O e-Procurement refere-se à contratação eletrônica e à automatização dos processos que envolvem as operações de compra de produtos ou serviços entre cliente e fornecedor (pedido, recebimento, fornecimento, faturamento etc.). O e-Procurement pode ser aplicado tanto às relações no setor privado (B2B) quanto entre o setor público e empresas (B2G). No entanto, seu uso mais difundido está associado às comunicações eletrônicas e processos transacionais para as administrações públicas.
Com o e-Procurement, as transações comerciais entre clientes e fornecedores são desmaterializadas. Os benefícios do sistema são numerosos para ambas as partes, motivo pelo qual muitos governos começaram a estabelecer estratégias de e-Procurement.
A automatização das transações e a eliminação do papel em toda a cadeia de suprimentos são o que caracteriza o sistema. Os mecanismos são estabelecidos por meio do intercâmbio eletrônico de dados.
Para participar de uma relação de e-Procurement, é essencial implementar soluções de EDI (Electronic Data Interchange), especialmente no âmbito da administração pública. As comunicações realizadas por meio de soluções EDI garantem a segurança, sendo a confiança um ponto-chave para o bom funcionamento da contratação pública. Além disso, trata-se de um sistema projetado para a transmissão padronizada de arquivos, algo fundamental em um mercado com vocação transfronteiriça.
Benefícios do e-Procurement
A aplicação da contratação eletrônica proporciona benefícios significativos tanto para clientes quanto para fornecedores. Em ambos os casos, a redução de custos é uma das principais vantagens que impulsionam a transformação dos processos de contratação e a implementação de soluções que tornam possível o e-Procurement. Para a administração pública, outro benefício essencial é a transparência.
No entanto, há ainda mais vantagens. O e-Prourement torna possível:
- Economia de tempo: agilidade nos trâmites em toda a cadeia de suprimentos.
- Redução de erros. O processamento de comunicações totalmente integrado aos sistemas internos de TI da empresa permite a automação de processos e minimiza a intervenção humana.
- A natureza eletrônica do sistema permite o monitoramento em tempo real do status das transações durante todo o processo (licitação, envio de faturas, cobrança etc.).
- Aumento da eficiência. Os processos são simplificados e otimizados, e a produtividade aumenta.
- Agilidade nas cobranças.
- Maior segurança. O sistema aumenta a segurança e a confidencialidade das comunicações.
O e-Procurement está na agenda dos Estados, com diferentes aplicações de contratação eletrônica no setor público.
Faturamento eletrônico. No âmbito europeu, a Diretiva 2014/55/UE garantiu a implantação da fatura eletrônica em contratações públicas na União Europeia. A diretiva obriga os Estados membros a estabelecer sistemas de faturamento eletrônico com base em uma norma europeia comum. Com a implementação do padrão europeu, a Diretiva 2014/55 atinge o objetivo de fomentar o uso da fatura eletrônica em contratações públicas e contribuir para o desenvolvimento do comércio transfronteiriço.
A fatura eletrônica na administração pública simplifica a conformidade fiscal e reduz os custos.
O e-Invoicing é a porta de entrada para um processo mais amplo de contratação eletrônica no setor público, que vai desde a licitação do contrato, passando por cada fase da cadeia de suprimentos até o faturamento e a cobrança dos serviços. Um dos exemplos mais ilustrativos é a estratégia de e-Procurement, implementada pelo serviço nacional de saúde (NHS) britânico, que exige contratação eletrônica para seus órgãos e fornecedores.
Conformidade fiscal. A popularização do comércio eletrônico devido à globalização fez aumentar a possibilidade de as empresas operarem em diferentes mercados. A conformidade fiscal e tributária de acordo com as exigências de cada país faz parte do e-Procurement.
A maioria dos governos implementou mecanismos para melhorar os processos de controle sobre os impostos, simplificar os trâmites e automatizar a fiscalização.
Em um ambiente globalizado com disparidade de sistemas contábeis, a padronização é fundamental para uma detecção rápida e eficaz de fraudes fiscais. Por isso, muitas autoridades fiscais têm implementado sistemas para exercer um maior controle sobre as informações. Na Europa, destaca-se o uso do SAF-T (Standard Audit File for Tax). Trata-se de um tipo de arquivo baseado no padrão XML, utilizado internacionalmente para o intercâmbio eletrônico de informações fiscais.
Por meio desse arquivo, são coletadas informações confiáveis que permitem à autoridade fiscal ou a um auditor externo detectar rapidamente qualquer anomalia na contabilidade de uma empresa.
Na Europa, seu uso está muito difundido no cumprimento do IVA, mas também em outros dados de contabilidade eletrônica. Atualmente, utilizam o SAF-T os seguintes países: Portugal, Hungria, Polônia, Noruega, Lituânia, Luxemburgo, França e Áustria.
A fatura eletrônica no âmbito privado se expande à medida que avança a digitalização das empresas. A América Latina está bastante avançada na massificação do e-invoicing no segmento B2B. Em países como México, Brasil, Argentina ou Equador, as Autoridades Tributárias estabeleceram um sistema que exige a validação e autorização da fatura eletrônica como etapa prévia ao seu envio ao destinatário. Trata-se de um processo que requer conectividade com o hub da autoridade tributária e soluções que garantam comunicações em tempo real.
Soluções da EDICOM alinhadas ao e-Procurement
Global EInvoicing Platform é uma plataforma que permite o envio de faturas eletrônicas a qualquer Administração Pública a partir de uma solução única que garante que as faturas eletrônicas sempre cumpram os seguintes princípios:
- Conectividade com os hubs da Administração Pública correspondentes.
- Compliance: a fatura eletrônica sempre estará em conformidade com os requisitos técnicos e legais do país em que se opere.
- Adaptabilidade: a plataforma EDICOM garante adaptação a qualquer sistema, padrão ou protocolo exigido pelo destinatário.
Global VAT Platform. Se trata de uma solução integral especialmente voltada para empresas multinacionais. Trata-se de uma plataforma de comunicações eletrônicas B2B2G com capacidades de EDI (Electronic Data Interchange), compliant e-Invoicing e VAT Compliance em nível global.
- A plataforma está preparada tanto para a declaração eletrônica de IVA, quanto para a fatura eletrônica e qualquer outra comunicação comercial ou fiscal, ou seja, é uma solução totalmente escalável conforme as necessidades da empresa.
- É uma plataforma apta para o cumprimento fiscal em mais de 60 países ao redor do mundo, possibilitando a centralização de todos os procedimentos em uma única solução.
