Rapportering van boekhoudkundige informatie via het elektronisch i.MAS systeem in Litouwen

Litouwen heeft een digitaal systeem voor belastingcontrole geïmplementeerd, i.MAS (Smart Tax Administration System) genaamd, met als doel de belastingefficiëntie te verbeteren, de naleving door belastingplichtigen te vergemakkelijken en de belastinginning te versterken. Sinds oktober 2016 zijn alle bedrijven met een Litouws fiscaal identificatienummer (TIN) - inclusief buitenlandse bedrijven die voor btw-doeleinden zijn geregistreerd - verplicht om maandelijks informatie over hun uitgereikte en ontvangen facturen te rapporteren via dit elektronische platform, dat wordt beheerd door de Litouwse belastingdienst (STI).

De belangrijkste onderdelen van het i.MAS-systeem en de gevolgen voor bedrijven worden hieronder beschreven.

Smart Tax Administration System - i.MAS

Sinds 1 oktober 2016 moeten alle bedrijven met een Litouws btw-nummer eenmaal per maand de gegevens van hun uitgereikte en ontvangen facturen via het i.MAS-systeem indienen bij de Litouwse belastingdienst State Tax Inspectorate (STI). Dit is verplicht voor alle btw-plichtigen die in Litouwen zijn geregistreerd, zelfs als het om buitenlandse bedrijven gaat.

i.MAS is het elektronische rapportagesysteem voor belasting- en boekhoudgegevens dat door de Litouwse belastingdienst is opgezet om de belastingcontrole te optimaliseren, de naleving van de belastingwetgeving door belastingplichtigen te vergemakkelijken en de belastinginning te verbeteren. 

Dit project maakt deel uit van het Smart Tax Administration System i.MAS, dat gebaseerd is op drie pijlers: de elektronische vrachtbrief (i.VAZ), de elektronische factuur en btw-aangifte (i.SAF) en de elektronische belastingcontrole (i.SAF-T).

Door deze informatie aan te geven, zal de Litouwse overheid in staat zijn om factuurgegevens te vergelijken en een betere controle te krijgen over btw-aangiftes.

Wat houdt elektronische factuurrapportering in Litouwen in?

Het i.MAS-systeem bestaat uit verschillende subsystemen, waarvan de belangrijkste zijn: i.SAF, i.VAZ en i.SAFT.

i.VAZ: Subsysteem voor het melden van goederenbewegingen

Belastingplichtigen moeten de verplaatsing van goederen op Litouws grondgebied aangeven door middel van het elektronische document met dezelfde naam als het subsysteem: i.VAZ-gegevensbestand.

Belastingplichtigen die aan al deze voorwaarden voldoen, zijn hiertoe verplicht:

1. Wanneer de goederen over de weg worden geladen en vervoerd binnen het grondgebied van de Republiek Litouwen.
2. De afzender en geadresseerde van de goederen is een natuurlijke of rechtspersoon die een economische activiteit uitoefent.
3. Wanneer er een zakelijke relatie bestaat tussen de afzender en/of de geadresseerde en/of de vervoerder en/of de vervoerder en/of een andere door hen gemachtigde persoon.

i.SAF: subsysteem voor factuurrapportage

Belastingplichtigen moeten btw en bepaalde gegevens van verzonden en ontvangen elektronische facturen aangeven bij de Litouwse belastingdienst via het i.SAF-platform door middel van het elektronische documentrapport, ook wel i.SAF genoemd. Dit moet maandelijks worden ingediend, op de 20e dag van de volgende maand.

i.SAF-T: Subsysteem voor het rapporteren van fiscale en boekhoudkundige informatie

Met het subsysteem i.SAF-T kunnen aangiften van belasting- en boekhoudgegevens in het SAF-T-formaat worden geregistreerd, ingediend en geanalyseerd. Deze moeten worden verzonden naar het platform van de Litouwse belastingdienst.

Voorafgaande formaliteiten en vereiste informatie

Om zich te kunnen identificeren bij de Litouwse belastingdienst, moet elke belastingplichtige een digitaal certificaat krijgen van een vertrouwensdienstverlener.

Het Litouwse systeem vereist dat bedrijven deze gegevens elektronisch opgeven:

• Registratie van ontvangen facturen met btw, inclusief creditnota's (zelfs als de verstrekker een buitenlandse belastingplichtige is).
• Registratie van uitgereikte facturen met btw.

Uitzondering: kassabonnen die worden beschouwd als btw-facturen voor de detailhandel in brandstof.

Hoe dit proces te automatiseren vanuit het interne managementsysteem

Het EDICOM-platform vereenvoudigt communicatieprocessen met de belastingdienst in multinationale omgevingen. Het is de oplossing voor bedrijven die in verschillende markten opereren vanuit gecentraliseerde beheersystemen en die belastingdocumenten moeten kunnen verwerken en verzenden in overeenstemming met de wetgeving die in elk land van kracht is.

De EDICOM-oplossing biedt WebService-connectiviteit met de drie subsystemen, evenals het genereren van rapporten in het door de wet voorgeschreven formaat. 

Voor webservices moet een digitaal certificaat worden gebruikt, dat door het i.MAS-systeem wordt verstrekt zodra belastingplichtigen zich registreren.

Kenmerken van het platform

Automatisering: Zodra de nodige informatie uit het ERP is gehaald, automatiseert het platform de XML-mapping en verzending naar de belastingdienst, waarbij het digitale certificaat van elke belastingplichtige in elke communicatie wordt opgenomen.

Beveiligde connectiviteit: Een WebService communicatiekanaal met de Litouwse belastingdienst is geïmplementeerd via de EDICOM Publieke Administraties HUB. Dit is een krachtig platform dat een veilige en directe verbinding mogelijk maakt met elke overheidsdienst of staatsagentschap.

Centralisatie: Het platform is niet alleen voorbereid voor elektronische BTW-aangiften, maar ook voor elektronische facturatie en alle andere commerciële of fiscale communicatie.

Elektronische opslag: EDICOM maakt gebruik van haar Long-Term Archiving Service die gedekt wordt door de Europese certificering die EDICOM de status van Qualified Trust Service Provider verleent. De veilige bewaring van documenten onder speciale veiligheidsvoorwaarden is een fundamenteel punt in de communicatiestroom.

Internationalisering: Het is een platform dat geschikt is voor naleving van de belastingwetgeving in meer dan 85 landen wereldwijd, waardoor het mogelijk is om alle procedures te centraliseren in één enkele oplossing.