Caso de éxito General Electric Healthcare
Implantación de una solución B2G y B2B de facturación electrónica e intercambio electrónico de documentos comerciales como pedidos, avisos de expedición o libros de IVA en el ámbito europeo.
Caso de éxito General Electric Healthcare
Empresa y actividad
GE Healthcare se caracteriza por proporcionar soluciones innovadoras y únicas para multitud de especialidades y necesidades en la industria sanitaria. Suministra servicios y tecnologías enfocados a la atención al paciente. La oferta comprende dispositivos clínicos y productos de diagnóstico por imagen, hasta material de cirugía menor, productos bio-farmacéuticos y soluciones tecnológicas integradas.
Con sede en Reino Unido, GE Healthcare es una división de 17.000 millones de dólares estadounidenses que pertenece a General Electric Company. Alrededor del mundo, GE Healthcare cuenta con más de 53.000 empleados al servicio de los profesionales sanitarios y sus pacientes en más de 100 países.
Presencia internacional
Opera en más de 160 países, con actividades de I+D en 18 países y fabricación en 20 países.
Pacientes atendidos
Más de 1,000 millones de pacientes atendidos anualmente a través de sus soluciones y equipos.
Base instalada
Más de 5 millones de equipos instalados a nivel mundial.
Desafío planteado
El reto planteado para la industria sanitaria radica en integrar en este tipo de soluciones a una gran heterogeneidad de clientes y proveedores de distintas características y tamaños. A esta complejidad principal hay que añadir el hecho de que no todos los partners tengan o puedan adquirir una solución electrónica, siendo esto un requisito de las grandes multinacionales. Otra de las dificultades proviene del hecho de que la industria sanitaria está presente tanto en el ámbito público como el privado y esto significa contar con diferentes flujos de trabajo y procesos de gestión. Esto puede suponer un manejo de grandes cantidades de documentos, un procesamiento manual o un almacenaje del papel costoso.
El proyecto de GE Healthcare cuenta con dos tipos de interlocutores con necesidades diferentes: clientes privados y sector público. Esta diferenciación ya conlleva una gestión diferente de los proyectos EDI a implementar. En primer lugar, surge de la necesidad de contar con una plataforma EDI logística con sus clientes para el intercambio de mensajes como pedidos, avisos de expedición, avisos de recepción de mercancía, confirmación de pedidos, etc. Con el tiempo, debido a la obligatoriedad de la factura electrónica con las Administraciones Públicas, se ven afectados por esta nueva implementación en el ámbito español con el proyecto Facturae y, posteriormente, en otros países de la Unión Europea como Francia o Italia. Por otro lado, también se ve afectada la compañía por la nueva regulación del IVA electrónico en España denominado SII que surge en 2017 y requiere comunicación electrónica casi en tiempo real con la AEAT y una nueva gestión en los procesos internos.
Objetivos generales
- Dar servicio a clientes que le soliciten el intercambio de mensajes EDI a nivel internacional.
- Reducir los trámites presenciales y mejorar el tratamiento de la información.
- Automatizar el envío de facturas a las Administraciones públicas de toda la Unión Europea y la integración de las mismas.
- Reducción de costes provocados por el procesamiento en papel y su almacenamiento.
Solución implementada
Tras la puesta en marcha de un proyecto B2B, GE Healthcare decidió centralizar y ampliar el proyecto a la facturación con las Administraciones Públicas, siguiendo la legislación en varios países de la Unión Europea. Para hacer frente a los desafíos que plantea el sector y el mercado, GE Healthcare confió a EDICOM la implementación de una plataforma 360º que incluye la gestión integral de todas las necesidades EDI y que se encuentra integrada en su sistema de gestión interno SAP.
Plataforma EDI logístico - EDI manual o integrado
Intercambio de órdenes de compra, avisos de expedición, facturas, confirmación de pedidos, avisos de la recepción de mercancías.
Factura electrónica con Administraciones Públicas en España - Plataforma Facturae
Emisión de factura electrónica conforme a los requisitos españoles de Facturae, incluyendo la firma electrónica.
Declaración de IVA electrónico en España - Proyecto SII
Automatización del proceso completo de declaración de IVA a la AEAT: emisión, conectividad con sede electrónica y resguardo de libros de IVA.
Factura electrónica en la Unión Europea - Hub de Administraciones Públicas
Integración con su ERP del sistema de facturación con diversos países de la Unión Europea cumpliendo con sus requisitos.
Funcionamiento de la solución
EDICOM ofrece sus servicios en la nube adaptándolos a las necesidades de cada empresa con sus partners comerciales. En este caso, desde el ERP de GE Healthcare, se reciben todos los archivos que GE Healthcare precisa enviar a sus diferentes interlocutores.
La plataforma EDICOM se integra con el ERP para capturar los datos del ERP necesarios para el envío de cada documento.
Transforma los datos a un formato estructurado para un envío seguro y confiable. También se aplica la firma electrónica a los documentos que lo requieran.
La plataforma EDI integrada identifica al receptor: Si el destino es una Administración Pública, el documento se envía a través del HUB de Administraciones Públicas de EDICOM. En este caso, las facturas y los libros de IVA electrónicos. Si el destino es un proveedor privado, el documento se envía mediante el protocolo establecido entre las partes.
El emisor recibirá los acuses de recibo provenientes de las Administraciones Públicas o Tributarias automáticamente y los podrá integrar en su ERP.
Beneficios obtenidos
Plataforma centralizada B2B: El sistema de comunicaciones con todos los socios comerciales se realiza a través de una única plataforma EDI, capaz de conectar con cualquier cliente ya que es multiestándar y multiprotocolo.
Plataforma global de facturación electrónica: Desde una plataforma internacional se automatiza el envío de facturas cumpliendo con la legislación de cada país destino y también se reciben las notificaciones recibidas en el ERP.
Externalización de los recursos: la plataforma EDICOM opera en modo SaaS (Software as a Service), lo que significa que el hardware, software y tareas de mantenimiento son gestionados por el prestador de servicios.
Reducción de tiempos de procesamiento y errores: al evitar el procesamiento manual, se evitan posibles errores en el tratamiento de la información.
Mejora de la eficiencia en la gestión: Agiliza los procesos de generación y envío de documentos comerciales gracias a la eliminación del papel.
Menores costes de gestión y de mantenimiento de la plataforma: el mantenimiento y actualización de la plataforma se realiza desde EDICOM con plenas garantías de funcionamiento ininterrumpido y seguridad.
Trazabilidad y control de los documentos: El emisor controla en todo momento el estado de sus documentos intercambiados. Se obtienen acuses de respuesta que pueden ser integrados en el sistema de gestión del cliente.
Seguridad: Los protocolos de comunicación empleados son seguros. No se envían mensajes por correo electrónico dato adjunto alguno, garantizando la entrega efectiva del documento.
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