EDI-Nachrichten im Einzelhandel: Alles über den ASN/DESADV und den RECADV

DESADV und RECADV sind strukturierte EDI-Nachrichten, die wichtige Informationen enthalten, um die Rückverfolgbarkeit entlang der Lieferkette zu gewährleisten. Die Integration dieser Art von Nachrichten im Einzelhandel ist für die Vertriebslogistik so wichtig, dass immer mehr Unternehmen von ihren Lieferanten verlangen, diese Dokumente zu implementieren.

EDI-Nachrichten entlang der Lieferkette

DESADV- und RECADV-Nachrichten sind die von Lieferanten, Händlern und Endkunden am häufigsten verwendeten Nachrichten entlang der Lieferkette. Zusammen mit anderen Nachrichten wie z. B. ORDERS, INVOIC oder REMADV bilden sie einen Informationsfluss in Echtzeit, der zu einer Steigerung der Effizienz und Produktivität führt.

Diese Nachrichten werden im Electronic Data Interchange (EDI) im Bereich der B2B in der Verwaltung, im Handel und im Transport in verschiedenen Sektoren und Ländern verwendet. Dabei unterliegen die Nachrichten meist dem Standardformat UN/EDIFACT, der von den Vereinten Nationen definiert wurde.

Der Standardisierung der Dokumente und EDI im Allgemeinen ermöglichen eine nahtlose Anbindung mit allen Gesprächspartnern und die Integration der verschiedenen Nachrichten, die im Rahmen von Verkäufen von Waren und Dienstleistungen üblicherweise ausgetauscht werden (z. B. Bestellungen, Rechnungen und Bestandsmeldungen).

Häufigste EDI Nachrichten im Retail

In der Lieferkette ist eine reibungslose Kommunikation zwischen allen Akteuren unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Produkte den Endkunden rechtzeitig erreichen. Wirtschaftsbeteiligte und Spediteure müssen den Informationsaustausch mit Lieferanten, Händlern, Zollbehörden und Endempfängern optimieren und dabei Genauigkeit und Schnelligkeit erreichen. Dies erklärt den massiven Einsatz der EDI-Technologie, die eine effiziente Übertragung mehrerer Nachrichten ermöglicht.

• ORDERS: Diese Mitteilung wird vom Kunden ausgestellt und ist an den Hersteller gerichtet. Sie wird verwendet, um eine Bestellung für Produkte aufzugeben.
• INSDES: Der Hersteller gibt mit dieser Meldung den Auftrag zur Vorbereitung eines neuen Auftrags und leitet ihn an den Logistiker weiter, damit er im Voraus vorbereitet werden kann.
• DESADV: Dies ist die am weitesten verbreitete Nachricht in der Logistikbranche. Einerseits wird sie vom Logistikunternehmen verwendet, um den Kunden über die Versandanzeige der Ware zu informieren. Andererseits kann sie vom Hersteller an den Logistiker gesendet werden, um den Bestand im Lager zu melden.
• OSTRPT: Mit dieser Kommunikation meldet der Logistiker den Status des Auftrags an den Hersteller. Auf diese Weise ist es möglich, in Echtzeit zu verfolgen, in welcher Phase sich der Prozess befindet, und die Zeit in der Lieferkette der Produkte bis zum Endkunden zu schätzen. Mit anderen Worten: Die Rückverfolgbarkeit ist gewährleistet.
• INVOIC: Dies ist die elektronische Nachricht, mit der der Hersteller die Rechnung an seinen Kunden sendet. Durch die Aufnahme dieser Nachricht in die B2B-Kommunikation können die Inkassozeiten erheblich verkürzt werden.
• PRICAT: Diese Nachricht ermöglicht es dem Hersteller, den Betreiber seines Katalogs in Echtzeit zu informieren: Referenzen, Eigenschaften, logistische Informationen... alle relevanten Daten bleiben auf dem neuesten Stand. Auf diese Weise wird ein Abgleich des Produktstamms erreicht.
• INVRPT: Der Lagerbestandsbericht soll dem Hersteller Informationen über die Menge der im Lager verfügbaren Produkte liefern.
• RECADV: Zusammen mit der DESADV-Nachricht ist sie eine der am häufigsten verwendeten Nachrichten in diesem Bereich und wird vom Logistikunternehmen verwendet, um dem Hersteller den Erhalt der Bestellung zu bestätigen.
• REMADV: Das Zahlungsavis (REMADV) ist ein EDI-Dokument, das ein Unternehmen an seinen Lieferanten ausstellt, um ihm mitzuteilen, wann und in welcher Höhe es für die ausgetauschte Dienstleistung oder das Produkt bezahlt wird.

DESADV: Funktion und Inhalt

DESADV (Despatch Advice) ist ein elektronischer Lieferschein. Es handelt sich um eine Nachricht, die Informationen der versendeten Waren enthält.

Die DESADV-Nachricht hat zwei Hauptfunktionen. Zum einen wird überprüft, ob die vom Lieferanten zu liefernden Waren mit der Bestellung des Käufers übereinstimmen. Zum anderen informiert sie den Käufer im Voraus über die Anlieferung der Waren in seinem Lager bzw. Ladengeschäft, damit die Ankunft der Produkte entsprechend vorbereitet werden kann.

Die Nachricht enthält detaillierte Informationen über den Inhalt der Warenlieferung und andere relevante Informationen zur Sendung. Sie enthält z. B. die Anzahl der Artikel, die Beschreibung der einzelnen Artikel, die Art der Verpackung und Datum und Uhrzeit der Lieferung. Die Nachricht kann auch für Retouren verwendet werden. Die DESADV-Nachricht kann entsprechend des Prozesses einfach oder komplex aufgebaut sein.

