op te vangen zonder afhankelijk te zijn van handmatige processen.

Gebruikmaken van de bestaande EDI-infrastructuur

Voor bedrijven die al met EDI werken in de detailhandel, distributie of FMCG, kan de integratie van Amazon Vendor Central een logisch vervolg zijn op hun huidige infrastructuur. In plaats van een parallel circuit te creëren, kan Amazon worden opgenomen als een nieuwe handelspartner binnen dezelfde integratiearchitectuur.