Aan het begin van dit jaar kondigde SAP, 's werelds toonaangevende leverancier van oplossingen voor geïntegreerde bedrijfsbeheersystemen (ERP), aan dat het de ondersteuning voor zijn oplossing voor de uitgifte en ontvangst van de elektronische factuur NF-e (Nota Fiscal eletrônica) in Brazilië zal beëindigen. Deze oplossing staat in de Braziliaanse markt bekend als SAP Government, Risk & Compliance, of GRC.
Naar verwachting zal deze ondersteuning op 31 december 2025 worden stopgezet, wat directe gevolgen zal hebben voor bedrijven die deze module gebruiken voor hun crediteuren- en debiteurenbeheer. Deze bedrijven worden geconfronteerd met de uitdaging om een nieuwe oplossing te vinden om ervoor te zorgen dat de functionaliteit van hun NF-e-uitgifte- en ontvangstprocessen in Brazilië behouden blijft.
Deze impact zal aanzienlijk zijn. Volgens de IT Usage Survey 2023, die jaarlijks wordt gepubliceerd door FGV EAESP, heeft SAP een marktaandeel van 50% in het segment van grote ondernemingen. Dit toont de invloed van SAP op de nationale markt en benadrukt dat duizenden bedrijven zullen worden getroffen door deze aankondiging.
In dit veranderende landschap moeten bedrijven op zoek gaan naar nieuwe oplossingen voor elektronische facturering. Voordat ze echter aan deze zoektocht beginnen, rijzen er veel vragen: Hoe kies ik een nieuwe leverancier van elektronische facturering? En wat onderscheidt een hoogwaardige oplossing voor elektronische facturering voor uw bedrijf?
Hoewel de markt vaak elektronische factureringsoplossingen afschildert als uniforme, rigide en niet-innovatieve producten, zijn er essentiële kenmerken die het verschil maken bij het kiezen van de beste oplossing voor uw bedrijf.
De beslissing van SAP om de ondersteuning van de SAP Government, Risk & Compliance (GRC)-module voor de uitgifte en ontvangst van NF-e te beëindigen, markeert ongetwijfeld een cruciaal keerpunt voor Braziliaanse bedrijven. Met de beëindigingsdatum vastgesteld op 31 december 2025, staan bedrijven die afhankelijk zijn van dit systeem voor de uitdaging om een alternatief te vinden dat voldoet aan hun behoeften op het gebied van NF-e-uitgifte en -ontvangst in Brazilië.
In deze overgangsperiode is het essentieel dat bedrijven voorbereid zijn om de uitdagingen aan te gaan. Het kiezen van een nieuwe leverancier van elektronische facturering en het overstappen naar een geschikte oplossing zijn cruciale stappen om de continuïteit van NF-e-uitgifte- en ontvangstprocessen in Brazilië te waarborgen. Deze beslissing mag echter niet lichtvaardig worden genomen.
Het is noodzakelijk om zorgvuldig de opties op de markt te evalueren en rekening te houden met essentiële factoren die verder gaan dan alleen de uitgifte van NF-e. Het kiezen van een leverancier met ervaring, wereldwijde of regionale capaciteiten, robuuste ondersteuning en een inzet voor naleving van de regelgeving kan het verschil maken tijdens deze transitie.
Bij EDICOM ondersteunen wij bedrijven in dit transformatieproces en zorgen wij ervoor dat ze de juiste oplossing voor elektronische facturering vinden die aan hun behoeften voldoet. Onze ervaring en toewijding aan uitmuntendheid in belastingnaleving ondersteunen bedrijven wereldwijd bij hun reis naar digitale transformatie. Samen zullen we de uitdagingen aangaan die deze verandering met zich meebrengt en zorgen we voor een succesvolle overgang naar de toekomst van elektronische facturering in Brazilië.
Vijf sleutelfactoren voor de selectie van een nieuwe leverancier van elektronische facturering ter vervanging van de SAP GRC-module:
- Wereldwijde/Regionale Servicecapaciteit
Elektronische facturering is niet langer uitsluitend lokaal of regionaal, maar wordt steeds meer wereldwijd. Belastingautoriteiten in elk land zien elektronische facturering als het juiste mechanisme om operaties te controleren met als doel belastingontduiking te verminderen. Dit vormt een grote uitdaging voor multinationale bedrijven die zich moeten aanpassen aan verschillende nalevingsvereisten in de landen waar ze actief zijn.