RECADV: Funktion und Inhalt

RECADV (Receiving Advice Message) ist eine Auftragsbestätigungsmeldung. Sie wird vom Logistikunternehmen oder Kunden verwendet, um dem Hersteller oder Lieferanten zu bestätigen, dass die Ware eingegangen ist und, ob sie der Bestellung entspricht oder nicht. Die Nachricht dient der Überprüfung der Informationen und kann zur Erstellung der Rechnung oder, wenn die gelieferte Ware nicht mit der ursprünglichen Bestellung übereinstimmt, zur Erstellung der entsprechenden Reklamation verwendet werden.

Die RECADV-Nachricht enthält z. B. die folgenden Informationen:

• Gelieferte Anzahl/Menge
• Angenommene Anzahl/Menge
• Zurückgesendete bzw. abgelehnte Anzah/Menge und der Grund für die Retoure

Workflows mit DESADV und RECADV

Die Verbesserung des Einkaufserlebnisses für den Endkunden ist zu einem vorrangigen Ziel für den Einzelhandel geworden. Zu diesem Zweck bemühen sich die beteiligten Unternehmen um die Optimierung ihrer Prozesse. Die Einführung von DESADV- und RECADV-Nachrichten trägt zur Verbesserung dieser Prozesse in der Lieferkette bei, weshalb immer mehr Einzelhandelsunternehmen ihren Lieferanten vorgeben, den Austausch von informationen Über EDI zu implementieren.

Die Abfolge des Informationsaustauschs würde wie folgt aussehen:

1. Das Einzelhandelsunternehmen hat eine Erstbestellung aufgegeben, die der Lieferant bearbeitet hat. Wenn die Waren versandbereit sind, sendet der Lieferant die DESADV-Nachricht an seinen Kunden.
2. Der Kunde erhält die Nachricht, die mittels der EDI-Lösung in das ERP-System integriert wird. Auf einen Blick vergleicht der Kunde den Lieferschein mit der ursprünglichen Bestellung, um mögliche Abweichungen zu überprüfen .
3. Wenn die beiden Dokumente übereinstimmen, sendet der Kunde eine Bestätigungsnachricht an den Lieferanten. Die Lager werden über neu eintreffende Ware informiert, so dass die Entladung und Lagerung im Voraus geplant werden kann.
4.  Wenn der Kunde die Waren in seinem Lager erhält und prüft, sendet er dem Lieferanten eine RECADV-Nachricht mit Informationen über die erhaltenen Waren. Im Anschluss stellt der Lieferant eine Rechnung aus.

Vorteile von DESADV und RECADV

Die Implementierung von DESADV- und RECADV-Nachrichten bringt sowohl den Lieferanten als auch den Einzelhandelsunternehmen Vorteile:

• Verringerung der Fehlerquote durch Automatisierung des Informationsflusses entlang der Lieferkette
• Optimierung der Prozesse dank Rückverfolgbarkeit
• Verbesserte Prozesstransparenz durch Validierungen. Ein Vorteil der DESADV-Nachricht besteht darin, dass leicht überprüft kann, ob die erhaltenen Waren mit der Bestellung (ORDERS) übereinstimmen. Bei EDI-Lösungen werden beide Dokumente zurückverfolgt, so dass der Kunde über etwaige Unstimmigkeiten informiert wird. Im Anschluss wird eine Bestätigungsnachricht versendet, die den Versand der Ware freigibt. Für die Lieferanten bedeutet die frühzeitige Übermittlung des Lieferscheins, dass sie einen gewissen Spielraum haben, um eventuelle Fehler bei der Vorbereitung der Bestellung zu korrigieren, falls die Antwort des Kunden nicht konform ist. Diese frühzeitige Überprüfung ermöglicht es, Fehler beim Versand der Waren zu reduzieren. Durch die RECADV-Nachricht können Fehler in den Rechnungen, die aufgrund von Zwischenfällen bei der Warenlieferung auftreten können, rechtzeitig erkannt werden.
• Flibilität der Abläufe. Informationen über der Lieferzeiten begünstigt die Planung des Wareneingangs. Die DESADV-Nachricht kann auch an den Logistikdienstleister gesendet werden, um den Lagereingang anzukündigen. Bei grenzüberschreitenden Warenlieferungen ermöglichen die Informationen zu Lieferzeiten eine Verringerung des Zeitaufwands bei Kontrollen durch den Zoll und sonstigen Behörden.

Wie können DESADV und REDADV implementiert werden?

EDI-Transaktionen können mit wenigen Systemanpassungen in jedes ERP-System und andere interne System integriert werden. EDICOM hat eine EDI-Technologie entwickelt, die auf die Anforderungen im Einzelhandel angepasst ist. Über die integrierte EDI-Lösung im SaaS-Modus werden Anbindungen mit dem ERP, dem CRM und anderen Anwendungen hergestellt, die im Rahmen des elektronischen Datenaustauschs mit Kunden, Lieferanten, Logistikunternehmen und anderen Partnern entlang der Lieferkette eingesetzt werden.

Dies ermöglicht die Automatisierung von Transaktionen, ohne dass interne Workflows geändert werden müssen. Diese Lösungen sind vollständig automatisiert und integrieren die Daten der gesendeten und empfangenen Dokumente in das ERP-System. Einer der größten Vorteile dieser Lösung ist ihre Skalierbarkeit, so dass beliebig viele EDI-Nachrichten implementiert werden können.