L'ecosistema aziendale è sempre più complesso. Le aziende operano in un ambiente globale caratterizzato da un quadro normativo ampio e frammentato, che in molti casi è soggetto a controlli rigorosi. In questo contesto, la compliance ha acquisito grande importanza all'interno delle organizzazioni.
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Che cos'è la compliance?
La compliance, o conformità aziendale, si riferisce all’insieme di procedure e buone pratiche adottate per garantire che un’azienda e i suoi membri rispettino i quadri normativi. Questo include il monitoraggio della legislazione applicabile in ciascun paese in cui opera l’azienda, così come altri aspetti legati all’etica e ai valori aziendali. Ad esempio, la governance aziendale, la riservatezza dei dati o la trasparenza finanziaria.
La compliance non è un concetto nuovo. È nata nel mondo anglosassone, principalmente nel settore finanziario, a causa delle numerose normative che le aziende devono rispettare. Tuttavia, oggi si è estesa a tutti i settori grazie alla globalizzazione.
Perché Compliance as a Service (CaaS)?
Attualmente, la conformità normativa è strettamente legata alla tecnologia. Le aziende di tutto il mondo sono immerse in un processo di trasformazione digitale, un’evoluzione che porta all’uso di strumenti tecnologici a vari livelli operativi dell’impresa.
Compliance as a Service (CaaS) è un servizio che consente alle organizzazioni di esternalizzare e automatizzare la loro conformità normativa (fiscale, commerciale, ecc.). Questo significa che il fornitore del servizio di compliance è responsabile della gestione e del rispetto delle normative e delle regole applicabili al settore dell’azienda. L’obiettivo è ridurre il carico di lavoro per le imprese, minimizzare i costi economici e, soprattutto, semplificare gli obblighi normativi.
Tradizionalmente, questo servizio è stato molto richiesto nei settori altamente regolamentati come quello farmaceutico, bancario o finanziario. Tuttavia, oggi qualsiasi azienda che opera in un mercato globale potrebbe dover rispettare requisiti normativi diversi.
Grazie alla tecnologia, i servizi di compliance sono integrati nelle operazioni aziendali attraverso l’automazione. L’implementazione di soluzioni CaaS richiede un certo livello di digitalizzazione da parte delle aziende, ma il risparmio sui costi grazie all’ottimizzazione dei processi, al miglioramento dell’efficienza e alla possibilità di scalare le soluzioni rende il CaaS una componente strategica in una più ampia strategia digitale.
Vantaggi dell’esternalizzazione della conformità normativa con CaaS
- Eliminare i rischi di non conformità normativa nelle transazioni elettroniche (multe, sanzioni, richieste) che comportano costi economici, di tempo, di risorse, così come conseguenze sulla reputazione dell’azienda.
- Essere aggiornati sui requisiti legali e tecnici.
- Riduzione dei costi di gestione grazie all’esternalizzazione di un servizio specializzato che richiede una capacità di risposta continua ai cambiamenti per restare allineati alla normativa.
- Concentrare le risorse sugli obiettivi strategici dell’azienda.
- Adattamento rapido a nuovi mercati.
- Consulenza specializzata per affrontare nuovi progetti.
- Aggiornamento costante dei servizi in cloud.
Approccio proattivo vs reattivo nella conformità normativa
La complessità di operare in un mercato globale così frammentato dal punto di vista normativo aumenta i rischi di non conformità fiscale, violazioni della sicurezza, ecc. Ciò comporta la necessità di anticipare e identificare proattivamente i cambiamenti e le esigenze per essere un’organizzazione compliance.
Una strategia proattiva implica inventariare la conformità e i rischi di non conformità per affrontare con garanzie nuovi progetti. Contare su un partner strategico per garantire la compliance internazionale in tutte le transazioni elettroniche permette alle organizzazioni di operare in sicurezza.
Compliance as a Service e la sua relazione con la fatturazione elettronica
Il rispetto dei requisiti legali relativi alla fatturazione elettronica e alla rendicontazione elettronica dell’IVA è uno degli aspetti che vengono spesso affidati al Compliance as a Service, poiché possono essere compiti complessi da gestire internamente. In questo modo, attraverso consulenti e fornitori tecnologici, si delegano le attività di monitoraggio e revisione delle normative nuove o aggiornate per garantire la conformità alla legislazione.
Negli ultimi anni, i sistemi di fatturazione elettronica sono diventati obbligatori in molti paesi del mondo e attualmente esistono normative vigenti in fase di implementazione. Tuttavia, i requisiti per emettere correttamente questo documento variano da paese a paese: standard diversi, formati, scadenze di dichiarazione, meccanismi di sicurezza, ecc. Il risultato è una crescente domanda di soluzioni CaaS da parte delle aziende.
La relazione tra il CaaS e la fatturazione elettronica risiede nel fatto che la conformità normativa può includere aspetti legati all’emissione e alla gestione delle fatture elettroniche. In molti paesi, le aziende sono obbligate a rispettare determinati requisiti e normative specifiche per l’emissione di fatture elettroniche, come l’uso di un formato specifico, l’inclusione di dati obbligatori e l’utilizzo di firme digitali o certificati di sicurezza.
In questo contesto, un fornitore di CaaS può offrire servizi legati all’implementazione e alla gestione della fatturazione elettronica come parte della sua offerta di conformità normativa. Ciò può includere la configurazione di sistemi e strumenti di fatturazione elettronica, l’integrazione con i sistemi aziendali esistenti, la garanzia del rispetto dei requisiti legali e fiscali, e la generazione di report e file necessari per le autorità fiscali.
Grazie al CaaS, la gestione della conformità normativa viene esternalizzata. Il CaaS fornisce alle aziende la possibilità di gestire i propri sforzi di compliance dall’inizio alla fine, automatizzando i processi e la gestione delle informazioni relative alla conformità normativa. Questo implica la raccolta, l’archiviazione e l’analisi dei dati rilevanti per la conformità, come politiche, procedure, report, evidenze di audit, tra gli altri. Centralizzando e organizzando queste informazioni, il CaaS ne facilita l’accesso e la consultazione, accelerando così il processo decisionale e la risposta ai requisiti normativi.
In sintesi, grazie al Compliance as a Service (CaaS), le aziende possono esternalizzare la gestione della conformità normativa, potendo così contare su esperti specializzati e sfruttare soluzioni tecnologiche per automatizzare i processi e gestire le informazioni in modo efficiente. Questo non solo contribuisce a ridurre i costi e migliorare l’efficienza, ma aiuta anche a garantire il rispetto delle normative e dei regolamenti applicabili.