Het hebben van één partner die deze weg volgt naar de globalisering van elektronische facturering is zonder twijfel een groot concurrentievoordeel. Dit maakt het mogelijk het aantal applicaties in het bedrijf te verminderen, waardoor de totale eigendomskosten dalen en synergieën en economische voordelen toenemen door een enkele wereldwijde of regionale partner te hebben.
- Ondersteuning
Aangezien dit een kritieke dienst is voor het bedrijfsleven, is het hebben van proactieve, meertalige ondersteuning met een gekwalificeerd team dat klaarstaat om kritieke problemen op te lossen, zonder twijfel een cruciale succesfactor bij het kiezen van een oplossing voor elektronische facturering.
We weten dat foutloze systemen een grote mythe zijn, en belangrijker dan de fout zelf is de begeleiding om incidenten snel te identificeren en op te lossen, zodat de operaties van het bedrijf in het proces van uitgifte en ontvangst van elektronische facturen niet worden beïnvloed.
- Service Level Agreement (SLA)
In lijn met klantenservice is het belangrijk dat de leverancier van elektronische factureringsdiensten een Service Level Agreement (SLA) in het contract opneemt. Op deze manier weet de klant precies hoe ondersteuning kan worden gecontacteerd, hoe incidenten worden geclassificeerd en behandeld, evenals de maximale responstijden en oplossingstijden voor elk incident.
Het vinden van bedrijven met een SLA die wordt ondersteund door andere internationaal belangrijke certificeringen, zoals ISO 27001 en ISO 200001, is een zeer geloofwaardige en betrouwbare factor bij het delegeren van een zo kritieke dienst als elektronische facturering in Brazilië.
- Horizontale Dekking
Een vaak over het hoofd gezien kenmerk bij het kiezen van een leverancier is het vermogen om alle soorten elektronische belastingdocumenten te verwerken, met name in Brazilië, waar er een grote verscheidenheid aan belastingdocumenten is op gemeentelijk, staats- en federaal niveau.
Het is essentieel dat de gekozen oplossing een bewezen capaciteit heeft om te werken met de uitgifte en ontvangst van NF-e, CT-e, lokale of nationale NFS-e, en hun respectieve uitgifte- en ontvangstevenementen om het hele proces op één punt in het bedrijf te centraliseren.
- Proactief Beheer
Het heeft weinig zin om een oplossing te vinden die aan deze kenmerken voldoet als, met de wijzigingen en updates die door SEFAZ (de Braziliaanse belastingdienst) of gemeenten worden opgelegd, het updatewerk reactief, traag en kostbaar is.
Elektronische facturering is zeer veranderlijk en dynamisch, met name in Brazilië, waar belastingwijzigingen dagelijks plaatsvinden. Het vinden van een leverancier met een dynamische capaciteit om toekomstige wijzigingen te identificeren, analyseren en presenteren die waarschijnlijk van invloed zijn op deze documenten, is een voorwaarde voor succes.
Aandacht besteden aan deze kenmerken dient als belangrijke gids wanneer u geconfronteerd wordt met de noodzakelijke verandering van uw oplossing in Brazilië.
Fiscale Naleving – EDICOM
Met een schat aan ervaring in het implementeren van wereldwijde projecten die zorgen voor fiscale naleving voor bedrijven, handhaaft EDICOM zijn sterke toewijding aan succesvolle oplossingen voor elektronische facturering in Brazilië. We garanderen een uitgebreide dekking van alle lokale scenario's en behoeften, met de nadruk op uitmuntendheid en constante updates van onze oplossingen in reactie op nieuwe wereldwijde fiscale vereisten.
Wij ondersteunen bedrijven uit meer dan 80 landen bij het starten van hun digitale transformatie op het gebied van elektronische facturering. Dit zijn de redenen waarom EDICOM een van de toonaangevende leveranciers ter wereld is, die oplossingen voor elektronische facturering biedt aan 5 van de grootste bedrijven op de Fortune 500-lijst.
